مدرک‌های مهم برای کارهای بزرگ

تبدیل یک کار به پروژه میسر نیست، جز از طریق مدیریت منابع و نظم‌دهی به امور که لازمه هر کاری است. در دنیای فناوری اطلاعات نیز این یک امر بدیهی و لازم است و صد البته بسیار حساس چراکه موضوعاتی مانند منابع گرانبها، نیاز به سرعت عمل، احتمال تغییرپذیری در فناوری و بازار رقابت معمولا شرایط را با بسیاری از پروژه‌ها در مشاغل دیگر متفاوت می‌کند. موضوع مدیریت پروژه در کارها و حتی فناوری اطلاعات یک موضوع کاملا دانشگاهی و دارای دوره‌های تخصصی مدیریتی است که راهکارهای انجام و مدیریت یک سری امور منظم شده را به شما می‌آموزاند. این هفته و در ادامه مطالب هفته‌های پیش راجع‌به مدارک دنیای فناوری اطلاعات، به همین موضوع یعنی مدارک علمی و تخصصی مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات می‌پردازیم.

نکته: بهترین نیروهای فناوری اطلاعات بدون دانش مدیریت پروژه نمی‌توانند کاری را خوب انجام دهند و تقریبا هیچ پروژه فناوری اطلاعات صرفا به امور رایانه‌ای و امثال آن محدود نمی‌شود و اگر بخواهید کاری را در این زمینه درست انجام دهید باید در بسیاری از زمینه‌ها اطلاعات داشته باشید.

سال 2001 کامپتیا به‌عنوان یکی از بزرگ‌ترین مراکز آموزشی در حوزه رایانه و فناوری اطلاعات اقدام به خرید یک دوره آموزشی کرد و حق امتیاز دوره +Project را از یک شرکت آموزشی دیگر به‌نام Garthergroup خرید. این دوره درباره مدیریت و کسب‌وکار فناوری اطلاعات بود.

این دوره آموزشی و مدرک آن در کامپتیا بازنویسی شد و این بازنویسی حدود 2سال به‌طول انجامید و سرانجام به‌شکل امروزی درآمد. اصول مدیریت پروژه‌های IT از اصلی‌ترین بخش‌های این دوره است و همچنین آموزش خدمات پس از فروش و بازاریابی هم جزئی از مهارت‌های آن است. گنجانیدن دوره‌های جانبی و موضوعاتی غیر از خود رایانه در این دوره به این دلیل است که هیچ پروژه فناوری اطلاعات در رایانه محدود نمی‌شود و پروژه‌های این حوزه معمولا یک برنامه تجاری هستند که باید به مقصد مشخص و سودآوری مشخص برسند و اگر مدیریت آن به علوم دیگر واقف نباشند، نمی‌توانند از این موضوعات غافل باشند.

از آنجا که این مراحل بسیار کلی است و مانند دوره‌های نرم‌افزار خیلی دقیق، روشن و از پیش تعیین‌شده نیست، از واژه «وهله» به‌جای گام یا مرحله استفاده کرده‌ایم. اگر این مدرک را به مرحله‌های مختلف تقسیم کنیم، درمی‌یابیم که دارای 4وهله و مطابق همان مراحل گفته شده در بخش گذشته است؛ یعنی این موضوع نیز در قالب مدیریت پروژه گنجانیده شده است.

وهله اول: تامین نیروی انسانی، بودجه، تقسیم وظایف و برآورد زمان و نیازهاست.

وهله دوم: تعریف مراحل و فازهای کار و طراحی مراحل مختلف آن است.

وهله سوم: کنترل اجزا و ایجاد هماهنگی بین اعضا، کنترل پیشرفت تغییر در اجزا یا ایجاد شرایط مناسب کاری، تخصیص بودجه و تهیه گزارش از کار و مشاوره با اعضاست.

وهله چهارم: در این وهله مدیر باید محصول را آماده تحویل کند یعنی برای آن «راهنمای کاربر» بسازد یا امور نگهداری، مستندسازی و پشتیبانی را منظم کند. از طرفی باید بودجه و جوانب دیگر را گزارش کند. در این مرحله مدیر باید نوع قرارداد بستن و حتی بازاریابی برای محصول را نیز بیاموزد.

