ارسال انبوه ایمیل
متنهای زیر، نمونههایی از نامههایی است که روزانه از سوی بسیاری شرکتها برای افراد مختلف ارسال میشود.
جناب آقای صمد باقری
به اطلاع میرساند مبلغ 000/000/2 ریال بابت پاداش....
ـ سرکار خانم فاطمه احمدی
به اطلاع میرساند مبلغ 000/325/2 ریال بابت پاداش....
همانطور که مشاهده میکنید این نامهها دارای قالب مشترکی هستند، اما اطلاعات متغیری را در خود جای دادهاند. بهعنوان مثال در تمام این نامهها عبارت به اطلاع میرساند مبلغ....... ریال بابت پاداش وجود دارد و عباراتی همچون جناب آقای، سرکار خانم، 000/000/2 و... در هر متن متغیر بوده و مقادیر مختلفی را به خود اختصاص میدهد.
حتما تابهحال در شرایطی قرار گرفتهاید که نیازمند ارسال صدها و حتی هزاران ایمیل یکسان به افراد مختلف باشید؟
خبر خوب این است که لازم نیست برای ارسال ایمیل به هر مخاطب، یک صفحه ارسال ایمیل جدید را باز کرد و نام، نام خانوادگی، مبلغ پاداش مورد نظر و... را در آن وارد و پس از آن ایمیل را ارسال کرد.
حالا فرض کنید این اطلاعات متغیر فراتر از دو یا سه متغیر و بهعنوان مثال فهرست نمرات هر دانشآموز در درسهای مختلف همراه با معدل آن دانشآموز باشد!
ارسال ایمیل تبریک سال نو به فهرست مخاطبان ذخیره شده در فایل دفتر تلفن شرکتها و سازمانها، ارسال اطلاعات وضع تحصیلی دانشآموزان به والدین، ارسال ایمیلهای تبلیغاتی و دعوتنامهها به فهرستهای کاربران و... از جمله مواردی است که اطلاعات متغیری را باتوجه به گیرنده ایمیل در خود جای میدهند و این اطلاعات متغیر باید به روشی سریع با کمترین میزان خطا در متن ایمیلها وارد و برای آنها ارسال شود.
این مشکل توسط قابلیتی بهنام Mail Merge در نرمافزارهای مختلف همچون Word رفع شده است. اما در اینجا ما قصد داریم انجام این کار توسط جیمیل را به شما آموزش دهیم.
Mail Merge در جیمیل
اگر مدت زمان زیادی است که بهدنبال این روش هستید و هماکنون میخواهید علاوه بر آشنایی با روش استفاده از آن، یک ایمیل آزمایشی نیز برای فهرست دوستانتان ارسال کنید، اینگونه عمل کنید:
مرحله اول: داشتن حساب کاربری در گوگل
مهمترین چیزی که به آن نیاز دارید، یک حساب کاربری در گوگل برای استفاده از سرویس جیمیل است. باتوجه به عمومیت و سهولت ایجاد یک حساب کاربری جدید در جیمیل، از شرح مراحل آن صرفنظر میکنیم.
مرحله دوم: ایجاد قالب مشترک
به محیط کاربری خود در سرویس ایمیل گوگل (جیمیل) وارد شده و با کلیک روی Compose پنجره ارسال ایمیل جدید را باز کنید.
در این مرحله باید متن ایمیل موردنظر خود را بهطور کامل با رنگ، مشخصات متنی و حتی فایلهای پیوست موردنظر آماده کنید و بخشهای نیازمند قرارگیری اطلاعات متغیر را خالی بگذارید.
