فاکتورسازی در اکسل

تابع VLOOKUP از نوع توابع پایگاه داده‌ای است، یعنی می‌تواند با جداول پایگاه‌های داده کار کند، به‌عبارت ساده‌تر، فهرست چیزهای مختلف را در اکسل نگه می‌دارد. این چیزهای مختلف می‌تواند فهرست کارمندان، انبار اجناس، سی‌دی، تعداد افراد و ... باشد.

برای استفاده از این تابع، آیتم‌هایی که فهرست می‌شوند باید حتما یک شناسه منحصربه‌فرد داشته باشند (شماره دانشجویی برای دانشجویان، شماره پرسنلی برای کارمندان و ...) همچنین این ستون باید اولین ستون در جدول شما باشد.

اگر جدولی به این صورت داشته باشید، می‌توان به سادگی با دادن شناسه منحصربفرد جدول خود، هر تکه اطلاعاتی که لازم داشته باشید را با کمک این تابع به‌دست آورید.

یادتان باشد که اگر بخواهید فقط برای یک بار از این اطلاعات استفاده کنید، به مدت زمان راه‌اندازی سیستم فاکتورگیری‌تان نمی‌صرفد. اما با ایجاد یک قالب فاکتور می‌توانید تا مدت‌های زیادی از سیستم فاکتورگیری دست‌ساز خود استفاده نمایید. فرض کنید که الگوی فاکتور خود را در یک Sheet و جدول داده‌های خود را در صفحه دیگری ذخیره کرده‌اید. یک شناسه منحصربه‌فرد را در ستون اول فاکتورگیری خود (که عنوان کد را دارد) بنویسید، روی ستون دوم که احتمالا شرح آن داده را می‌خواهید بیاورید، کلیک کنید.

از منوی Insert، دکمه Functions را انتخاب کنید. VLOOKUP را تایپ کنید، سپس Ok را فشار دهید. در پنجره‌ای که باز می‌شود، مشاهده می‌کنید که سه عبارت اول به‌صورت درشت نوشته شده‌اند، یعنی این تابع بدون آنها درست کار نمی‌کند. عبارت اول، شناسه‌ای است که باید به آن بدهید تا آن را پیدا کند. عبارت دوم، محل قرارگیری جدول شما است و در عبارت سوم مشخص می‌کنید که به‌دنبال چه چیزی هستید. با کلیک روی دکمه‌های روبه‌روی هر عبارت، می‌توانید زحمت نوشتن را هم به خود ندهید و پارامترها را با کلیک وارد کنید.

همچنین می‌توانید این نمونه فاکتور را برای امتحان دریافت کرده و زوایای کار را بررسی کنید:‌