دقایق به جای روز‌ها

مثال 1: شرکتی بزرگ و مجموعه ای از همکاران یا مشتریانی دارید که به مناسبت سال نو قصد دارید برای یکایک آنها هدایای تبلیغاتی، نامه، کارت تبریک یا دیگر بسته‌های پستی ارسال نمایید. همانطور که می‌دانید در چنین حالتی بزرگترین و وقت‌گیرترین کار جمع آوری نام و مشخصات مشتریان و همکاران مربوطه و وارد نمودن آنها روی پاکت‌ها و بسته‌های قابل ارسال است.اگر تعداد مشتریان شما به هزار نفر برسد و بخواهید هزار بار نام و مشخصات هر فرد را در یک فرم وارد کنید سپس اقدام به چاپ آن نمایید و مجددا تا هزار بار این کار را تکرار نمایید به نظر شما حداقل زمانی که نیاز دارید چه مدت است؟

آیا نمی‌توان این کار را به روشی ساده تر و با سرعتی بیشتر انجام داد؟

مثال 2 : فرض کنید یک تولید کننده هستید و می‌خواهید به هر کدام از محصولات تولیدی خود بارکد یا شماره منحصر به‌فردی را اختصاص دهید و یا فرض کنید دارای تعداد زیادی پرسنل هستید و می‌خواهید روی کارت شناسایی هر یک از کارمندان خود شماره پرسنلی آنها را نیز چاپ نمایید. به نظر شما روشی برای چاپ اطلاعات مختلف و اعداد متغیر با در نظر گرفتن این امکان که اعداد و اطلاعات مورد نظر توسط شما مشخص شده باشند وجود دارد؟

مثال 3 : شما آموزشگاه علمی ‌را مدیریت می‌کنید و در پایان هر دوره آموزشی قصد دارید تعداد زیادی گواهینامه آموزشی را به نام دانش آموختگان خود به چاپ برسانید. به نظر شما برای انجام این کار باید مشخصات هر فرد را تک به تک در فرم‌های مربوطه وارد نمود و اقدام به چاپ آنها کرد؟

مطمئنا با خواندن مثال‌های فوق به این نتیجه رسیده اید که برای انجام چنین اموری بهتر است که به‌جای اینگونه روش‌های وقت گیر از روش جدیدی استفاده شود. یکی از بهترین این روش‌ها (VDP  (Variable Data Printing است.
VDP  به معنای چاپ اطلاعات متغیر است. همانگونه که متوجه شدید اگر در مثال‌های فوق قصد داشتیم یک عبارت را بارها چاپ کنیم هیچ مشکلی وجود نداشت و به‌راحتی می‌توانستیم تعداد چاپ مورد نیاز خود را مشخص کرده و به انجام این کار بپردازیم اما در صورتیکه بخواهیم اطلاعات متغیری را در یک فرم به چاپ برسانیم می‌باید از نرم‌افزاری استفاده کنیم که بتواند اطلاعات مختلف را از بانک‌های اطلاعاتی دریافت کرده و آنها را در محل مورد نظر از فرم مربوطه جایگزین و چاپ نماید.

با وجود چنین نرم‌افزاری به‌راحتی می‌توانید برای انجام امور ذکر شده در هر یک از مثال‌های فوق و موارد مشابه کارهای خود را در کمتر از چند دقیقه به انجام برسانید.

و اما نرم‌افزار پیشنهادی این هفته ما برنامه قدرتمندPrintshop Mail  یکی از بهترین نرم‌افزارهای مخصوص چاپ اطلاعات متغیر روی فرم‌های مورد نظر کاربران است.

این نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد تا با چند کلیک ساده بتوانید از بانک‌های اطلاعاتی مختلفی همچون  Excel , Access و ... اطلاعات را دریافت کرده و پس از قراردادن آنها در طرح مورد نظر خود به چاپ آنها بپردازید.

برخی از مشخصات و امکانات این نرم‌افزار عبارتند از:

امکانات عمومی‌

- قابل اجرا در هر دو سیستم عامل ویندوز و مکینتاش‌

- دارای محیط کاربری با روش کار کشیدن و رها کردن‌

 - دارای راهنمای قدرتمند در تمام بخش‌ها

امکانات طراحی‌

- پشتیبانی از تمام نرم‌افزارهای طراحی و فرمت‌های مختلف تصاویر

-  پشتیبانی از قابلیت  Transparency  در تصاویر

-  پشتیبانی از تصاویر متغیر در اکثر فرمت‌ها

-  ایجاد تغییر در مشخصات متن یا تصاویر

- ایجاد چرخش در تصاویر

- تعیین اندازه طبق اعداد مشخص، مناسب صفحه پیش نمایش، بزرگ و کوچک نمایی دلخواه و تغییر سایز موضوعات‌

امکانات بانک اطلاعاتی‌

-  پشتیبانی از بانک‌های اطلاعاتی مختلف همچون  dBase , Fox Pro , Excel , Access , Paradox , Xml , Text , Csv , Sql و ...

