نامه‌ای به چند نفر

1. متن اصلی نامه خود را آماده کنید
این متن در حقیقت محتوای نامه مدنظر شماست. برای ارسال نامه به‌صورت اختصاصی، محتوا یکسان خواهد بود، ولی در ابتدای متن، فرد به‌صورت مستقیم خطاب قرار داده خواهد شد. برای مثال وقتی کسی را برای مراسمی دعوت می‌کنید، ساعت، تاریخ و موضوع مراسم برای همه یکسان است و این موارد را می‌توان در متن اصلی نامه نوشت. این متن را می‌توان در یک صفحه Word نوشت و آن را روی سیستم ذخیره کرد.

2. آماده‌سازی فهرست مخاطبان
برای این کار، یک فایل جدید Word را باز کرده و به زبانه Mailing بروید. در این زبانه یک گزینه با نام
Select Recipients وجود دارد که با کلیک روی آن چند گزینه مختلف برای شما قابل انتخاب خواهد بود. اگر از قبل فهرستی آماده کرده‌اید، می‌توانید گزینه use an existing list را انتخاب کنید و در غیر این صورت، گزینه Type a new list را بزنید تا فهرست خودتان را ایجاد کنید.
صفحه جدیدی برای شما باز می‌شود که New Address List
نام دارد، در این صفحه می‌توانید فهرست اطلاعات مخاطبان را وارد کنید.
این گزینه‌ها به ترتیب به این شکل است:
Title: عنوان فرد مانند آقای، خانم و...
First name: نام کوچک
Last name: نام خانوادگی
Company name: نام شرکت
Address line 1: آدرس، بخش اول (خیابان‌های اصلی، محله، منطقه)
Address line 2: آدرس بخش دوم (اسم خیابان داخلی، کوچه، ساختمان، پلاک و واحد)
City: نام شهر
State: نام استان
Zip code: کد پستی
Country: نام کشور
Home phone: تلفن منزل
Work phone: تلفن محل کار
Email address: آدرس ایمیل
پس از وارد کردن یک فرد، برای وارد کردن نفر بعدی روی گزینه new entry کلیک کنید.
در پایان فایل خود را در رایانه ذخیره کنید.

3. افزودن پیام اختصاصی
از زبانه mailing، گزینه Start Mail Merge را انتخاب کنید و سپس گزینه E-mail Messages را فشار دهید. حال از طریق زبانه mailing، گزینه Select Recipients را برگزینید و با انتخاب Use an Existing List، فایل ایجاد شده در مرحله قبل را باز کنید.
گزینه‌هایی مانند Greeting line، پیام اختصاصی شما را به ابتدای نامه اضافه می‌کند. برای مثال یک خوشامدگویی یا یک پیام خاص به گروهی از مخاطبان. گزینه‌های دیگر بخش Write and Insert نیز شامل بخش آدرس و تطبیق دادن داده قابل نمایش از اطلاعات کاربر در نامه هستند.
فایل خود را روی رایانه ذخیره کنید.

4. ارسال برای فهرست مخاطبان
در همان زبانه mailing، از طریق گزینه Preview results،
می‌توانید نسخه پیش‌نمایش نامه را مشاهده کنید.
در پایان با کلیک روی گزینه Finish and Merge و انتخاب گزینه Send Email message، نامه شما به کاربران حاضر در فهرست مخاطبانتان ارسال خواهد شد.

احمد محمدحسینی