مرحله سوم: متغیرها در قالب مشترک
تا این مرحله مطمئنا قالب مشترک ایمیلهای شما آماده شده و بخشهایی که قرار است اطلاعات متغیری همچون نام، نامخانوادگی و... تایپ شوند نیز خالی است. حالا باید اطلاعات متغیر را کامل کنید. برای انجام این کار عبارتی را به هریک از این متغیرها اختصاص دهید. بهعنوان مثال میتوانید برای مثال ذکر شده در ابتدای این مقاله متغیرهای زیر را تعریف کنید:
Title : عبارت جناب آقای/ سرکار خانم باتوجه به جنسیت مخاطب
Name : نام گیرنده ایمیل
Surname : نامخانوادگی گیرنده ایمیل
Fee : مبلغ پاداش اختصاص یافته
پس از تعریف متغیرهای مورد نیاز باید آنها را با فرمت زیر در بخشهای موردنظر از متن اصلی ایمیل خود قرار دهید:
$%Text%
بهعنوان مثال، متغیرهای فوق هنگامی که بخواهند در متن ایمیل قرار داده شوند باید بهصورت زیر نوشته شوند:
$%Title%
$%Name%
$%Surname%
$%Fee%
در نهایت تا این مرحله از کار متن ایمیل شما باید چیزی شبیه این متن باشد:
$%Title% $%Name% $%Surname%
به اطلاع میرساند مبلغ $%Fee% ریال بابت پاداش....
پس از جایگذاری متغیرها در متن اصلی ایمیل، در بخش Subject عنوانی برای این ایمیل وارد کرده و با بستن پنجره ارسال ایمیل جدید، آن را به فهرست ایمیلهای ذخیره شده در بخش Draft اضافه کنید.
مرحله چهارم: نصب برنامه Mail Merge
همانطور که میدانید سرویس جیمیل از قابلیت Mail Merge پشتیبانی نمیکند و برای استفاده از این قابلیت، از قسمت برنامههای نوشته شده در فایلهای اکسل که قابلیت ذخیرهسازی در گوگلدرایو دارند، استفاده میکنیم.
- برای بهکارگیری این قابلیت ابتدا باید به یکی از لینکهای زیر مراجعه کنید:
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AsN3vt25mwrrdHBBZC0yNHU5TmNtbDRtamJ3eDktREE&newcopy=true
یا:
http://mcaf.ee/y608a
ـ پس از کلیک روی لینک فوق، در صفحه بهنمایش درآمده روی گزینه Yes make a copy کلیک کرده و منتظر بمانید تا نسخهای از فایل اکسل بهاشتراک گذاشته شده در گوگل درایو شما کپی شود.
مرحله پنجم: دریافتکنندگان و اطلاعات متغیر
ـ پس از اتمام مراحل کپی فایل در گوگل درایو، چنانچه هنوز در صفحه جیمیل هستید، از بالای صفحه روی Drive کلیک کرده و منتظر بمانید تا فهرست فایلهای ذخیره شده در گوگل درایو برای شما نمایش داده شود.
ـ در این بخش باید فایلی با عنوان Jamejam-Click-Mail Merge را مشاهده کنید. روی فایل فوق کلیک کرده و منتظر بمانید تا محتوای آن بهطور کامل فراخوانی شود.
- همانطور که مشاهده میکنید فهرستی شامل اطلاعات ذخیره شده در سلولهای اکسل برای شما بهنمایش درمیآید. شما میتوانید این فهرست را باتوجه به متغیرهای بهکار رفته در متن ایمیل خود تغییر داده و بهاین ترتیب اطلاعات موردنظرتان را در آن وارد کنید.
نکته1: عنوانهای اختصاص یافته به هر ستون (در ردیف اول هر ستون مشخص شده است) باید با متغیرهای بهکار رفته در متن ایمیل یکسان باشند. بهعنوان مثال ما برای نشان دادن نام افراد از متغیر Name استفاده کردیم. پس در فایل اکسل نیز عنوان Name را برای ستون نام درنظر گرفتهایم.
نکته2: توجه داشته باشید که هر ردیف از اطلاعات، مربوط به یک مخاطب است و در ستون Email Address باید بدون تغییر در عنوان، ایمیل هر مخاطب را وارد کنید.
