تنظیم سند به سبک عهد عتیق

کندی در راه اندازی کارها در بسیاری از دفاتر اسناد رسمی وجود دارد و بسیاری از کسانی که تا پیش از این برای انجام کاری راهی چنین دفاتری شده اند، آن را لمس کرده اند و به آن اذعان دارند. محمد 35ساله که چندی پیش برای انتقال یک سند به یکی از دفاتر نزدیک محل سکونتش مراجعه کرده ، این روند کند را مشاهده کرده است . وی در این باره می گوید: «کسی که قرار است سند را در دفتر دفترخانه بنویسد، مجبور است تمام محتوای سند را در دفتر ثبت کند که این کار وقت زیادی می گیرد. هر کدام از ما نزدیک یک ساعت معطل شدیم . نمی دانم چرا باید همه محتویات سند به شکل دست نویس در دفتر ثبت شود...»

بسیاری از مراجعان دفاتر اسناد رسمی از این کندی در ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی گلایه دارند. شاید بتوان گفت سازمان ثبت اسناد و املاک و شعبات آن تنها سازمان هایی هستند که در قرن بیست و یکم پای هیچ رایانه ای به آن نرسیده است و همه کارها در آن به سبک سنتی انجام می شود. یکی از سردفتران در این باره می گوید: «کندی مورد نظر در تنظیم اسناد را قبول دارم ، اما این کندی هیچ ارتباطی با نقص ما در انجام وظیفه مان ندارد. اولا خود بحث ثبت اسناد کار بسیار دشواری است و طبیعی است که وظیفه داریم با دقت بسیار زیادی این کار را انجام دهیم . هر گونه اشتباه در تنظیم دقیق سند مشکلات بسیار زیادی برای همه طرفین به وجود می آورد. نکته دیگر این که ما طبق قانون موظفیم همه مفاد سند را در دفتر دفترخانه بنویسیم . خود این عملیات نوشتن به شکلی طبیعی سرعت کار را می گیرد.

عملیات ثبت سند، همان گونه که این دفتردار می گوید، کاری دشوار و پیچیده است . اعمال دقت در کنار ثبت دستی از سوی ثبات دفترخانه باعث کندی کار ثبت سند و در نتیجه باعث تاخیر در وقت مراجعان می شود.

تغییر قوانین

کارشناسان سازمان ثبت و کانون سردفتران با درک این نکته و پذیرش مشکلاتی که تاکنون در این زمینه وجود داشته ، همزمان با فراهم کردن امکانات لازم برای پیوستن به اتحادیه جهانی سردفتران ، اقدامات تازه ای را در دستور کار قرار داده اند. حاصل کار به گفته هادی معزالدینی ، رئیس هیات مدیره کانون سردفتران و دفتر یاران تلاش برای اصلاح قانون بوده است .

وی برای ورود به موضوع ابتدا تاریخچه ای کوتاه از روال تغییر قوانین و ثبت اسناد در ایران را چنین توضیح می دهد: «با تصویب قانون ثبت اسناد و املاک کشور در سال 1308، لزوم تاسیس دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم و تبدیل روابط اجتماعی مردم به روابط حقوقی احساس شد. در نهایت با تصویب این قانون دفاتر اسناد رسمی در سال 1316، ثبت معاملات و تنظیم اسناد مردم در دفاتر اسناد رسمی قوام یافت . در آن زمان ، اسناد تنظیمی در یک نسخه تنظیم و به ارباب رجوع ارائه می شد و تمام مفاد آن در 2جلد دفتر دفترخانه وارد و هر دو جلد نیز بایگانی می شد. در تدوین مجدد قانون دفاتر اسناد رسمی در سال 1354، برای کاهش بوروکراسی و صرفه جویی در وقت و با استفاده بیشتر از لوازم التحریر جدید، یک جلد دفتر موجود در دفترخانه حذف و اسناد در 2نسخه تنظیم می شد که یک نسخه به مراجعه کننده تسلیم و نسخه دیگر در دفترخانه بایگانی می گردید. ولی در هر حال کارمند باید تمامی مفاد سند را در دفترخانه با دست بنویسد که با گذشت بیش از 32سال از تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی و متحول شدن اسناد و قراردادها، مانند اسناد رهنی بانک ها و یا قراردادهای مشارکت مدنی ، درج تمامی مفاد سند در دفتر امکان پذیر نیست.»

وی در ادامه می افزاید: می توان همه این نکات را با رایانه و چاپگر تنظیم کرد، اما به موجب قانون ، این اسناد باید حتما به صورت دست نوشته در دفتر نوشته شود. این موضوع علاوه بر اتلاف وقت ارباب رجوع ، موجب بروز اشتباه در درج مطالب یا از قلم افتادن برخی از آنها می شود. در نتیجه برای جلوگیری از هرگونه اشتباه ، علاوه بر درج اسناد در دفتر مطالب ، سند باید دوباره از سوی 3کارمند مقابله شود تا احتمال اشتباه به حداقل برسد. اضافه بر این بد خطی برخی کارمندان هم ممکن است موجب بروز اشتباه شود. خصوصا در موارد تشابه اسمی یا کلمه ای مانند حسن و حسین و یا باید و نباید. اشتباه در این گونه موارد ممکن است استحکام سند را خدشه دار کند.

