مدیریت زمان‌

یکی از دغدغه‌های مدیران و در کل هر کس دیگر، استفاده درست از زمان است. بسیاری از ما در پایان روز با نگاهی گذرا به فعالیت‌های روزانه خود، متوجه می‌شویم به رغم گذراندن ساعت ها، کار خاصی انجام نداده‌ایم. اصطلاح مدیریت زمان به ما یاد می‌دهد که چگونه بهترین استفاده را از وقت و زمان خود داشته باشیم.

کد خبر: ۲۰۱۳۸۸

در هر صورت، برای مدیریت بهتر فعالیت ها، در طول روز باید نسبت به آنها شناخت کامل داشته باشیم، همان‌طور که یک مربی فوتبال برای مدیریت تیم خود باید نسبت به افراد و بسیاری موارد دیگر شناخت حاصل کند؛ یکی از این مسائل قابل‌توجه، مواردی است که باعث اتلاف وقت ما در طول روز می‌شود و با شناخت آنها می‌توانیم این موارد را از فعالیت روزانه حذف یا به گونه‌ای آنها را مدیریت کنیم که کمترین وقت را از ما بگیرند.

به مسائل زیر دقت کنید:

بسیاری از مدیران به آنها دزدان زمان می‌گویند:

- تلفن‌هایی که بی‌وقفه در حین انجام کار زده می‌شود.

- افرادی که بی‌وقفه در حین انجام کار وارد حریم شما می‌شوند و کارتان را متوقف می‌کنند.

- جلسات غیر ضروری‌

-‌ کارهایی که می‌توانید به دیگران محول کنید، ولی با کمال تعجب این کار را نمی‌کنید.

- شک و دودلی در اتخاذ تصمیم و ایجاد مشغولیت ذهنی برای این کار.

- تمام نکردن کارها به صورت کامل و سر و کله زدن با تعداد زیادی کار ناتمام.

- صحبت کردن با گروه برای به تفاهم رسیدن، در حالی که می‌توان با نماینده آن گروه به تنهایی صحبت کرد و به تفاهم رسید.

- ادامه گفتگوهایی که به نتیجه خاصی منجر نمی‌شود.

- نداشتن برنامه کاری روزانه.

- دخالت در کارهای فنی، بدون داشتن آگاهی.

- خسته بودن و استرس داشتن.

- ناتوانی در «نه» گفتن.

- محیط‌های کاری شلوغ.

شما با کمی دقت در مواردی که در بالا به آنها اشاره شد، دیدید که به چه سادگی می‌توانید نکات بالا را مدیریت کنید. اگر دقت کنید بسیاری از موارد مطرح شده، کلید رفع مشکلات دیگر هستند. به عنوان مثال، به جای برگزاری جلسات، برای هماهنگی کارها براحتی می‌توانید از تلفن استفاده کنید و بی‌دلیل اوقات مفید را هدر ندهید.

برخی دیگر از موارد ذکر شده، به ضعف برنامه‌ریزی و توانایی شخصی خودمان برمی‌گردد (ناتوانی در نه گفتن)، برنامه کاری، محیط کاری شلوغ و کثیف، ناتوانی در به نتیجه رساندن بحث‌ها و... همه و همه به محدودیت توانایی ما برمی‌گردند.

راه‌حل بسیار ساده است، از یک طرف باید توانایی‌های خود را بشناسیم و از طرف دیگر باید رودربایستی را کنار بگذاریم، باید تمرین کنیم که «نه» بگوییم، وارد هر کاری نشویم، اگر سرگرم کارهای مهمی هستیم تلفن‌های غیرضروری را جواب ندهیم یا افراد متفرقه را به حضور نپذیریم و... .

مشاهده می‌کنید که موضوع آنقدر هم پیچیده یا دشوار نیست و شما با کمی سعی و اراده خواهید توانست از وقت خود به بهترین نحو استفاده کنید.