زندگی نوین بی‌استرس

یکی از روش‌هایی که سازمان‌ها برای کاهش فشارهای روانی کارکنان استفاده می‌کنند، حمایت‌های اجتماعی در محیط کار برای سلامت روانی افراد است.

روابط اجتماعی مناسب به افراد کمک می‌کند تا فشار روانی را بهتر مدیریت کنند. میزان ادراک فرد از سودمندی روابط اجتماعی را «حمایت اجتماعی» می‌گویند که مواردی مانند ارائه اطلاعاتی بر پایه آنکه شخص با وجود مسائل یا نقصان‌هایی در کارش، مورد تایید و احترام باشد یا کمک به فرد در تعریف و شناخت مسائل و انطباق با آن‌ها را شامل می‌شود. تیم‌سازی نیز از روش‌های ایجاد روابط اجتماعی حمایتی در محیط کار است که البته از نظر ماهیت عمدتا بر محور کار و نه احساسات شکل می‌گیرد. اگرچه، کارکنان ممکن است حمایت‌های احساسی و اجتماعی را بیشتر از روابط شخصی خارج از محیط کار دریافت کنند. [2]

فناوری اطلاعات و ارتباطات، با این‌که عامل افزاینده فشارهای روانی است؛ در مقابل، به روش‌های مختلف باعث کاهش فشارها می‌شود. فناوری اطلاعات و ارتباطات با افزایش ارتباطات، روابط اجتماعی را افزایش می‌دهد.

با توجه به این‌که ارتباطات بخش عمده‌ای از اوقات کارکنان را به خود اختصاص می‌دهد، عوامل متعددی از نوع فناوری اطلاعات و ارتباطات وجود دارد؛ مانند اتاق‌های گپ (1)، اجتماعات مجازی (2) و پست الکترونیکی که می‌توان با استفاده از آن‌ها ارتباطات اجتماعی را افزایش داد. سایر ابزارهایی که برای ایجاد و تسریع ارتباطات در سازمان‌ها استفاده می‌شوند؛ عبارتند از [3]:

* تخته سفید (3): نرم‌‌افزاری است که به چندین کاربر اجازه می‌دهد روی یک متن که هم‌زمان روی صفحه نمایش آن‌ها ظاهر شده است، کار کنند. به‌عبارت دیگر، فناوری اطلاعات، به افراد اجازه می‌دهد تا تخته سفید مجازی ایجاد کنند.

روش کار تخته سفید مجازی شبیه تخته سفید حقیقی است که در آن از ماژیک و تخته‌پاک‌کن استفاده می‌شود. تفاوت این است که به‌جای یک فرد که جلوی تخته سفید حقیقی می‌ایستد و روی تخته مطالب را می‌نویسد، همه شرکت‌کنندگان حضور دارند. هنگام جلسه، هر کاربر می‌تواند مستندات و مدارک را مشاهده کند و روی تخته سفید، نظراتش را مطرح کند. افراد می‌توانند بخش‌هایی از مطالب ارائه‌شده روی تخته سفید دیجیتالی را برای استفاده در آینده ذخیره کنند.

* مشارکت در صفحه نمایش (4): تکنیک دیگر برای پشتیبانی ارتباطات اجتماعی و انجام کارهای گروهی، مشارکت در صفحه نمایش است. در این حالت، اعضای گروه که اغلب در مکان‌های مختلف قرار دارند، می‌توانند روی مستنداتی که روی صفحه نمایش اعضا مشاهده می‌شود، کار گروهی انجام دهند. به‌عنوان مثال، چند نویسنده می‌توانند روی یک مقاله به‌صورت مشترک کار کنند.

* کنفرانس از راه دور: کنفرانس از راه دور به‌مفهوم استفاده از ارتباطات الکترونیکی است که در آن 2 یا چند نفر در مکان‌های گوناگون، با همدیگر به‌طور هم‌زمان گفتگو و در کنفرانس شرکت می‌کنند. قدیمی‌ترین و ساده‌ترین نوع کنفرانس از راه دور، کنفرانس تلفنی است که در آن 2 یا چند نفر از چند مکان با همدیگر صحبت می‌کنند. مهم‌ترین مشکل این نوع کنفرانس، نبودن ارتباطات رودررو است. به‌علاوه، شرکت‌کنندگان نمی‌توانند نمودارها، تصاویر و جداول را مشاهده کنند. البته، این مشکل با استفاده از نمابر، رفع می‌شود. حال آنکه، استفاده از نمابر، گران و اغلب دارای کیفیت پایین است. روش دیگر برای حل این مساله، استفاده از کنفرانس‌های از راه دور ویدویی است که در آن شرکت‌کنندگان، قادر به مشاهده یکدیگر و مستندات هستنند.