- پشتیبانی از توابع کتابخانه ای و بانک‌های اطلاعاتی شرطی‌

- پشتیبانی از قابلیت فیلتر بانک‌های اطلاعاتی‌

امکانات چاپ‌

- پیش نمایش زنده‌

-  بازبینی فرم‌ها قبل از چاپ‌

-  چاپ بارکد

-  چاپ چند لایه با قابلیت اولویت بندی (مناسب جهت فرم‌های پشت و رو)

-  چاپ اتیکت‌

-  چاپ چندین صفحه بصورت همزمان‌

-  دارای انتخاب ورودی کاغذ ( طبق مشخصات و امکانات چاپگر)

-  چاپ پشت و رو

-  جداسازی و بهینه سازی عملیات چاپ‌

-  پشتیبانی از قابلیت تعویض تصویر بصورت خودکار

حداقل سیستم مورد نیاز

برای اجرای این نرم‌افزار روی سیستم عامل ویندوز به حداقل امکاناتی همچون پردازنده پنتیوم II  با قدرت پردازش 300 مگاهرتز، 128 مگابایت حافظه رم، 80 مگابایت فضای خالی‌هارددیسک، مانیتور با قابلیت نمایش 800 - 600 پیکسل ، ویندوز Xp , 0002 , 3002 Server  نیاز است.

توجه:

هنگام استفاده از این برنامه دقت داشته باشید که دستگاه چاپگر شما از قابلیت  post script  پشتیبانی نماید. در صورتی که این قابلیت روی چاپگر شما فعال نباشد پس از اجرای نرم‌افزار در بخش زیرین آن پیغام خطایی در این مورد مشاهده خواهید کرد. در چنین حالتی امکان بروز خطا در عملکرد نرم‌افزار و بسته شدن ناگهانی آن وجود دارد.
برای جلوگیری از بروز این مشکل بهترین راه حل استفاده از چاپگر‌های مجازی همچون Adobe PDF  است. برای استفاده از این روش می‌توانید نرم‌افزارAcrobat Distiller  که همان نرم‌افزار ساخت  PDF  از کمپانی  Adobe  است را روی سیستم خود نصب نمایید.

سپس با ورود به بخش  Printers and Faxes  در ویندوز خود چاپگر  Adobe PDF  را به چاپگر پیش فرض ویندوز تبدیل کنید و پس از آن اقدام به اجرای نرم‌افزار نمایید. در چنین حالتی خواهید دید که بدلیل پشتیبانی این چاپگر از قابلیت Post Script  هیچ خطایی در نرم‌افزار مشاهده نمی‌شود و نیز برای چاپ فرم‌های مورد نظر خود می‌توانید از همین چاپگر استفاده نمایید. به اینصورت که با انتخاب این چاپگر فایل خروجی از اطلاعات مورد نظر شما در فرمت  PDF  ایجاد شده و پس از ذخیره‌‌‌سازی این فایل می‌توانید با باز نمودن آن در نرم‌افزارAcrobat reader  و انتخاب گزینه چاپ در این نرم‌افزار عملیات چاپ فرم‌های ایجاد شده را آغاز کنید.

با خواندن این مطلب شاید فکر کنید استفاده از این نرم‌افزار کمی‌مشکل است اما فراموش نکنید که این روش استفاده از برنامه تنها در صورتی است که چاپگر شما از قابلیت Post Script   پشتیبانی نکند و همچنین در صورت بروز چنین حالتی و استفاده از این روش باز هم در انجام مواردی همچون مثال‌های ذکر شده در ابتدای مقاله ، به میزان بسیار زیادی در وقت و انرژی شما صرفه جویی می‌شود.قیمت این نرم‌افزار با توجه به نسخه‌های مختلف آن از 1000 تا 5000 دلار است که با توجه به عدم امکان خرید آنلاین در ایران و قیمت فوق العاده بالای این نرم‌افزار سایت  www.shopgame.ir   نسخه 5000 دلاری و نامحدود این نرم‌افزار را به‌طور رایگان در اختیار شما قرار می‌دهد. حجم این نرم‌افزار حدود 60 مگابایت و از لینک  http://www.shopgame.ir/psm.zip قابل دانلود است.

نویسنده : امیر عصاری‌