بایگانی دیجیتال فایل‌ها

شاید به نظر خیلی از کاربران استفاده نکردن از کاغذ در بایگانی اسناد و مدارک توسط شرکت‌ها و سازمان‌ها مسأله مهمی‌نباشد، اما اگر سری به سازمان‌های بزرگ همچون سازمان تأمین اجتماعی، ثبت احوال و حتی روزنامه‌های کثیرالانتشار بزنید متوجه می‌شوید که مصرف کاغذ در این سازمان‌ها چقدر زیاد است و به مرور زمان نیز بایگانی این کاغذها، دسترسی به آنها و پیدا کردن یک سندخاص در میان حجم انبوهی از کاغذ، چقدر سخت و دشوار است!

اگر چنین ذهنیتی داشته باشید و هزینه‌های خرید و نگهداری کاغذ را نیز در نظر بگیرید، متوجه می‌شوید که چرا این روزها در سراسر دنیا صحبت از بایگانی دیجیتال است و شرکت‌های بزرگ هزینه‌های بسیار زیادی را صرف قطع سیستم بایگانی کاغذی و حرکت به سوی بایگانی دیجیتال می‌کنند، چرا که بازگشت سرمایه‌ای که جهت راه‌اندازی این کار خرج می‌شود، تضمین شده است!

نرم‌افزارهای زیادی برای انجام این کار طراحی شده است که هر یک قابلیت‌های مختلفی را در اختیار شما قرار می‌دهد. برخی از این نرم‌افزارها نیز یک اتوماسیون هستند که البته با توجه به امکاناتشان هزینه تهیه آنها نیز افزایش می‌یابد. یکی از این نرم‌افزارها که امکانات بسیار مناسبی را در خود جای داده است و می‌توان آن را به عنوان یک نرم‌افزار کامل به شمار آورد، برنامه قدرتمند FileCenter است.

این نرم‌افزار با روش کار بسیار ساده، کاربران خانگی، شرکت‌ها و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا بسادگی و در مدت زمانی کوتاه سیستم بایگانی کاغذی خود را به بایگانی دیجیتال عاری از کاغذ تبدیل کنند. به کمک این برنامه می‌توانید اسناد خود را بسرعت اسکن و آنها را دسته‌بندی (آرشیو) کنید و در نهایت نیز به مدیریت آنها بپردازید.

یکی از مهم‌ترین مواردی که هنگام بایگانی اطلاعات باید در نظر گرفته شود، چگونگی دسترسی به اطلاعات در مواقع مختلف است. این نرم‌افزار نیز با بهره‌مندی از کابینت‌های الکترونیک خود، برای شما این امکان را فراهم می‌کند تا براحتی اسناد و مدارک خود را آرشیو کنید تا در کوتاه‌ترین زمان ممکن نیز آنها را بیابید.

به کارگیری ابزارهای مختلف برای اسکن اسناد و مدارک در بایگانی دیجیتال حرف اول را می‌زند، چرا که تصویری از نسخه کاغذی اطلاعات ‌باید به وسیله اسکنر به فایل دیجیتال قابل ذخیره‌سازی در رایانه تبدیل شود. انجام این کار نیز با استفاده از نرم‌افزار FileCenter براحتی امکان‌پذیر است، چرا که این نرم‌افزار ابزارهای لازم برای اسکن هوشمند و سریع را در خود جای داده است.

اسکن سریع اسناد و تبدیل آنها به فایل‌های قابل جستجوی PDF با یک کلیک ماوس، جداسازی و ذخیره‌سازی خودکار فایل‌های اسکن شده، تشخیص هوشمندانه متن موجود در تصاویر و استخراج متون به منظور ذخیره‌سازی به صورت فایل‌های الکترونیک متنی، در نرم‌افزارهای ویرایشگر متن همچون Word و... برخی امکانات بخش اسکن این نرم‌افزار است.

مزایای استفاده از فایل‌های PDF برای تمام کاربران شناخته شده است. به همین دلیل نیز این شیوه یکی از بهترین فرمت‌های ذخیره‌سازی اطلاعات در بایگانی دیجیتال به شمار می‌رود. نرم‌افزار FileCenter نیز با توجه به اهمیت این نوع فایل‌ها، شما را قادر می‌سازد تا فایل‌های اسکن شده خود را براحتی به فرمت PDF تبدیل کنید، آنها را در محیط نرم‌افزار ببینید و حتی با انجام کارهای ساده‌ای همچون کشیدن و رها کردن توسط نشانگر ماوس، چند فایل مختلف را در یک فایل PDF ترکیب کرده یا یک فایل PDF را به چند فایل مجزا تقسیم کنید. همچنین اعمال تغییرات در چیدمان صفحات فایل‌های PDF نیز از دیگر امکاناتی است که توسط این برنامه در اختیار شما قرار می‌گیرد.

نرم‌افزار فوق امکانات بسیار زیاد دیگری را نیز در اختیار شما قرار می‌دهد که برخی آنها به اختصار عبارتند از:

‌‌ـ‌ ذخیره مستقیم فایل‌ها در نرم‌افزار FileCenter

‌‌ـ‌ ارائه پیش نمایش از فایل‌ها بدون نیاز به باز کردن آنها

‌‌ـ‌ جستجوی قدرتمند فایل‌ها با قابلیت جستجو درون محتوای فایل

‌‌ـ‌ رمزنگاری و اشتراک‌گذاری امن فایل‌ها

‌‌ـ‌ اسکن و تبدیل به نسخه‌های PDF قابل جستجو با یک کلیک

‌‌ـ‌ اسکن مستقیم به نرم‌افزارهای ویرایشگر متن

‌‌ـ‌ ترکیب فایل‌های PDF با کشیدن و رها کردن

‌‌ـ‌ تقسیم فایل‌های PDF بدون نیاز به باز کردن آنها

‌‌ـ‌ تبدیل هر نوع فایل به فرمت PDF

‌‌ـ‌ جداسازی و ذخیره‌سازی خودکار فایل‌های اسکن شده

‌‌ـ‌ سازماندهی فایل‌ها در کابینت‌های الکترونیک

‌‌ـ‌ ارسال آسان فایل‌ها به وسیله ایمیل

‌‌ـ‌ آرشیو خودکار ایمیل‌های اوت‌لوک در بایگانی دیجیتال شما

‌‌ـ‌ سازماندهی خودکار فایل‌ها با توجه به مخاطبان اوت‌لوک شما

و...

چنانچه به استفاده از این نرم‌افزار علاقه‌مند شده‌اید و قصد دارید بایگانی سنتی خود را به بایگانی دیجیتال تغییر دهید، می‌توانید همین حالا با مراجعه به لینک زیر نسخه‌ای از این نرم‌افزار را با حجمی‌حدود 48 مگابایت با امکانات کامل و محدودیت استفاده به مدت 30 روز دانلود کنید: