دورکاری نیازمند برنامهریزی و نظارت دقیق از سوی کارمند و کارفرماست
کار از راه دور
کارولین از خواب بیدار میشود. دوش میگیرد. صبحانهاش را میخورد و آماده رفتن به محل کارش میشود. اما درواقع کارولین هیچ جایی نمیرود. او از خانه خارج نمیشود. بلکه برعکس، در خانه میماند. در گوشهای از خانه همه چیز منتظر اوست تا کارش را شروع کند؛ کامپیوتر، تلفن و فهرست کارهایی که تا پایان روز باید تمام شوند.
حتما شما هم این روزها در مورد دورکاری یا کار از راه دور یا کار در خانه چیزهایی شنیدهاید؛ روشی از کار کردن که به کارکنان اجازه میدهد تمام یا قسمتی از کارشان را در مکانی خارج از محیط کاری معمول انجام دهند. امروز با پیشرفت تکنولوژی و تغییر و تکمیل سریع فناوریهای موجود، کار از راه دور مورد توجه مدیران قرار گرفته است. استفاده از ابزارهای ارتباطی مانند تلفن، فکس، ایمیل، ارتباطات ویدئویی و... نیز این کار را برای ما راحتتر کرده است.
تغییرات، عامل توسعه کار از راه دور
مدیران شرکتها و موسسات، امروزه توجه جدیای به کار از راه دور دارند. بخشی از این علاقه از آنجا ناشی میشود که با پیشرفت تکنولوژی و فناوریهای جدید مانند سیستمهای مخابراتی و همچنین افزایش امکان استفاده از رایانههای شخصی قابل حمل، چنین شیوههایی را بیش از پیش مقرون به صرفه میسازد. نکاتی دیگر از جمله مسائل زیست محیطی نیز در پذیرش این شیوه موثر بودهاند.
در بسیاری از کشورهای دنیا، استخدام شدن و ماندن در خانه موضوع جدیدی نیست. به عنوان مثال در کانادا برای استخدام کارمندی در قسمت خدمات امور مشترکین و امور مربوط به فروش، مهارت و برخورد مناسب با مشتریان، دسترسی به اینترنت پرسرعت، داشتن خط تلفن ثابت و توانایی تایپ کردن با سرعت بالا از جمله موارد مورد نیاز است. اما حضور در محل خاصی به عنوان اداره یا شرکت اصلا مدنظر نیست.
مزایای این شیوه کار
کار از راه دور فواید و مزایای بیشماری در اختیار انسانها میگذارد؛ فوایدی که کارکنان و کارفرمایان هر دو از آن بهره خواهند برد. البته نباید فراموش کرد که این طرح برای موفقیت، به برنامهریزی دقیق و حساب شدهای نیاز دارد.
الگوهای کار در حال تغییر هستند. هر فعالیت یا صنعتی نیز در تلاش برای افزایش بهرهوری، کارایی و سود، همزمان با پیشرفت تکنولوژی است. به همین دلیل کار کردن از راه دور ـ در خانه، روزهای مرخصی و حتی خارج از شهر ـ در بسیاری از نقاط دنیا اجرا شده است.
با این شیوه، هزینههای عملیاتی دفتر کار ـ به عنوان مثال صورتحسابهای آب و برق ـ کاهش مییابد.
علاه بر این، بهبود انگیزه کار و افزایش بهرهوری میان کارکنان از دیگر مواردی است که میان این گروه مشاهده میشود. همچنین همانطور که مشخص است، تعادل میان کار و زندگی نیز با این شیوه بهتر و بیشتر حفظ خواهد شد.
اگر کمی عمیقتر به این موضوع نگاه کنیم، کار از راه دور در جهت حمایت از محیط زیست و شرایط اجتماعی هم است. یکی از موارد مثبت قابل ذکر کاهش آلودگی هوا، کاهش حجم ترافیک شهری و ایجاد تغییرات مثبت در آب و هوای شهرهاست. به عنوان مثال به لطف طراحی خوب و دقیق یک شرکت کامپیوتری برای اجرای کار از راه دور، این شرکت توانست فضای کار خود را تا 15 درصد کاهش داده و مبلغ قابل توجهی در مدت 6 سال پسانداز کند. این نوع انعطافپذیری شرکت، تعادل موجود میان کار و زندگی شخصی کارکنان را نیز بهبود بخشید. همچنین آنها قادر بودند از زمان خود بهتر استفاده کنند و در نتیجه بهرهوری آنها افزایش یافت. علاوه بر این، شرکت از کم شدن تولید آلایندهها و ورود آن به جو در اثر کاهش نیاز رفت و آمد کارکنان خبر میدهد.
لازم است ذکر شود با اینکه از ابتدا اقداماتی جدی برای کاهش مشکلات ناشی از انجام این طرح صورت گرفت، اما باز هم مسائلی در این رابطه وجود داشتند.
به عنوان مثال اگر این برنامه بدون راهنمایی و برنامهریزی مناسب صورت گیرد، بیاعتمادی و سوءتفاهمهایی شکل میگیرد که در روند کار مشکلاتی ایجاد خواهند کرد. شرکت قبل از ایجاد چنین شرایطی باید کارکنان خود را به درستی در مورد نحوه کار از راه دور راهنمایی کند و قوانین ساده و کافی درباره محتوای کار، وظایف، مسوولیتها، گزارشها و ارتباطات در اختیار آنها بگذارد. علاوه بر این به یاد داشته باشیم ممکن است همه کارکنان نخواهند از خانه و از راه دور کار کنند. همه کارفرمایان نیز قادر نیستند یا نمیخواهند الگوی مدیریتی خود را به کار از راه دور تغییر دهند.
بنابراین نیاز واقعی برای انجام چنین طرحی، مطالعه امکان سنجی دقیق به دنبال داشتن برنامهای روشن و حساب شده قبل از اقدام به اجرای چنین کاری است. این مطالعه باید تمایل و آمادگی کارکنان و مدیران، دسترسی به امکانات و تجهیزات ارتباطاتی و جنبههای اداری و فرآیندهای موجود را ارزیابی کند. همچنین مواردی گستردهتر نیز در این مورد باید مورد توجه قرار گیرند. به عنوان مثال کیفیت و دسترسی به اینترنت و جنبههای امنیتی کار از راه دور باید مورد توجه باشند.
نتیجه مطالعه و تحقیق باید تصویری واضح و روشن از شرایط و نیازهای اجرای این طرح، قوانین و دستورالعملهای لازم، تعداد روزهای کار از راه دور (کار از راه دور به این معنی نیست که کارکنان هیچ روزی در محل کار حاضر نشوند)، تعیین دقیق روزهایی که کارکنان باید یکدیگر را ببینند و برنامه نظارت کار را در اختیار همه قرار دهد. پس از آن میتوان با توجه به فواید و مضرات، تصمیم نهایی و درست را اتخاذ کرد. در هر صورت، چنانچه این طرح بخوبی برنامهریزی شود، کار از راه دور میتواند راهحلی مناسب و جالب برای کارکنان و کارفرمایان باشد؛ البته با رعایت و در نظر گرفتن برنامهریزی دقیق.
Gaia.fi / مترجم: نیلوفر اسعدیبیگی
گفت و گو
