از بایگانی کاغذی تا آرشیو الکترونیکی

آنجا بود که هشدارها جدی شد و آنجا بود که ثابت شد بایگانی‌های سنتی اسناد واملاک که میلیون‌ها کاغذ کهنه و نو را روی هم می‌چینند بیشتر به بمبی ساعتی شبیه‌اند تا مخازنی مطمئن وقابل اعتماد. آتش در اداره ثبت کن و سولقان تهران هرچند ابتدا گفته می‌شد عمدی به پا شده تا با از بین رفتن اسناد، زمین خواران راحت‌تر به زمین‌خواری‌شان برسند، ولی بعدها گزارش آتش‌نشانی نشان داد آتش به خاطر اتصال یک سیم شعله‌ور شده است. ولی چه فرقی داشت، چه سهوی و چه عمدی. موضوع آسیب‌پذیری اسناد مالکیت و گره افتادن به کار مردم مهم بود که باید جلویش گرفته می‌شد.

یک جرقه، یک سهل‌انگاری، یک سیل، یک زلزله، یک آبگرفتگی همه بهانه‌های خوبی هستند برای به خطرافتادن پرونده‌های مالکیت در بایگانی‌های سنتی اسناد و املاک؛ خطری که سال‌ها قبل تن بخشی از اسناد غرب تهران را زخمی کرد، ولی درس عبرتی شد برای جدی گرفتن خطر، برای تبدیل هر چه زودتر بایگانی‌های سنتی کاغذی به آرشیو الکترونیکی.

کنج حیاط، در دل کارگاه

اداره ثبت شمال شرق تهران مشرف است به بزرگراه کردستان؛ ساختمانی با سنگ‌های مرمرسفید و مراجعانی با رفت و آمدهای بی‌وقفه. در زیرزمین ساختمان ثبت، بایگانی پرونده‌هاست. محوطه‌ای نه‌چندان وسیع، قفسه‌بندی شده تا سقف و مملو از پوشه‌هایی که کاغذهای جور واجور از دور و برشان بیرون زده است. سال‌ها پیش یک بار به اینجا آمده‌ام، روزی که هنوز حرفی از آرشیو الکترونیکی در میان نبود و کارمندان بایگانی نگران حادثه‌ای بودند که این پرونده‌های آسیب‌پذیر را چون طعمه‌ای در دسترس ببلعد و فاجعه‌ای به بار بیاورد. آن روز حرف‌های رئیس سازمان ثبت در گوشم بود که گفته بود وضع برخی بایگانی‌ها به قدری خراب است که پرونده‌های قدیمی و کهنه را برای این که متلاشی نشوند لای بقچه‌های پارچه‌ای می‌پیچند. از این پرونده‌های بقچه‌پیچ، اما در بایگانی شمال شرق تهران نبود، ولی زیاد بودند پرونده‌هایی با پوشه‌های مقوایی پارچه‌کشی شده که قدمتی بالای 50 سال داشت؛ پرونده‌هایی با ورق‌هایی خورده شده، نوشته‌هایی محو و آرمیده زیرلایه نازکی از گرد و خاک.

حالا اما این بایگانی در حال پوست‌اندازی است. از بایگانی داخل زیرزمین نقبی زده‌اند به گوشه‌ای از حیاط و کارگاهی ساخته‌اند برای تبدیل پرونده‌های کاغذی به آرشیو الکترونیکی، کارگاهی کوچک، پر از کاغذ و منگنه‌های کنده و صدای کنده شدن چسب نواری که یک لحظه نیز قطع نمی‌شود.

از برگ‌شماری تا اسکن

ما که رسیدیم دخترها و پسرهای جوان مشغول کارروی اسناد مالکیت محدوده خیابان سمنگان تا نارمک بودند، یک پلاک اصلی در محدوده ثبت شمال شرق تهران با صدها پلاک فرعی. پرونده‌های کاغذی با پوشه‌های نارنجی از پنجره‌ای کوچک که بایگانی را به کارگاه وصل می‌کند، وارد می‌شوند و به دست کسی می‌رسند که مسئول بازکردن منگنه‌ها و سوزن‌ها از کاغذهاست. حکمت این کار، روانه کردن ورق‌های درون هر پرونده به دستگاه برگ شمار است. یک زن تند و سریع برگه‌ها را روی ریلی کوچک می‌گذارد و زنی دیگر آن سوی ریل برگه‌ها را تحویل می‌گیرد. به این طریق مشخص می‌شود هر پرونده حاوی چند ورق کاغذ است، چه کاغذهای بزرگ و چه کاغذهای کوچک، حتی فیش باریک پرداختی از یک دستگاه پُز.

ورق‌های شمرده شده حالا به دستگاه اسکن سپرده می‌شوند، دستگاهی که کارش تصویربرداری از کاغذهاست؛ دو دستگاه، یکی برای اسکن برگه‌های کوچک و دیگری اسکنی برای کاغذهایی با قطع A3. کاغذها که اسکن می‌شوند روی میزی کوچک می‌روند، زیردست زنی جوان که مسئول ترمیم کاغذهاست با همان چسب‌های نواری که صدای بریده شدنشان یک لحظه نیز قطع نمی‌شود. نزدیک‌تر می‌شویم، سندی متعلق به سال 33 است، با خطوطی دستنویس که گذر زمان، خط تای کاغذ را خورده و آن را به مویی بند کرده است. این زن مشغول چسب کاری نقاط خورده شده است، مشغول باز کردن تاها و لوله‌های کاغذ. با این حال مدیرکل ثبت استان تهران که مشغول بازدید از مراحل کار است به ما می‌گوید نگران این کاغذهای فرسوده نباشیم، چون وقتی اسکن می‌شوند تصویرشان در سیستم ثبت می‌شود و اگر خواندن تصویر نیز مخدوش باشد برای اثبات مالکیت‌ها و جزئیات اسناد به دفاتر کل ثبت مراجعه می‌شوند که جایشان محفوظ است.

باز هم برگ‌شماری، باز هم پرونده کاغذی

کاغذهای چسب زده و ترمیم شده حالا می‌روند روی میزی دیگر، جایی که پسری جوان کنترل می‌کند که آیا تعداد برگه‌هایی که از هر پرونده به دستش رسیده مطابق همانی است که سیستم نشان می‌دهد یا خیر. او که از درستی تعداد اوراق مطمئن شد، برگه‌ها را لای پوشه‌ای نو می‌گذارد و می‌دهد به دست همکارش تا دوباره منگنه بزند و اصلاحات نهایی را رویش انجام دهد. این پرونده تر و تمیز حالا بارکد دارد، بارکدی که شناسنامه پرونده است و با خوانده شدنش توسط سیستم هر آنچه در پرونده است روی صفحه مانیتور می‌آید.

پرونده‌های بارکد‌دار، اما باید دوباره به همان زیرزمین وداخل همان قفسه‌های بایگانی برگردند، چون فعلا آرشیو الکترونیکی تکمیل نیست و هنوز به این پرونده‌های کاغذی نیاز است. شاید اما روزی برسد که این پرونده‌های کاغذی دست و پا گیر دیگر به کار کسی نیایند، آن روز که سوابق مالکیت تک‌تک ایرانیان در کارتی هوشمند ثبت و ضبط شود.

مریم خباز