نکته3: ستون Mail Merge Status در حالت پیشفرض خالی است. اما زمانی که یکبار عملیات ارسال ایمیل را آغاز کنید، مقادیری برای نمایش ارسال ایمیل به هر کاربر در این ستون قرار خواهد گرفت. این مقادیر موجب میشود در ارسالهای بعدی که از فهرست استفاده میکنید، برای کاربرانی که قبلا برای آنها ایمیل ارسال کردهاید، ایمیل تکراری ارسال نشود. پس اگر میخواهید ایمیلی را مجدد برای این فهرست ارسال کنید باید مقادیر موجود در این ستون را حذف کنید. (عنوان ستون بدون تغییر باقی بماند.)
نکته4: ترتیب قرارگیری ستونها تغییری در روند اجرای کار ندارد. اما چنانچه هنگام ارسال ایمیلها پنجرهای برای مشخص کردن ستون حاوی آدرسهای ایمیل بهنمایش درآمد، حرف نشانگر ستون دربردارنده آدرسهای ایمیل را در آن وارد کنید. بهطور پیشفرض این ستون دارای حرف نشانه D است.
مرحله ششم: آغاز عملیات ارسال
ـ پس از تکمیل اطلاعات افراد و متغیرهای موردنظر در فایل مربوط، از منوهای بهنمایش درآمده در بالای فهرست، روی Mail Merge کلیک کرده و از منوی نمایان شده روی گزینه Start Mail Merge را کلیک کنید.
ـ انتخاب گزینه فوق برای بار اول، شما را به صفحه صدور مجوز دسترسی هدایت خواهد کرد. در این مرحله باید با تائید صدور مجوز دسترسی، استفاده از قابلیت Mail Merge را فعال کنید.
ـ پس از فعالسازی قابلیت فوق باید مجدد از منوی Mail Merge روی گزینه Start Mail Merge کلیک کنید و منتظر بمانید پنجره مربوط به اجرای عملیات Mail Merge نمایش داده شود.
ـ با بهنمایش درآمدن پنجره مورد نظر و تکمیل بخشهای مورد نیاز میتوانید عملیات ارسال را نهایی کنید. در این پنجره باید از بخش Select Template قالب ایمیلی را که در مرحله دوم ایجاد کرده و در مرحله سوم در بخش Draft ذخیره کردید، انتخاب کنید. (عنوان قالب باتوجه به موضوع اختصاص یافته به ایمیل ذخیره شده در بخش Draft قابل تشخیص است)
ـ در ادامه باید یک نام را بهعنوان ارسالکننده ایمیلها مشخص و در بخش sender's full name آن را وارد کنید.
ـ چنانچه قصد دارید یک نسخه کپی از هریک از ایمیلهای ارسال شده به اعضای موجود در فهرست برای شما نیز ارسال شود، باید علامت چکمارک کنار گزینه BCC yourself را فعال کنید.
ـ در نهایت با کلیک روی Start Mail Merge عملیات ارسال آغاز میشود و در صورتی که ارسال با موفقیت انجام شود، در ستون Mail Merge Status در مقابل هر یک از ردیفها، عبارت EMAIL_SENT مشاهده میشود.
نکته1: در این روش شما میتوانید متن ایمیل خود را با استفاده از ویرایشگر موجود در جیمیل، به هر شکلی وارد کرده و از قابلیت پیوست فایل نیز استفاده کنید.
نکته2: سرویس جیمیل دارای محدودیت ارسال 500 ایمیل در روز است. برای جلوگیری از عبور از این محدودیت و پیشگیری از قفل شدن کاربری خود در این سرویس، فهرستهای دریافتکنندگان ایمیل را با کمتر از 500 کاربر ایجاد کرده و افراد باقیمانده را در فهرست روز بعد قرار دهید.
گفت و گو