معزالدینی با برشمردن این موارد به تشریح شرایطی می پردازد که اولین گام ها برای تغییرات در این زمینه برداشته شد: از سال 80پس از دستور رئیس قوه قضاییه در برگزاری انتخابات کانون و تشکیل هیات مدیره مشکلات تنظیم سند، خصوصا جلوگیری از اتلاف وقت ارباب رجوع در برنامه کاری هیات مدیره قرار گرفت که در نتیجه علاوه بر بررسی همه جانبه در این زمینه هیات هایی نیز برای مطالعه و آموزش در زمینه های قوانین ثبتی به کشورهای فرانسه ، آلمان ، یونان ، الجزایر، مراکش و برزیل اعزام شد. در بررسی های به عمل آمده از قوانین این کشورها نتیجه گیری شد که در کشورهایی که دارای دفاتر اسناد رسمی هستند 2روش برای تنظیم سند وجود دارد. اول کشورهایی مانند فرانسه ، آلمان و ایتالیا هستند که در آنجا سند فقط در یک نسخه تهیه می شود و در دفترخانه بایگانی شده و فتوکپی برابر اصل به ارباب رجوع داده می شود. در کشورهای دیگری مانند الجزایر و مراکش نیز به جای درج تمامی مطالب سند، خلاصه ای از آن در دفتر قید می شود. لذا پس از برگزاری جلسات متعدد میان کارشناسان سازمان ثبت اسناد کشور و کانون سردفتران ، بررسی طرح اصلاح قوانین دفاتر اسناد رسمی به مجلس تقدیم شد. این اقدام به منظور تطبیق تشکیلات دفاتر اسناد رسمی با استانداردهای جهانی و پیوستن کانون سردفتران ایران به اتحادیه جهانی سردفتران ، پس از یک سال بررسی و کار کارشناسی ، اصلاح قانون دفاتر اسناد رسمی به مجلس شورای اسلامی ارائه شد و کلیات آن در کمیسیون قضایی مجلس به تصویب رسید.»

معزالدینی در ادامه می گوید: مطابق این طرح ، ثبت کلیه مندرجات سند در دفترخانه حذف و فقط خلاصه ای از سند در 2یا 3خط قید می شود. در نتیجه ثبت سند و تنظیم اسناد با سرعت بیشتری انجام گرفته و مردم در دفترخانه ها منتظر تنظیم سند نمی شوند.

همچنین مطابق این طرح ، دفتریار به عنوان قائم مقام سردفتر در دفترخانه انجام وظیفه می کند که در این صورت اگر سردفتر حضور نداشته باشد، قائم مقام می تواند کار مردم را راه بیندازد.

نکته دیگری که رئیس هیات مدیره کانون سردفتران و دفتر یاران بر آن تاکید می کند، تلاش برای ایجاد و راه اندازی مرکز اسکن اسناد در سرتاسر کشور است ، به گفته وی ، با راه اندازی چنین مرکزی در صورت هرگونه اتفاقی که به از بین رفتن اسناد در دفترخانه ها منجر می شود، تصویری از سند در مرکز اسکن باقی می ماند و مشکلی برای مردم پیش نخواهد آمد.

کارشناسان حقوقی بر این باورند که بازبینی در قوانین کنونی در ارتباط با ثبت سند می تواند به افزایش هر چه بشتر سرعت در تنظیم اسناد منجر شود، نکته ای که مورد توافق بسیاری از دست اندرکاران ثبت سند در کشور هم قرار گرفته است.

محمد کریم زاده ، کارشناس مسائل اجتماعی درباره اهمیت این تغییرات و تاثیر آن می گوید: هر سازمانی برای تاثیرگذاری بهتر بر مخاطبان خود نیازمند تغییراتی است . بخشی از این تغییرات متاثر از گذشت زمان به آن سازمان تحمیل می شود، بخشی نیز از دیگر تغییراتی تاثیر می پذیرد که در دیگر بخش های حیات اجتماعی رخ داده است . به عنوان مثال ، افزایش جمعیت باعث تغییرات گسترده در نحوه خدمات رسانی به افراد جامعه می شود. همین تغییر باعث می شود که الگوهای خدمات رسانی برای پاسخگویی به نیازها هماهنگ با شرایط روز، نیازمند نوسازی شوند. همین نوسازی است که لزوم افزایش نیرو و دیگر امکانات را به مدیران سازمان ها تحمیل می کند، چه آن که در غیر این صورت کار بدرستی پیش نرفته و خدمات رسانی با نقص ادامه می یابد. ایجاد تغییرات در بخشی از قوانین اداری نیز از همین منظر قابل توجیه است . به عبارتی ، اگر مدیران یک سازمان احساس کنند که قوانین اداری کنونی برایشان دست و پاگیر شده ، کاملا طبیعی است که دست به انجام تغییراتی در آن قوانین بزنند تا هماهنگ با شرایط روز، به پویایی هر چه بیشتر آن سازمان هم کمک کند.

