بررسی جایگاه روابط عمومی الکترونیکی در وزارتخانه‌های کشور

برنده آزمون الکترونیکی کیست؟

بی‌گمان مهم‌ترین لایه ارتباطی هر سازمانی با عموم مردم و همچنین اصحاب رسانه، بخش «روابط عمومی» است که با توجه به ساختار سازمانی، معمولا زیرمجموعه یکی از معاونت‌ها یا مدیریت‌ها یا ادارات اصلی آن سازمان قرار می‌گیرد.

کد خبر: ۳۳۴۳۷۹

بخش روابط عمومی وظیفه‌ای پیچیده و مهم را به‌عهده دارد؛ زیرا باید از مشی و روند کلی دیگر بخش‌های سازمان خود به‌گونه‌ای معتبر آگاه باشد تا در هنگام پاسخگویی به مخاطبان برون‌سازمانی - که اغلب پرتوقع و حساس هم هستند - بهترین جواب را ارئه کنند.

اما در عصر دیجیتال و روش‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات امروزی، دیگر پاسخگویی رودررو و حضوری منسوخ گردیده و استفاده از پایگاه وب، پست الکترونیکی و ارسال یادداشت و نظرات¹ جای آن را گرفته است که نه‌تنها در وقت و هزینه هر دو طرف صرفه‌جویی می‌کند، بلکه امکان ارائه خدمات به‌صورت شبانه‌روزی را نیز فراهم می‌آورد.

بی‌شک مهم‌ترین جایی که باید در یک کشور به شهروندانش خدمات الکترونیکی کارآمد ارائه کند، سازمان‌ها و ادارات دولتی، به‌ویژه وزارتخانه‌ها، هستند که خوشبختانه در کشور ما چندین سال است طرح‌هایی گوناگون (مانند طرح تکفا²) طراحی و پیاده‌سازی شده‌اند و اوضاع خدمات الکترونیکی دولتی را تا حدود نسبتا مطلوبی سامان داده‌اند. (نگارنده به‌یاد دارد که کمتر از یک دهه پیش، نشانی‌هایی مانند vezarat_...@yahoo.com نشانی رسمی پست الکترونیکی برخی از وزارتخانه‌های کشور بود.)

در این راه، نخستین گام ارائه خدمات الکترونیکی، مانند ارائه نشانی پست الکترونیکی به‌عنوان روابط عمومی برای ارتباط با مردم، نظارت مستمر و پاسخگویی یا دست‌کم خواندن آنهاست؛ هرچند که ارسال پیام و یادداشت نیز راهی موثر برای ارتباط مردم با مسوولان است که البته این راه کمبودهایی دارد (مانند عدم امکان ارسال فایل یا اعمال استیل‌های نمایشی روی متن) که ایمیل آنها را پوشش می‌دهد. از این رو برای آگاهی از درجه اهمیت نظرات مردم برای بخش روابــط عمــومی وزارتخانه‌های دولتی، 18 وزارتخانه‌ای را که باید با مردم ارتباط پیوسته و به‌روز داشته باشند، به‌روش زیر آزمودیم:

1- نشانی پست الکترونیکی «روابط عمومی» یا بخش‌های مرتبط را از پایگاه وب رسمی آن وزارتخانه پیدا کردیم.

2- در روز شنبه 18/2/89 ساعت 17:40 نامه‌ای را از یکی از نشانی‌های رسمی پست الکترونیکی روزنامه جام‌جم و هفته‌نامه کلیک (jamejamonline.ir@...) برای آنها هم در متن و هم در پیوست نامه فرستادیم (تا مطمئن شویم نامه حتما قابل خواندن هست).

3- محتوای نامه‌به شرح زیر تنظیم شد:

مسوول محترم

با سلام و احترام

این نامه تنها برای سنجش مدت زمان خواندن و پاسخ دادن آن مقام محترم به نامه‌های الکترونیکی دریافتی ارسال گردیده است. لذا خواهشمند است در صورت مشاهده این درخواست، تنها یک نامه خالی به همین نشانی ارسال فرمایید.

با سپاس و آرزوی پیروزی

هفته‌نامه کلیک - روزنامه جام‌جم

به زبان فارسی و انگلیسی و نیز به‌شکل پینگلیش تنظیم شد (برای اطمینان بیشتر از این‌که نامه قابل خواندن هست).

4- با بازبینی مستمر صندوق پستی، منتظر پاسخ‌ها نشستیم و رخدادها را ثبت کردیم.

