زمان را دریابیم

درباره مدیریت زمان و نقش و اهمیت آن در زندگی اجتماعی گفته معتبری وجود دارد: «اگر نتوانی وقت خود را خوب تنظیم کنی ، از عهده انجام هیچ کاری برنخواهی آمد».

کد خبر: ۱۳۱۱۷۳

همه فعالیت های ما و کارهایی که انجام می دهیم کاملا تحت تاثیر عامل زمان است. انسان موفق با همین زمان موجود سر و کار دارد. زمان ازدست رفتنی است ، مقدار محدودی در اختیار ماست و قابل پس انداز هم نیست. زمان خود را با کسی تطبیق نمی دهد. ما هستیم که باید خود را با زمان مطابقت دهیم و با برنامه ریزی دقیق و هماهنگ از آن حداکثر استفاده را ببریم. وقتی سخن از مدیریت زمان به میان می آید، منظور استفاده بموقع و صحیح از نیروی انسانی ، تجهیزات و منابع مالی است که در راه اجرای کارها صرف می شود.
مدیریت زمان یا به عبارتی آن گونه که ما وقت خود را تنظیم می کنیم ، بر ما و موفقیت مان در نیل به اهداف و کارهایی که در نظر داریم اثر می گذارد. انسان باید درباره از دست دادن زمان حساس و نگران باشد.
بیشتر مدیران از تراکم کار و کمبود وقت شکایت دارند، درحالی که شاید یکی از دلایل مهمی که آنان را آزار می دهد؛ نداشتن برنامه ریزی برای انجام دادن کار و تنظیم صحیح وقت کار است. بعلاوه برخی مدیران عوامل ضایع کننده در وقت مانند نداشتن قدرت در نه گفتن به مراجعان ، عدم تفویض اختیار حتی در موارد اصولی و منطقی ، داشتن تلفنهای بی مورد و مکالمات طولانی ، اشتغال به امور جزئی و کم اهمیت را کمتر مورد توجه قرار می دهند. اگر مدیران بخواهند به طور موثر از زمان استفاده کنند، شایسته است در محیط کاری برنامه ریزی زمان منظم و هماهنگی داشته باشند و در مقابل ضایع کنندگان وقت واکنش نشان دهند.

زمان ، منبعی جبران ناپذیر

زمان منبع بی مانندی است که اگر از دست رود، جایگزین نخواهد داشت. توجه به وقت ، اهمیت و استفاده بهینه از زمان پیشینه ای دیرینه دارد. در زمان مکتب مدیریت کلاسیک موضوع زمان سنجی مطرح شد. به این ترتیب که برای انجام هر کاری یا تولید هر قطعه ای ، زمان لازم تعیین گردید. مدیریت زمان به زمان بندی کارهای هر فرد به طور اثربخش اشاره دارد و راهنمایی برای برنامه ریزی اموری است که هر مدیر یا شخصی می تواند انجام دهد.مدیریت زمان در واقع نوعی برنامه ریزی به منظور استفاده اثربخش از زمان است.
مدیرانی که از وقت خود به طور صحیح استفاده می کنند، به آنچه انجام می دهند آگاهند که بهترین روش و راه انجام امور مورد نظر چیست و زمان لازم برای انجام آنها چه وقت است. در حقیقت مدیریت زمان صرفا به استفاده از وقت براساس برنامه اکتفا نمی کند، بلکه فعالیت ها، بهترین روش اجرای آنها و زمان لازم و مناسب برای به ثمر رساندن کارها را مد نظر دارد. مدیر عملا نمی تواند بر همه اوقات خود نظارت داشته باشد. وی باید در خصوص امور و بحران های غیرمنتظره پاسخگو باشد و برای آنها وقت صرف کند. بنابراین لازم است بین امور تنظیم و برنامه ریزی شده فرصتی به امور پیش بینی نشده اختصاص یابد که این همان انعطاف در وقت است.
بدیهی است انعطاف در وقت به منزله آن نیست که مدیر، وقت برنامه ریزی شده برای کاری را صرف کار دیگری کند، در اینجا باید توجه داشت که مدیر باید بتواند وقت خود را تنظیم کند.

فرهنگ و مدیریت زمان

انجام کارهای ساده و اولویت دادن به آنها مشکل بیشتر مدیران ناآگاه است ؛ زیرا کارهای مهم و حتی فوری به علت پیچیده بودن به وقت دیگری موکول می شوند. در برنامه ریزی و زمان بندی باید کارها را در محدوده زمانی تعیین شده آغاز کرد و به انجام رساند و در مدیریت زمان باید به کیفیت انجام امور نیز توجه داشت.
بنابر این صرفا زمان اجرای کار شرط اساسی نیست ، بلکه نوع کار از لحاظ سادگی یا پیچیدگی ، وسایل و تجهیزات لازم ، نیروی انسانی و دیگر عوامل باید با زمان بندی و برنامه ریزی در نظر گرفته شوند. اولویت ها معمولا در زمان بندی کارها مشخص می شود و در انجام یک طرح است که مراحل اجرای آن ، زمان لازم ، نیروی انسانی و تجهیزات مربوطه را منظور می کنند. باید دقت کرد چنانچه بخشی از طرح نادرست اجرا شود، آسیب پذیری و احتمال بروز مشکلات افزایش می یابد. برای به حداقل رساندن این وضعیت یا خطر، باید موقعیت های اقتضایی نیز تعیین شوند.
برنامه ریزی اقتضایی با درنظر گرفتن تقدم انجام کارها به بررسی احتمال رخ دادن اشتباه و به درخواست ها یا نکات پیش بینی نشده در محدوده زمانی می پردازد.مدیرانی که اثربخشی زمان را مورد توجه قرار می دهند، نه تنها از حجم کار و مسوولیت ها نمی هراسند، بلکه از آن استقبال می کنند و قادرند به خواسته ها و نیازها پاسخ درست دهند و به مشتریان یا متقاضیان زمان انجام کار را واقع بینانه اعلام نمایند. در برنامه ریزی ها و زمان بندی ها بهتر است زمان احتمالی به تاخیر افتادن در نظر گرفته شود، تا این که کارها با عجله و زمان غیرقابل دستیابی به انجام رسند.