ساخت نمایه و فهرست‌گیری در ورد

یکی از روش‌ها این است که به طور دستی هر کلمه‌ای را که می‌خواهیم وارد فهرست نمایه شود، انتخاب کنیم. اما راه‌حل دیگر، استفاده از سند دیگری است که به صورت خودکار عملیات فهرست‌گیری را انجام می‌دهد.

برای شروع، یک فایل جدید ایجاد کرده و در آن یک جدول 2 ستونی تعبیه کنید. در ستون سمت چپ، واژگانی که می‌خواهید در فهرست بیایند را بنویسید و متن آن را روبه‌روی آن در ستون بعدی وارد کنید. سپس این فایل را ببندید و در فایل اصلی که شامل متن کتاب است، به تب Reference بروید. روی دکمه AutoMark کلیک و سند قبلی را انتخاب کنید. درست پس از این که دکمه Ok را زدید، متوجه خواهید شد که ورد به صورت خودکار فهرستی از نمایه‌ها را پشت سر هم مرتب کرده است.

با انتخاب گزینه Show/Hide Paragraph می‌توان این فیلدها را پنهان کرد. به انتهای سند اصلی رفته و روی دکمه Insert Index کلیک کنید و این بار دکمه OK را بزنید تا دوباره فهرست ایجاد شود.

حال می‌توان این فهرست را مطابق سلیقه ویرایش کرد و ظاهر دیگری به آن داد. به عنوان مثال می‌توان برای هر مدخل موجود در این فهرست، یک زیرمدخل درست کرد. زیرمدخل‌ها زمانی مفید هستند که بخواهیم چند مبحث مرتبط را در یک مدخل بگنجانیم.

نکته: هنگام تولید فایل نمایه در ستون سمت راست، باید محتوا را با کاراکتر «:» آغاز کرد. ورد پس از دو کولون به هر کلمه‌ای برسد آن را زیرمدخل در نظر می‌گیرد.

یکی دیگر از موارد مفید موجود در نمایه‌ها، عبارت رجوع کنید به... (ر.ک.) است که در واقع ارتباط 2کلمه با یکدیگر است. متاسفانه امکان ایجاد این مساله از طریق فایل نمایه وجود ندارد و باید پس از تولید فهرست، بعد از کلمه اصلی از عبارت \t و سپس کلمه‌ای که می‌خواهیم به آن متصل شویم، استفاده کرد.