اکنون رتبه‌بندی عملکرد هر یک از ادارات روابط عمومی از دیدگاه ما (به‌ترتیب آخر تا اول) پیش روی شماست.

الف) جا ماندگان از آزمون

علوم، تحقیقات و فناوری

http://www.msrt.ir/

این وزارتــخانه پایگـاه وب خوبی دارد و بخش روابط عمومی آن نیز فعال است، اما هیچ ایمیلی برای ارتباط الکترونیکی وجود ندارد.

تنها نشانی پست الکترونیکی در وب‌سایت این وزارتخانه مربوط است به مسوولان سایت وزارتخانه.

جالب این‌که در ذیل بخش «درباره ما» از زیرمجموعه «روابط عمومی» این سایت، نکاتی درباره «تاریخچه آموزش عالی» درج گردیده است.

فرهنگ و ارشاد اسلامی

http://www.ershad.ir/

این وزارتخانه هم مانند وزارت علوم، تحقیقات و فناوری پایگاه وب خوبی دارد و بخش روابط عمومی آن نیز فعال است، اما تنها دارنده نشانی پست الکترونیکی در کل وب‌سایت آن، مسوولان سایت هستند.

اقتصاد و امور دارایی

http://www.mefa.ir

با وجود آن‌که در وب‌سایت این وزارتخانه بخش‌هایی به‌عنوان «واحد ارتباطات مردمی»، «ارتباط با ما» و «ارسال مشکلات» به‌صورت ارسال یادداشت وجود دارد، اما بخش و ایمیل روابط عمومی در آن مفقود است. در ضمن در صفحه «Contact info» در بخش انگلیسی این وب‌سایت (که تنظیم آن تنها چند دقیقه طول می‌کشد) عبارت under construction به‌چشم می‌خورد.

ب) شرکت‌کنندگان در آزمون

کشور

http://www.moi.ir/

خوشبختانه این وزارتخانه نشانی تماس با دفتر روابط عمومی را در وب‌سایت خود قرار داده، اما نامه‌های ارسالی به‌دلیل پر بودن صندوق گیرنده، چندین بار برگشت خورده است!

آموزش و پرورش

http://www.medu.ir

ارتباطات و فناوری اطلاعات

http://www.ict.gov.ir

امور خارجه

http://www.mfa.gov.ir

بازرگانی

http://www.moc.gov.ir

بهداشت و درمان

http://www.mohme.gov.ir

راه و ترابری

http://www.mrt.ir

رفاه و تامین اجتماعی

http://www2.refah.gov.ir

صنایع

http://www.mim.gov.ir

کار و امور اجتماعی

http://www.irimlsa.ir

مسکن و شهرسازی

http://www.mhud.gov.ir

نفت

http://www.mop.ir

نیرو

http://www.moe.org.ir

همه وزارتخانه‌های فوق دارای بخش روابط عمومی با ایمیل مربوطه هستند، اما هیچ‌یک از آنها هنوز پاسخی به نامه «جام‌جم» نداده‌اند.

ج) برنده آزمون

جهاد کشاورزی

http://www.maj.ir

و سر انجام می‌رسیم به برنده این آزمون. نامه برگشتی از این وزارتخانه روز یکشنبه مورخ 19/2/89 ساعت 8:46 به‌دست ما رسید؛ یعنی تنها 46 دقیقه پس از آغاز روز کاری! برجای گذاردن این رکورد که از استانداردهای جهانی هم فراتر است، جای تقدیر دارد.در ضمن در پایگاه وب وزارت دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح http://www.mod.ir در هیچ منویی مانند زیرمجموعه‌های بخش «حوزه ریاست» یا «سازمان‌های وابسته»، بخشی به‌عنوان روابط عمومی یا تماس با ما یا حتی درباره ما وجود ندارد، که البته با توجه به ماهیت نظامی این وزارتخانه چندان غیرطبیعی به‌نظر نمی‌رسد. اما گذشته از این، بسیاری از گزینه‌ها محتوایی ندارند یا از تاریخ به‌روزرسانی آنها مدت‌ها گذشته است. برای نمونه بخش «دفتر مطالعات امور دفاعی» که دومین زیرمجموعه حوزه ریاست است، محتوایی ندارد و آخرین تاریخ به‌روز رسانی آن 19 شهریور 1387 است.

امیرشهاب شاهمیری

پی‌نوشت

1. comments

2. توسعه و کاربری فناوری اطلاعات