رازهای رو فرم بودن!

ورود جمعی گزینه‌ها
FormRanger یکی از بهترین افزونه‌ها برای صرفه‌جویی در زمان، هنگام ایجاد یک‌فرم است. به جای آن‌که اطلاعات را تک‌تک و به‌صورت دستی در سؤالات بنویسید، این افزونه آنها را از یک صفحه‌گسترده گوگل (Google Sheets) به‌طور خودکار وارد می‌کند؛ می‌خواهد گزینه‌های یک سؤال چندگزینه‌ای باشد یا موارد موجود در یک فهرست بازشونده. افزونه FormRanger به‌خصوص برای مواردی کاربردی است که یا با حجم زیادی از داده مواجه هستید که ورود دستی آن به داخل یک فرم زمان‌بر است یا داده‌هایی دارید که احتمال تغییرشان بالاست و نمی‌توانید هر بار فرم را چک کنید که چیزی از قلم نیفتاده باشد. کافی است در یک صفحه‌گسترده آنها را وارد و به فرم متصل کنید و پس از تغییر، فرم را رفرش کنید. نحوه کار با FormRanger ساده است. پس از نصب، در صفحه یک فرم، دکمه Add-ons را می‌زنید و FormRanger‌ را انتخاب می‌کنید. در پنجره باز شده با کلیک روی Start کار شروع می‌شود. هر فیلدی را که می‌خواهید داده‌هایش به‌صورت خودکار وارد شود، انتخاب کرده و منبع آن را از فایل صفحه‌گسترده (خود فایل به همراه صفحه و ستون) تعیین می‌کنید. سپس Next را می‌زنید، برای فهرست‌تان نامی مشخص می‌کنید و با زدن دکمه Save and Populate Question کار تمام است. همین روند را در مورد بقیه سؤالات هم انجام می‌دهید.

FormRanger دو قابلیت جالب نیز دارد؛ یکی آن‌که می‌توانید اطلاعات همه سؤالات فرم را به‌صورت یکجا پر کرده و دوم مشخص کنید داده‌ها کی به‌روزرسانی شوند (پس از هر ارسال یا سر هر ساعت).

فرم‌ها بالا!
formLimiter هم افزونه جالب و به‌دردبخوری است،‌ کارش این است که دریافت پاسخ برای فرم را پس از شرط خاصی متوقف می‌کند. شرط توقف دریافت پاسخ در این افزونه شامل سه مورد است: حداکثر تعداد پاسخ که فقط تعداد مشخصی پاسخ دریافت شود، زمان و تاریخ که فقط تا زمان خاصی فرم فعال باشد و سوم، یک سلول در یک صفحه‌گسترده مشخص (که تعریف می‌کنید) حاوی مقدار خاصی شود. برای هر کدام از این موارد هم می‌توانید پیامی تعیین کنید که برای مخاطبان نمایش داده شود و همچنین اعلان ایمیل که هنگام توقف دریافت، برایتان اعلان بیاید.
formLimiter برای کارکردهایی مثل تمرین‌های زمان‌دار، ثبت‌نام‌های محدود به تعداد یا نظرسنجی‌های محدود به شرط خاصی بسیار مناسب خواهد بود.

اعلان‌های ایمیلی
افزونه دیگری که می‌تواند در استفاده از فرم‌های گوگل به کارتان بیاید، Email Notifications for Forms است. همان‌طور که از نامش مشخص است، این افزونه برای ارسال اعلان‌های ایمیلی ایجاد شده است. این افزونه کارایی ساده اما انعطاف‌پذیری دارد؛ هر بار که پاسخی برای فرمتان دریافت می‌شود، فعال شده و شما مشخص می‌کنید به چه ایمیل‌هایی پیام فرستاده شود. شما می‌توانید تعیین کنید که برای خودتان (صاحب فرم) پیامی ارسال شود، برای کسی که فرم را پر کرده یا به‌صورت حرفه‌ای‌تر قوانینی مشخص کنید که بر پایه پاسخ‌های داخل فرم، ایمیل به اشخاص مختلفی فرستاده شود. علاوه بر این، Email Notifications به شما اجازه می‌دهد محتوای ایمیل را براساس فیلدهای فرم بسازید، به فایل‌های ارسالی در فرم (در صورت وجود) لینک دهید و حتی به آیفون یا اندروید اعلان
(Push Notification) بفرستید.

