سلول‌های خاکستری

در این میان، اکسل هم مانند هر نرم‌افزار بزرگ دیگری، دریایی از نکات ریز و درشت دارد که هر کاربری، چه مبتدی و چه حرفه‌ای، با دانستن و بهره‌گیری از آنها می‌تواند اعمال مختلف را با سرعت و کارایی بالاتری انجام دهد. در این مطلب سعی داریم تعدادی از این نکات را که کاربرد بیشتری دارند معرفی کنیم.

یخ‌زدگی درسطر یا ستون

حتما برایتان پیش آمده که در سطر یا ستون اول یک جدول، عناوین آن سطر یا ستون را نوشته باشید و بخواهید هنگام اسکرول کردن رو به پایین، این عناوین در جای خود باقی بماند؛ به طوری که دیگر سلول‌ها از زیر آنها اسکرول شوند.

انجام این کار ساده است: از نوار بالا به بخش View بروید و در قسمت Window منوی Freeze Panes را باز کنید. این منو سه گزینه دارد: ثابت کردن یک بخش دلخواه (Freeze Panes)، ثابت کردن سطر اول (Freeze Top Row) و ثابت کردن ستون اول (Freeze First Column). عملکرد گزینه‌های دوم و سوم که از نامشان مشخص است، اما گزینه‌ اول به این صورت عمل می‌کند که سطرهای بالا و ستون‌های سمت چپ سلولی را که در حال حاضر انتخاب شده در جای خود ثابت می‌کند. البته اگر نحوه‌ نمایش جدولتان از راست به چپ باشد، این عملکرد در مورد ستون‌های سمت راست اتفاق می‌افتد.

بنابراین، مثلا اگر می‌خواهید همزمان سطر اول و ستون اول ثابت باشند، کافی است سلول B2 را انتخاب کنید و گزینه‌ اول را بزنید.

الصاقات خاص

اکسل گزینه‌های متنوعی را هنگام الصاق (Paste) سلول‌های کپی یا بریده شده (Cut) در اختیار شما می‌گذارد که در موقعیت‌های مختلف می‌توانند مفید واقع شوند.

یکی از کاربردی‌ترین این گزینه‌ها، تبدیل داده‌ها از ستونی به سطری یا برعکس است. برای انجام این عمل که ترانهاده کردن (Transpose) نامیده می‌شود، ابتدا داده‌های سطر یا ستون مورد نظرتان را انتخاب کرده و سپس با کلیک راست روی سلول اول سطر یا ستون جدید، از منوی الصاق خاص (Paste Special) گزینه‌ Transpose را انتخاب می‌کنید.

گزینه‌ جالب دیگر در این فهرست، رد کردن سلول‌های خالی (Skip Blanks) است. تصور کنید ستونی دارید که داده‌هایی به صورت پراکنده‌ در آن است (لابه‌لای آن سلول‌های خالی وجود دارد) و می‌خواهید فقط داده‌های این ستون را در ستون دیگری جایگزین کنید. اگر این عمل را به صورت عادی (Ctrl+C و بعد Ctrl+V) انجام دهید، سلول‌های خالی هم منتقل می‌شوند. برای جلوگیری از این اتفاق، به جای الصاق عادی با کلیک راست به منوی الصاق خاص بروید و پایین‌ترین گزینه‌، یعنی
...Paste Special را بزنید تا پنجره‌‌ای حاوی گزینه‌های مختلف باز شود. در اینجا تیک Skip Blanks را گذاشته و Ok کنید تا تنها داده‌های ستون منتقل شود.

انتقال فرمول

در اکسل‌ زیاد پیش می‌آید بخواهیم ستون یا سطر حاوی فرمول‌هایی را به ستون یا سطر دیگری منتقل یا کپی کنیم. اگر این عمل صرفا انتقال از ستونی به ستون دیگر باشد، قضیه ساده‌ است: ستون اول را انتخاب کرده و Ctrl+X را می‌زنیم. سپس فرمول را در ستون جدید با Ctrl+V قرار می‌دهیم. اکسل به طور پیش‌فرض به جای داده‌ها،‌ فرمول را با حفظ مرجع آن انتقال می‌دهد.