- گروه‌افزار (5): این نرم‌افزار، گروهی از افراد را که دارای یک وظیفه یا هدف مشترک هستند و در راستای تحقق این اهداف تلاش می‌کنند، پشتیبانی می‌کند. ویژگی‌های عمده موجود برای پشتیبانی همکاری‌های گروهی و کنفرانس‌ها در گروه‌افزار، ایجاد پست الکترونیکی، واسطه مرورگر، ایجاد صفحه وب مشترک، ارتباطات اینترنتی فعال مشترک، پشتیبانی گروه‌های کار، استفاده مشترک از فایل‌ها (گرافیک، ویدیو، صوت و ...)، ایجاد عملیات جستجو، کنفرانس‌های ویدیویی، کنفرانس‌های صوتی، تخته سفیدهای مشترک و گپ‌های متنی هستند.

مطالبی که بیان شد، در پیاده‌سازی مدیریت دانش6 در سازمان‌ها بسیار مشهود است. مدیریت دانش به‌مفهوم کسب دانش درست، برای افراد مناسب، در زمان صحیح و مکان مناسب است؛ به‌گونه‌ای که بتوانند از این راه، بهترین استفاده را از دانش برای دستیابی به هدف‌های سازمان به‌دست آورند [4]. از فرایندهای مهمی که در مدیریت دانش باید انجام شود، فرایند تسهیم دانش است. در این فرایند، همکاران، دانش‌خود را به دیگران می‌دهند و این امر باعث گسترش پایه‌های دانش سازمانی می‌شود. تبادل دانش در سازمان نیاز به زمان و بسترسازی مناسب دارد. باید توجه داشت که ممکن است این حالت به‌دلایل گوناگون در برخی از کارکنان، احساس خطر ایجاد کند. نکات اساسی که باید برای تبادل دانش مورد نظر قرار گیرند عبارتند از [4]:

- باید بین افراد با برگزاری نشست‌های یک گروه که تجربیات را توضیح می‌دهد و درباره آن بحث می‌کند، فرهنگ مشترک و توانایی کار گروهی ایجاد شود.

- باید میان اعضای یک گروه در پاسخ به پرسش‌ها یا برداشت از رخدادها گفتگو انجام شود.

- کارکنان باید برانگیخته شوند و تمایل داشته باشند دانش خود را ارایه دهند.

- سیستم‌ها و ساختارها اعم از طراحی مناسب ساختار سازمانی و استفاده از ابزارهای مطرح شده از فرآیند تسهیم دانش حمایت ‌کنند.

- در تمام سازمان، تبادل دانش رسمیت یابد و از آن حمایت ‌شود.

برای تسهیم دانش در برخی از کشورها، علاوه بر فراهم کردن ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات، محیط‌هایی خاص گفتمان کارکنان طراحی شده است که علاوه بر کاهش بسیاری از فشارهای روحی، فرایند تسهیم دانش نیز انجام می‌شود. تسهیم دانش باعث احساس ناپایداری و خطر در کارکنان می‌شود و ایجاد حمایت‌های اجتماعی به‌روش‌های مختلف که استفاده از ابزارهای مختلف فناوری اطلاعات، یکی از آن‌هاست، باعث ایجاد فضای اعتماد و کاهش فشارهای روحی می‌شود.

منابع

[1] تافلر، آلوین، شوک آینده، ترجمه حشمت‌ا... کامرانی، نشر علم، 1383.

[2].رضائیان، علی، مدیریت فشار روانی، مدیریت رفتار سازمانی پیشرفته، سمت، 1383.

[3]. Turban E., Mclean E. and Wetherbe J, “Information technology for management: transforming usiness in the digital economy”, John Wiley & Sons, Inc., 2002.

[4]. افرازه، عباس، مدیریت دانش (مفاهیم، مدل‌ها، اندازه‌گیری و پیاده‌سازی)، انتشارات دانشگاه صنعتی امیرکبیر، 1384.

پی‌نوشت‌ها

1. Chat Room
2. Virtual Communities
3. White Board
4. Screen Sharing
5. Groupware
6. Knowledge Management

دکتر مریم ابراهیمی