خلاصه حرفه‌ای
یک فرم مفصل درست کرده‌اید و حالا خواندن پاسخ‌های زیاد به آن آسان نیست؟ کار را به کاردان، یعنی افزونه Advance Summary بسپارید تا یک خلاصه جذاب و گرافیکی داشته باشید. این افزونه با جمع‌آوری تمام پاسخ‌های یک فرم، آنها را به‌صورت دسته‌بندی شده و در انواع نمودارها به شما ارائه می‌کند. در تنظیمات آن می‌توانید فیلترهای مختلفی تعریف کنید تا خلاصه و نمودارها بر اساس آنها ایجاد شود. مثلا می‌توانید فیلتری تعیین کنید که در یک گروه خاصی از کاربران، توزیع یک پارامتر چگونه بوده تا نمودار مربوط به آن برایتان رسم شود.

انتشار پاسخ‌ها
یکی از محبوب‌ترین افزونه‌های فرم‌های گوگل، Form Publisher است که البته محبوبیتش بی‌دلیل نیست. به کمک این افزونه می‌توانید پاسخ‌های یک فرم را به فرمت‌های مختلفی تحویل بگیرید.در حالت پیش‌فرض، فرم‌های گوگل خروجی پاسخ‌ها را به‌صورت خام و در یک فایل صفحه‌گسترده به شما می‌دهد، ولی Form Publisher می‌تواند پاسخ‌ها را در قالب فرمت‌های اسناد گوگل
(Docs، Sheets و حتی Slides)، فایل‌های آفیس (وُرد، اکسل یا پاورپوینت) یا پی‌دی‌اف تولید کرده و به شما بدهد.
Form Publisher به‌صورت عادی فایل‌های پاسخ‌ها را به‌طور خودکار شماره‌گذاری می‌کند، اما می‌توانید از جواب‌های خود فرم هم در نام فایل‌ها استفاده کنید تا خروجی گروه‌بندی شده داشته باشید.
این افزونه در دو مدل رایگان و حرفه‌ای عرضه شده که برای حالت رایگانش تولید حداکثر صد فایل در ماه در نظر گرفته شده است.

نحوه نصب یا حذف افزونه‌ها
نصب افزونه‌های فرم‌های گوگل از داخل یک فرم آغاز می‌شود. به سایت https://docs.google.com/forms می‌روید و یک فرم جدید (با کلیک روی ورقه +) ایجاد می‌کنید. حال، در گوشه سمت راست بالا روی منوی سه‌نقطه می‌زنید و گزینه Addons را انتخاب می‌کنید تا در دیالوگ باز شده، افزونه‌های قابل نصب روی فرم‌های گوگل برایتان نمایش داده شود. هر افزونه‌ای را که خواستید، مکان‌نمای ماوس را روی آن می‌برید و با فشردن دکمه + Free اقدام به نصبش می‌کنید.
البته برای نصب هر افزونه باید دسترسی آن به برخی اطلاعات فرم و اکانت گوگل‌تان (مثل آدرس ایمیلتان) را هم بدهید تا نصب شود. یک نکته را هم مد‌نظر داشته باشید: درست است که افزونه‌ها را هنگامی که داخل یک فرم هستید اضافه می‌کنید، ولی پس از نصب، می‌توانید از آنها در تمام فرم‌هایتان استفاده کنید و نیازی نیست برای هر فرم به‌صورت جداگانه افزونه نصب کنید. برای حذف یک افزونه هم همین مسیر یعنی منوی سه‌نقطه > Addons را طی می‌کنید، ولی این‌بار با پیدا کردن افزونه مورد نظر در میان افزونه‌ها (افزونه‌های نصب‌شده جداگانه نشان داده نمی‌شوند)، ماوس را روی آن می‌برید و دکمه Manage را کلیک می‌کنید. از منوی بازشده، گزینه آخر یعنی Remove را می‌زنید تا افزونه از فرم‌های گوگل حذف شود.

محمود صادقی