این مدرک از آن‌رو دارای ارزش است که به‌عنوان یک دوره می‌تواند افراد را در امور مدیریتی هم راهنمایی و هم تایید کند. سازمان‌ها نیز می‌توانند برای آغاز کار با افراد به این مدرک اعتماد کنند. این دوره با پشتوانه حدود 1800ساعت کار مدیریت پروژه قابل ارزیابی است.

بر اساس نوع محتوای مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات لازم است اطلاعات کلی درباره مدیریت پروژه و استانداردهای آن داشته باشیم.

هر پروژه دارای چهارچوبی است که به‌واسطه نظام‌های ساختاری مختلف اداره می‌شود. استاندارد جهانی
(IEEE 1940-1998) که برای امور زیربنایی و تخصصی الکترونیک و رایانه استانداردگذاری می‌کند، زیرمجموعه‌ای از دانش و تمرین‌های «قابل استفاده عموم» PMBOK 1 «بدنه دانش مدیریت پروژه» موسسه مدیریت پروژه را منتشر می‌کند. اصطلاح «قابل استفاده عموم» به این معناست که محتوای استاندارد در بیشتر پروژه‌ها کاربرد دارد و توافقی فراگیر نسبت به‌ارزش و شایستگی آن وجود دارد. با این حال این مساله به این معنا نیست که محتوای استاندارد، بدون در نظر گرفتن اقتضائات، به‌طور ثابت در تمام پروژه‌های فناوری اطلاعات کاربرد دارد. پروژه‌ها از فازهای مختلفی تشکیل شده‌ است و هر فاز بخش مدیریت‌پذیر کار است. بدنه دانش مدیریت پروژه که معمولا به‌طور مخفف PMBOK خوانده می‌شود، پنج فرآیند وابسته را به‌شرح زیر می‌شناسد:

1) آغاز به‌کار: فعالیت‌های آغاز به‌کار، تصویب پروژه و تنظیم منشور پروژه

2) برنامه‌ریزی: تعریف اهداف و انتخاب بهترین رهیافت برای پروژه

3) اجرا: بیانگر هماهنگی افراد و منابع به منظور اجرای طرح

4) کنترل: سنجش پیشرفت، نظارت و مدیریت ناسازگاری های به‌وجود آمده با برنامه

5) بستن: تایید و خاتمه پروژه.

البته روش‌ها یا مدل‌های دیگر مدیریت پروژه از جمله شیوه مدیریت پروژه ساخت یافته PRINCE 2 نیز وجود دارد. این متدولوژی (روش‌شناسی) که غیرخصوصی است، توسط دولت انگلستان توسعه یافته و این سه بخش را در برمی‌گیرد:

1- Startup پیش از فاز آغاز به‌کار و فرآیندهای هدایت پروژه

2- کنترل گام (یا فاز)

3- مدیریت محدودیت‌های گام و بستن پروژه.

راهکارهای دیگری نیز در کنار آن وجود دارد مانند: 1- تعریف 2- برنامه‌ریزی 3- اجرا 4- پایان.

در بدنه دانش مدیریت پروژه (PMBOK) فرآیندهای مدیریت پروژه با 9 حوزه کاربردی دانش تکمیل می‌شوند. از جمله:

1. مدیریت یکپارچگی پروژه 2. محدوده 3. هزینه 4. کیفیت 5. منابع انسانی 6. ارتباطات 7. ریسک 8. برون‌سپاری 9. زمان

در این میان می‌توان به موضوع بحران در مدیریت پروژه نیز توجه کرد. شاخص‌های این موضوع نیز به این ترتیب است:

1- مسائل بحرانی: برخی از مسائل بحرانی که پیش روی مدیران قرار می‌گیرند.

2- منشور پروژه غیرشفاف: ناتوانی پشتیبان پروژه در هدف و استراتژی پروژه می‌تواند بر موفقیت اثر بگذارد.

3- سرریز هزینه: تخمین ناکافی هزینه، تغییر میدان و تاخیرات زمانی می‌توانند بر بودجه پروژه اثر بگذارند.