اما اگر بخواهیم از ستون اول یک کپی با ثابت نگه‌داشتن فرمول داشته باشیم، چه باید انجام دهیم؟ اگر مانند حالت قبل، عمل کپی را به صورت عادی انجام دهیم، فرمول‌ها کپی می‌شوند، اما مرجع آنها هم تغییر خواهد کرد. یعنی مثلا اگر ستون C داده‌های ستون B را در 2 ضرب می‌کند، با عمل کپی به ستون E، این ستون داده‌های ستون D ضربدر 2 را نمایش خواهد داد.

برای دست نخوردن مرجع فرمول‌ها، به این صورت عمل می‌کنیم: ستون اول را انتخاب و میانبر Ctrl+H را می‌زنیم تا پنجره‌ یافتن و جایگزینی (Find & Replace) باز شود. حال در فیلد Find کاراکتر = و در فیلد Replace کاراکتر # را تایپ کرده و Replace all را می‌زنیم. حال اطلاعات ستون تغییر ‌یافته را در جای جدید کپی کرده و در هر دو جا دوباره # را با = جایگزین می‌کنیم تا به دو ستون با یکسری فرمول و یک مرجع مشترک برسیم.

محاسبات سریع

محاسباتی مانند مجموع، میانگین یا انجام اعمال اصلی روی اعداد یک سطر یا ستون، محاسباتی بسیار پرکاربرد هستند که در جداول زیادی می‌توان ردپای آنها را دید. با توجه به این نکته، اکسل میانبرهایی را برای انجام سریع این گونه محاسبات تعبیه کرده است.

برای انجام این محاسبات، مجموعه اعداد مورد نظرتان را در یک ستون انتخاب کنید و از بخش Home در نوار بالا و در قسمت Editing، منوی AutoSum را باز کنید تا اعمال سریعی را که اکسل در اختیارتان قرار داده مشاهده کنید. با زدن هر کدام از اعمال موجود در این منو، نتیجه‌ آن در سلول بعد از آخرین سلول انتخاب شده نمایش داده می‌شود.

علاوه بر این، برای انجام یک عمل اصلی مشترک روی داده‌های یک سطر یا ستون، لازم نیست مستقیما فرمول‌نویسی کنید. مثلا اگر می‌خواهید تمام داده‌های موجود در یک ستون را در عددی ضرب کنید، آن عدد را در یک سلول جداگانه بنویسید. حال پس از زدن Ctrl+C روی این سلول، ستون مورد نظرتان را انتخاب کرده و از منوی ...Paste Special و بخش اعمال (Operations)، عملی را که می‌خواهید میان داده‌های این ستون و آن عدد صورت گیرد انتخاب و تائید کنید.

سلول‌ها را نامگذاری کنید

یکی از ترفندهای بسیار کاربردی که کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، امکان نامگذاری سلول‌ها در اکسل است. برای این‌ کار روی سلول مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه‌ تعریف نام (…Define Name) را بزنید تا پنجره‌ای برای تعریف نام سلول باز شود. در این پنجره، علاوه بر خود نام، در بخش Scope می‌توانید مشخص کنید این نام در کل صفحات مورد استفاده قرار گیرد یا فقط در همین صفحه‌ای (Sheet) که باز است.

اما نامگذاری سلول‌ها چه کاربردی دارد؟ یکی از مهم‌ترین کاربردهای آن، ارجاع به آن با نام است. به عنوان مثال، داخل سلول T3 درصد مالیات را می‌نویسید و می‌خواهید این درصد را از مبالغ مختلف کسر کنید. برای این‌ کار لازم نیست به خاطر بسپارید که سلول T3 حاوی این عدد است که در فرمول‌ها آن را به صورت T3 به کار ببرید. کافی است نام آن را مثلا tax بگذارید و از این به بعد در همه‌ محاسبات از همین کلمه برای ارجاع استفاده کنید.

علاوه بر کاربرد اشاره شده، یکی دیگر از فواید نامگذاری، استفاده از نام به عنوان میانبر برای رفتن سریع به آن سلول است. هنگامی که سلول یا سلول‌هایی دارای نام باشند، از دو قسمت می‌توانید برای انتخاب مستقیم آن استفاده کنید: از فهرست بالا سمت چپ (کنار فیلد فرمول) نام آن سلول را انتخاب کنید یا از پنجره‌ … Go To در منوی Find & Select آن نام را انتخاب یا تایپ کنید تا بسرعت به سلول مورد نظرتان دسترسی داشته باشید.

محمود صادقی