نقش ابزارهای شبکه در اثربخشی سازمانی
ملزومات یک مدیر
تنظیمات و پیکربندی شبکه یک سازمان، برای آنکه بتواند از آن بهطور کامل استفاده کند، یکی از مهمترین مسایلی است که کارشناسان و مسوولین دفاتر آیتی در داخل کشور بایستی به آن توجه کنند. بهینهساختن شبکه، تنها در بالا بردن سرعت تبادل پیغام میان کامپیوترهای شبکه محدود نمیشود و بایستی به مولفههای زیاد دیگری توجه نشان داد.
بایستی مدنظر داشت که تجارت امروزه، تجارتی بیوقفه است، بنابراین تمامی سرویسها و اتصالاتی که برقرار خواهید کرد، حتما باید از یک قانون سراسری پیروی کنند و همواره در وقت مناسب در دسترس باشند. سرویسهایی که یک سازمان یا یک شرکت میتواند به آن مجهز شود، از این قرار است: تماس تلفنی، کنفرانس تلفنی، ارسال پیغام، فهرست افراد سازمان، تقویم و قرار ملاقاتها، همکاریها و جریان کاری.
با کمک کنفرانس صوتی و تصویری از روی IP، میتوان دادهها، صدا و تصویر را درون سازمان بهگونهای به جریان انداخت که هم عملیات ساختیافته و هم عملیات معمولی سریعتر انجام شود.ذکر این نکته ضروری است که برای همه سازمانها، یک راهحل ثابت وجود ندارد، چون نیازها متفاوت است. این پدیده کاملا در میان شرکتها مقبول است و بر اساس نیازهای یک سازمان است که راهحلهای آن را تعیین میکنند.
نخستین مرحله در تشخیص نیازهای یک شرکت، تخمین تجاری است که بشود الگوهای ارتباطی درون سازمانی را درک کرد، پس از آن باید اندیشید که در کدام روند و فرآیند، عملیات ارتباطی سازمانی کند انجام میشود. معمولا نقطههای آغاز بدین صورتند:
1. بهبود کارکرد کاربران در حال حرکت
2. ایجاد تلفن کامپیوتری
3. اتصال نرمافزارهای کامپیوتر به تلفن
4. اعمال یک پروتکل جامع برای تبادل پیغام میان دستگاهها
5. پیاده کردن طرح اولیه یکپارچه سازی سازمان
6. ایجاد کنفرانس تلفنی و ویدئو.
تخمین شغلی که مبتنی بر الگوهای کارمندان باشد، برای رسیدن به بهترین نتیجه لازم است. اطلاعات در حال حاضر از کامپیوترهای شخصی به موبایلها در حال گذار است و از کاربرانی که مدام در حال حرکت هستند هم همان انتظارات یک پشتمیز نشین را دارند. بسته به کاری که یک مشتری سازمانی بخواهد انجام دهد، محیط کار بهکمک شبکه تغییر خواهد کرد و این تغییر ممکن است هفتهها، ماهها و در برخی موارد سالها بهطول بینجامد تا محیط جدید و بهینه، کاملا با جریان کاری آداپته شدهباشد. مساله اینجاست که با اضافه کردن مولفههایی از سرویسهای شبکههای فعلی، میتوان فضای محیط کار را، از پشت میز کارمند، داخل لابی سازمان و داخل شرکت مشتری هم فراتر برد و تقریبا همهجا را به محیطی مجازی برای کار سازمانی بدل کرد. یکی از ویژگیهای اصلی این یکپارچه سازی شبکهها در رفتار کارمندان را در سازمان تغییر خواهد داد. یکپارچهسازی شبکهها، نه پروژه است و نه طرح ضربتی، بلکه ایجاد زیرساختی است برای تحول و بهبود تمام امور ممکن در یک جریان کاری. این زیرساخت را میتوان به چند زیرمجموعه تقسیم کرد:
1. بهبود پشتیبانی برای کارمندان در حال حرکت (Mobile Worker)
کارمندانی که پشت میز نشین نیستند، همچون سرکارگرها، ناظرها و... میتوانند میزان تولید، نظارت و یا همکاری خود را افزایش دهند. بدین ترتیب، میشود از دفتر کار، این کارمندها را با یک شماره، کنترل کرد و از طریق همین شماره، به ارسال و دریافت داده، تصویر، فکس و ایمیل پرداخت.
2. آوردن تماسهای تلفنی به کامپیوتر
نرمافزارهای کامپیوتری امروزه بسیار توسعه یافتهاند، اما در بسیاری از سازمانها، استفاده از نرمافزار بهجای تلفن را نپذیرفتهاند چرا که بهاشتباه گمان بردهاند که تلفنهای نرمافزاری، قرار است جایگزین تلفنهای سختافزاری شود و همین باعث شده است که جایگزینی سریع آن، برای کارمندان دشوار باشد. اما با کمک نرمافزار میشود در مقابل مشتری، اطلاعات مناسبی بدست آورد و بههمین نسبت، سرویس بهتری ارائه داد. بنابراین با پیادهسازی بخشی از سیستم تلفنی در کامپیوتر، بازدهی زیادتری از انتقال تمام سیستمتلفنی به نرمافزار ایجاد کرد.
3. انتقال نرمافزارهای کامپیوتر بهتلفنها
نباید از اهمیت تلفنهای تجاری غافل ماند. تلفن یا روی میز باشد یا با کمک نرمافزار VPN در خانه به سازمان متصل باشد، تلفن تجاری دستگاه همواره روشنی است که به پروندهها و برنامههای سازمان دسترسی دارد. بهکمک تلفنی که بهنرمافزارها دسترسی دارد، میتوان بهنرمافزارهایی چون:
میزکار مجازی، که بهکمک آن آخرین نامههای رسیده، ارسالی، وضعیت آنها و رویدادهای رخداده در سازمان را دید.
دسترسی به مناطق مجاز سازمان، از طریق پروتکل LDAP
دسترسی به ایمیل، تقویم و فهرست تلفنها
بررسی قرارها و تماسهایی که باید گرفته شود
که اینها هم راهحل منبعباز دارند و هم راهحل شرکتی که بسته به نیاز سازمان یا شرکت میتوانند آنها را رفع کنند.
4. پیادهسازی نرمافزارهای تبادل پیغام لحظهای داخل سازمانی
امروزه شرکتها از نرمافزارهای پیغامرسانی سازمانی استفاده میکنند. نرمافزارهایی که بهکمک آن، دیگر نیازی نیست تا برای رساندن پیام و نامه از یک طبقه ساختمان به طبقه دیگر، فرصتی را هدر داد. حتی میتوان با تنظیم وضعیت حضور (Presense Status)، به دیگر کارمندان اعلام کرد که در چه وضعیتی قرار دارند.
5. کنفرانس مجازی
کنفرانسهای حضوری وقت زیادی را از کارمندان تلف میکنند. اما با وجود کنفرانس مجازی، میتوان این هزینهها را کاهش داد. از آنجایی که شبکهبندی داخلی سازمان، از سرعت بالایی باید برخوردار باشد، از اینرو نگرانی بابت کمبود پهنای باند نخواهد بود.
میلاد پیکانی
گفت و گو
