چگونه جلسات موفقی داشته باشیم؛

یکی از مسائل مهمی که مدیران از طریق آن با افراد ارتباط برقرار می کنند ، تشکیل جلسات است. اداره تصحیح و نتیجه جلسات در محدده زمانی تعیین شده از توانایی های مهم مدیران است.

کد خبر: ۱۴۳۲۰۶

جلسات هم از نظر زمان و هم از نظر منابع مالی هزینه بر هستند. پس لازم است بیشترین استفاده را از تشکیل جلسات نصیب سازمان کرد. لازم است هدف از تشکیل جلسه قبلا روشن باشد و دلیل کافی برای تشکیل آن برای همه شرکت کنندگان واضح و شفاف باشد.

چگونه جلسات ثمربخش و کارا داشته باشیم؛

در این خصوص ، باید چند گام موثر را پیش از جلسه حین جلسه پس از جلسه برداریم :

گامهای پیش از جلسه :
هدف از تشکیل جلسه روشن و یا دستور کار جلسه مشخص باشد.شرکت کنندگان در جلسه مشخص باشند. زمان و مکان جلسه به اطلاع افراد رسانده شود. مدتی که افراد باید در جلسه حضور داشته باشند ، تعیین شود. مسوول و منشی جلسه برای تهیه صورت جلسه تعیین شوند.

گامهای حین جلسه :
جلسه راس ساعت مقرر تشکیل شود و از افراد شرکت کننده تشکر به عمل آید. مطالب خارج از موضوع جلسه مطرح نشود و مطالب موضوع جلسه همسویی داشته باشد. با استفاده از کاوش مغزی از حاضران در جلسه نظرخواهی شود. هنگام نظرخواهی از افراد، مسوول جلسه به دقت به مطالب گوش دهد. ابتدا در جلسه از افراد شرکت کننده نظرخواهی شود و نظر رئیس در آخر جلسه مطرح شود. خلاصه مطالب مطرح شده در جلسات قرائت شود.جلسه راس ساعت مقرر خاتمه یابد.

گامهای بعد از جلسه :
صورت جلسه به افراد حاضر و غایب در جلسه تقدیم شود. بررسی نتایج جلسه و این که تا چه حد موفق بوده است. ارزیابی محتوای جلسه تا با قوانین و مقررات و دستورالعمل ها هماهنگی داشته باشد. بازخورد مطالب مطرح شده در جلسه پیگیری شود.

3 معیار برای ارزیابی جلسات موفق وجود دارد:
درصد کارایی در رسیدن به هدف درصد کارایی در استفاده از زمان نسبت هزینه های مصرف شده به سود حاصل نتیجه جلسات در عملکرد سازمان ها اهمیت زیادی دارند. طرح موضوع عادت ضروری در جلسه و انتقال آن به افراد و پیگیری تصمیمات متحده از مهارت های ویژه مدیران است. جلسات ثمربخش و کارایی از مهمترین ابزارهای موفقیت مدیران تلقی می شود. یادگیری این مهارت بسیار لازم و ارزنده و سازنده است.