4- برنامه‌ریزی ناکافی: برنامه‌ریزی ضعیف می‌تواند با تاثیر بر میدان، زمان و بودجه بر نتیجه اثر منفی بگذارد.

5- کیفیت پایین: محصولات ممکن است به ضرب‌الاجل‌های زمانی برسند ولی با کیفیتی پایین، اثرگذاری ضعیف و نیاز به دوباره کاری.

6- میدان خارج از کنترل: تعریف ناکافی میدان مبدا ممکن است به‌وسیله ورود تخیلات به تعریف میدان، بر پروژه اثر بگذارد. تغییرات (creep) میدان همچنین ممکن است بر بودجه، محصولات و نتیجه اثر بگذارد.

7- کمبود منابع باتجربه / ماهر: رقابت بر سر منابع ممکن است در تامین منابع ماهر/ مجرب مشکلاتی را به‌وجود بیاورد. همچنین منابع ممکن است در یک زمان بحرانی پروژه را ترک کنند.

8- تاخیرات زمانی: مدیریت ناکافی زمان و منابع متمرکز بر فعالیت‌های خارج از پروژه زمان‌بندی پروژه را تحت تاثیر قرار می‌دهند.

9- کمبود ارتباط: ناکامی در برقراری ارتباط با تمام سهامداران ممکن است موجب بحران شده و بر مرور یا تکمیل به‌موقع محصولات اثر بگذارد.

10- مدیریت ضعیف ریسک / مساله: مسائل و ریسک‌هایی که مشخص نشده‌اند، کیفیت و کمیت‌شان مشخص نشده یا مدیریت نشده‌اند، می‌توانند اثری کم، متوسط یا زیاد بر پروژه داشته باشند.

11- مدیریت ضعیف تهیه: فرآیندهای تهیه و تعیین مشخصات ناکافی ممکن است بر محصولات اثر بگذارد. علاوه بر این فناوری ناکافی / نامناسب نیز ممکن است انتخاب شود.

این دوره یکی از دوره‌های جالب مدیریتی در دنیای فناوری اطلاعات است و شرکت‌هایی مانند سیسکو و کامپتیا آن‌را در دوره‌های آموزشی دارند. این دوره به افراد می‌آموزاند یک اتاق سرور یا همان دیتا‌سنتر را چه‌طور طراحی کنند و ملزومات آن چیست؟

هدف این دوره آموزش بهترین تجربیات در زمینه طراحی، ساخت و اپراتوری اتاق‌های سرور و دیتاسنترها است. محتوای دوره از بخش‌های مختلفی در این زمینه از جمله نیازمندی‌های اساسی طراحی منابع تامین برق، تهویه مطبوع و کابل‌کشی و متد طراحی ماژولار دیتا‌سنتر تشکیل شده است. این دوره بسیار کوتاه مدت است و به اطلاعات اولیه در حد تجهیزات غیرفعال (passive) نیاز دارد. این دوره فرد را توانمند می‌سازد تا دیتاسنتر را از ابعاد انعطاف‌پذیری در برابر خطا، تخصیص مکان‌های مختلف در دیتاسنتر و محدودیت‌های طراحی و فیزیکی تشریح کند. همچنین قوانین و نیازمندی‌های پایه ایمنی و سلامتی در دیتاسنتر از جمله روشنایی اضطراری، اعلام و اطفای حریق، تهویه و برق را بیان کند.

سرفصل‌های این دوره عبارتند از:

فلسفه طراحی دیتاسنتر- ضوابط طراحی دیتاسنتر- طراحی یک دیتاسنتر- تعیین ظرفیت‌های دیتاسنتر- انتخاب پایگاه- پیاده‌سازی سقف و کف کاذب- توزیع برق- کنترل کننده‌های محیطی (خنک‌کننده‌های سیسکو)- زیرساخت کابل‌کشی- حمل‌و نقل، دریافت و جاگذاری- اجتناب از خطرات (کنترل ریسک)- آلاینده‌های محیط زیست- نوع ساخت‌وساز

 برای اطلاعات بیشتر به سایت‌های زیر بروید:

1. Project Management Body of Knowledge

2. PRojects IN Controlled Environments

سعید نوری آزاد