یک فهرست برای چند فایل

 استفاده از این ابزار بسیار راحت است؛ اما گاهی اوقات موارد خاصی پیش می‌آید که حتی کاربران حرفه‌ای این نرم‌افزار را نیز دچار مشکل می‌کند. یکی از این موارد نیز فهرست‌نویسی برای چند فایل متنی مجزا به‌صورت یکپارچه است. فرض کنید 6 فایل متنی مجزا در اختیار دارید که هر کدام بخش‌هایی از یک کتاب را تشکیل می‌دهند. حال می‌خواهید برای بخش‌های یک تا 6، یک فهرست ایجاد کنید! آیا می‌دانید انجام این کار نیز در نرم‌افزار Word امکان‌پذیر است؟ روش انجام این کار به شرح زیر است:

1ـ ابتدا یک فایل متنی جدید برای فهرست مطالب خود ایجاد کرده و آن را در کنار دیگر فایل‌های متنی خود (به‌عنوان مثال در کنار 6 فایل دیگر مربوط به فصل‌های یک تا 6) ذخیره کنید.

2ـ به تب Insert مراجعه کرده و در بخش ابزارهای Text روی گزینه Quick Parts کلیک و Field را انتخاب کنید.

3ـ پس از نمایش پنجره فیلد، در قسمت Please choose a field، گزینه RD که معادل عبارت Reference Document را انتخاب کنید.

4ـ در قسمت Field properties، نام اولین بخش از فایل‌های متنی خود را وارد کنید (در این مثال فصل یک همان بخش اول است که به‌صورت Chapter1.docx وارد می‌شود. همچنین توجه داشته باشید که عناوین و سرفصل‌های مختلف در فایل‌های شما می‌باید طبق استاندارد ذکر شده با استفاده از heading‌ها علامت‌گذاری شده باشد).

توجه: چنانچه فایل فهرست و دیگر فایل‌های متنی شما در کنار یکدیگر ذخیره نشده باشد، می‌باید مسیر کامل قرارگیری فایل روی هارد‌دیسک را در مرحله 4 مشخص کنید.

5‌ ـ در نهایت چنانچه فایل حاوی فهرست مطالب در کنار دیگر فایل‌های شما ذخیره شده است، علامت چک‌مارک کنار عبارت Path is relative to current doc را نیز فعال کرده و با کلیک روی گزینه OK، تغییرات را اعمال کنید.

6 ـ پس از طی مراحل فوق می‌باید کد مربوط به فیلد را در صفحه خود مشاهده کنید. چنانچه این کد را مشاهده نمی‌کنید به تب Home بروید و نماد پاراگراف را انتخاب کنید تا متون پنهان در صفحه نیز نمایش داده شوند.

7ـ مراحل 2 تا 5 را برای هریک از فایل‌های موردنظر خود تکرار کنید (باتوجه به مثال فوق، تکرار این عملیات برای ما می‌باید 5 بار به‌ازای فصل‌های 2 تا 6 انجام شود.)

8 ـ پس از فراخوانی تمام فایل‌های موردنظر، نشانگر ماوس را در ابتدای فایل فهرست، (قبل از اولین فیلد) قرار دهید و با مراجعه به تب References، روی گزینه Table of Contents کلیک کنید.

9ـ یکی از فهرست‌های خودکار را برگزینید و نتیجه را مشاهده کنید.

توجه: در صورتی که پس از انتخاب فهرست، تنها فیلدی شبیه به فیلدهای قبلی مشاهده کردید، فیلد فهرست را انتخاب کنید و کلیدهای Alt + F9 را فشار دهید تا فهرست نمایش داده شود.

نکته مهم: در این بخش ممکن است به مشکل بزرگی برخورد کنید و آن هم تکرار شماره صفحاتی همچون صفحه یک است! بروز این مشکل به‌این دلیل است که صفحات فایل‌های متنی شما همگی از شماره یک شروع شده و فهرست‌نویسی نیز طبق شماره همان صفحات انجام می‌شود. در چنین شرایطی برای رفع مشکل تنها کاری که می‌توانید انجام دهید این است که تعداد صفحات فایل شماره یک را مشاهده کنید. سپس فایل شماره دو را باز کرده و شروع شماره‌گذاری برای صفحات آن را از یک شماره بیشتر از شماره صفحه آخر فایل قبلی در نظر بگیرید. (به‌عنوان مثال اگر فایل شماره یک شامل 15 صفحه‌است، شماره‌گذاری برای فایل شماره 2 را از صفحه 16 آغاز کنید.) همین عملیات را برای فایل‌های 3 تا 6 تکرار کنید و در نهایت فهرست خود‌را به‌روزرسانی کنید تا مشاهده کنید مشکل شماره صفحات نیز رفع شده است.