از دانستن تا خواستن

همان‌طور که در هفته‌های گذشته هم گفتیم، فناوری اطلاعات ساختمانی است شکل گرفته از بلوک‌هایی به‌نام سیستم. اگر بخواهیم یک تایپیست باشیم، به یک رایانه نیاز داریم. اگر بخواهیم یک گرافیست کامپیوتری باشیم، به یک رایانه نیاز داریم. اگر بخواهیم یک محقق باشیم، به یک سری منابع نیاز داریم. همین‌طور اگر بخواهیم یک تاجر باشیم، به یک محیط تجاری نیازمندیم، اما اگر بخواهیم یک انسان موفق باشیم، به یک روند یا روش نیازمندیم، یعنی به چیزی بیشتر از ابزار. مثالی که یکی از آموزگاران دوران کودکی می‌زد، راهنمای خوبی برای درک سیستم است، او می‌گفت: مداد و دفتر بدون استعداد نمی‌توانند باعث خوش خطی شوند، اما اگر هر کدام از آنها هم نباشند، نتیجه از بدخطی، بدتر است. ‌ ‌

یک سیستم نیز نیازمند تمام اجزای لازم و مکمل است، به‌علاوه یک نیروی پیشرانه. تا امروز حتما با سیستم‌های اداری زمانگیر و دردسرسازی مانند بانک یا ادارات مختلف سرو کار داشته‌اید، اما تا امروز فکر کرده‌اید که چرا این ادارات که همه به رایانه هم مجهز هستند، بازهم برای انجام کار مشکل دارند؟ جواب این مساله همان موضوع صحبت ماست؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی. ‌ ‌

درست کار نکردن سیستم‌های کاری به اشکال یا اشکالات آن سیستم برمی‌گردد که البته ممکن است مشکل در جای دیگری هم باشد، اما یافتن این مشکل نیازمند یک پیش‌نیاز است: یعنی تحلیل و تجزیه سیستم‌ها. این کار درست مثل باز کردن سیستم رایانه است که باید در مراحل مختلفی این کار انجام شود، آن هم بر طبق اصول خاص اما در تحلیل سیستم‌های اطلاعاتی علاوه بر دانش و مهارت یک امر دیگر هم به نام خلاقیت لازم است. پس اگر فکر می‌کنید انسان خلاقی هستید، همراه شوید تا وارد دنیای تحلیل سیستم‌ها شویم.

گام اول خواستن

شاید این مرحله را به ضرب‌المثل »خواستن توانستن است« بتوان ربط داد چون برای داشتن یک سیستم ابتدا و قبل از هر چیز باید بخواهیم که یک سیستم داشته باشیم و اگر نخواهیم، کاری هم صورت نمی‌گیرد و همه چیز در حد یک ایده باقی می‌ماند. پس نیاز اول برای این خواستن توسعه است.

بهترین کار این است که ابتدا کاری که سیستم انجام می‌دهد، برنامه‌ریزی و سپس پیاده‌سازی شود و البته چگونگی انجام کار به خود سیستم بستگی دارد و ساخت یک سیستم می‌تواند به‌صورت نوبه‌ای (موردی(Ad hoc/‌ یا ساخت‌یافته ‌(Structured) باشند. ‌ ‌

سیستم‌های موردی به سیستم‌های کوچکی گفته می‌شود که برای محاسبه و کارهای ساده آماده می‌شوند، شاید چیزی شبیه دفترچه تلفن که با استفاده از روش تقسیم بندی و تفکیک برای امر ساده‌ای مانند یافتن شماره تلفن به‌کار ‌می‌رود. سیستم‌های ساخت‌یافته نیز برای کارهای بزرگ و جدی‌تر به کارگرفته می‌شود که نمونه آن یک سیستم اداری و مالی و گزارش‌گیری مدیریتی برای کنترل یک کارخانه می‌تواند باشد، اما نقطه اشتراک هر دو اینها یک چیز است و آن این‌که این سیستم در هر حال باید درست‌ ‌باشد. ‌ ‌

این صحت انجام کار بر آمده از خود سیستم است و این هدف باید در زمان تهیه سیستم مورد ارزیابی قرار گیرد. ‌ ‌

گام دوم هدف

پیش از آغاز به‌کار باید بدانیم هدف چیست؟ یعنی باید بدانیم که چه کاری می‌خواهیم انجام دهیم؟ برنامه‌ریزی بدون هدف یعنی یک دنبال هم چیدن کارها که آنهم نه دلیلی دارد و نه پایانی. اصولا این هدف است که به همه کارها و حرکات و افعال ما معنا می‌بخشد. اگر هدف نباشد چگونه می‌توان فهمید که کارکرد خوب بوده یا بد؟ ‌ ‌

برای این‌که بدانید در این امور تعیین دقیق هدف چه میزان اهمیت دارد، این مثال را تصور کنید. دو نفر با سرمایه یکسان از روی تصویر یک خانه شروع به ساخت خانه می‌کنند؛ با این تفاوت که یکی نقشه‌ای برای خانه تهیه کرده است و دیگری ایده یک خانه رویایی را دارد، پس از مدت معینی کار هر دو مورد ارزیابی قرار می‌گیرد . فکر می‌کنید نتیجه چیست؟ شخصی که داری نقشه بود، صاحب خانه‌ای مطابق با مشخصات نقشه خواهد شد، اما فرد دیگر تمام سرمایه را تبدیل به تلی از مصالح ساختمانی می‌کند. در حقیقت نقشه هم هدف بود و هم راهی برای رسیدن به هدف، اما یک تصویر ذهنی دقیقا گویای کیفیت نیاز نیست و این همان کیفیت یا صحت است.

برای ساخت یک سیستم اطلاعاتی ابتدا به یک سیستم ایده‌آل مفهومی برای کاری مشخص در کسب‌وکار نیاز است. سپس این مدل مفهومی مورد بحث قرار می‌گیرد تا مفهوم دقیق به‌اضافه نیازهای کاربران از آن مشخص شود در مرحله بعد این نیازها به‌عنوان نقشه و راهکار تعیین می‌شود تا آنها را برای اجرا، عملیاتی کند. حال برای پیاده‌سازی موضوع صحت عملیات باید این کارکرد بررسی شود، یعنی این کارکرد با اهداف و ایده اولیه سیستم مطابقت داده شود تا صحت عملکرد آن استخراج شود و البته در بین این سیستم‌سازی کارهایی مانند تحلیل تفصیلی و نیازسنجی کاربران بررسی می‌گردد. ‌ ‌

‌ ‌راه درست

برای طراحی و تحلیل سیستم، ممکن است روش‌های تجربی (مانند روش‌هایی که بیشتر در تولید و مهندسی به‌کار می‌رود) نیز به‌کار آیند. در این روش‌ها همیشه سیستم به‌صورت ایده‌آل مطرح نیست و تنها کافی است که نیازهای اولیه را برآورد. در این روش‌ها یک محصول تولید می‌شود و بعد به قابلیت‌های آن افزوده می‌گردد، اما این روش‌ها به‌دلیل این‌که ابتدا یک مدل ساخته و بعد تغییر داده می‌شود، در تحلیل و طراحی سیستم‌های اطلاعاتی نمی‌تواند به‌کار رود چون اهداف آن محدود به زمان است و نیازهای آینده را در نظر ندارد و انتخاب روش تحلیل به خود تحلیلگر مربوط ‌ ‌برای مطالعه بیشتر در این زمینه می‌توانید به سایت زیر مراجعه کنید: ‌ ‌

http://www.lse.ac.uk/collections/informationSystems

سعید نوری آزاد