معزالدینی ، رئیس هیات مدیره کانون سردفتران و دفتر یاران نیز در تشریح بخشی از فواید این طرح می افزاید: این قانون باعث صرفه جویی در وقت ارباب رجوع می شود. به نحوی که زمان تنظیم سند در نتیجه آن به یک پنجم کاهش پیدا خواهد کرد. در زمینه کاهش هزینه های دولت نیز که شامل تهیه و چاپ کاغذ دفاتر به صورت یارانه ای است ، کاهش قابل ملاحظه ای صورت خواهد گرفت.

دستیابی به افق های جهانی

انتظار می رود با تصویب این قانون در مجلس ، ثبت اسناد در کل کشور با سرعت بیشتری صورت گیرد و در نتیجه بسیاری از شهروندانی که به هر دلیل برای تنظیم اسناد خود به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می کنند، در زمینه کندی یا اختلال در ثبت مدارک خود مشکلی نخواهند داشت . این نکته و تغییراتی از این دست ، به گفته هادی معزالدینی رئیس هیات مدیره کانون سردفتران و دفتر یاران مقدمه ای برای پیوستن به اتحادیه جهانی سردفتران است.

وی با اظهار امیدواری نسبت به این که با تصویب اصلاح مواد مورد نظر از قانون دفاتر اسناد رسمی ، سال آینده ایران به عنوان هفتاد و هفتمین عضو اتحادیه جهانی سردفتران و دفتریاران پذیرفته می شود می گوید: اتحادیه جهانی سردفتران تقریبا به منزله یک سازمان ملل حقوقی مطرح است که 76کشور از 5قاره جهان در آن عضویت دارند. از زمان ارائه درخواست عضویت کشورمان در این اتحادیه ، رئیس کمیسیون بین المللی اتحادیه در یک سفر به ایران در راستای اطلاع رسانی خواستند که برای عضویت در اتحادیه جهانی سردفتران ، موادی از قانون دفتر اسناد رسمی ایران اصلاح شود. با توجه به این مطلب ، تلاش کارشناسان ثبتی و متخصصان کانون سردفتران در جهت بررسی مواد مورد نظر آغاز شد و نهایتا 8ماده از قانون دفاتر اسناد رسمی ، اصلاح و به مجلس شورای اسلامی تقدیم شد که در حال حاضر، لایحه اصلاح این 8ماده تحت بررسی قرار دارد.

اتحادیه جهانی سردفتران (UINL) که در سال 1948یعنی حدود 70سال قبل از سوی نمایندگان سردفتر 19کشور جهان در شهر رم تاسیس شد، یک سازمان غیر دولتی است که هدف از تاسیس آن ، ارتقای هماهنگی و توسعه حرفه و فعالیت های سردفتری در دنیاست . این اتحادیه 36عضو اروپایی ، 23عضو امریکایی ، 16عضو آفریقایی و 3عضو آسیایی دارد و جمهوری اسلامی ایران نیز مانند 19کشور دیگر درخواست عضویت خود را ارائه کرده است.

به گفته معزالدینی ، اتحادیه جهانی سردفتران با همکاری نزدیک با نهادهای سردفتری در دنیا تلاش می کند با شرافت و استقلال ، سردفتران را برای ارائه بهترین خدمت به اشخاص و جامعه تضمین کند.

وی می گوید: وظایف این اتحادیه عبارت است از افزایش توانایی سردفتران و بهبود موقعیت اجتماعی و اقتصادی آنان و ایجاد زمینه اعتماد و اطمینان در مردم نسبت به سردفتران که این امر باعث تضمین و تثبیت مالکیت ، تضمین سرمایه گذاری و امنیت اقتصادی در جامعه می شود. همچنین اتحادیه جهانی سردفتران به لطف فعالیت های بی شمارش ، خود را به عنوان مخاطب ممتاز دولت ها و سازمان های بین دولتی و هر آنچه به سردفتر مربوط می شود شناسانده است و با الهام گرفتن از اصول اساسی خود پیشنهادهای خوبی را در سطح بین الملل تدوین می کند و آنها را به سردفتران و قانون گذاران ارائه می کند. همچنین در سازمان های بین المللی ، از جمله سازمان ملل حضور دارد و شورای اقتصادی و اجتماعی سازمان ملل جایگاه مشورتی ویژه ای را به آن اختصاص داده است . این جایگاه در بند 71منشور سازمان ملل و قطعنامه 31/1996 هم تعریف شده است .کانون سردفتران و دفتریاران ایران برای نخستین بار درخواست عضویت در این اتحادیه را 2سال پیش به سازمان مربوطه ارائه کرد.

پیش به سوی کسب اعتبار جهانی

به گفته کارشناسان پذیرش عضویت ایران در اتحادیه جهانی سردفتران موجب پیدایش اعتبار جهانی برای اسناد رسمی تنظیمی در دفاتر ایران حداقل در 76کشور عضو اتحادیه خواهد شد. همچنین عضویت کشورمان موجب نزدیک شدن قوانین و مقررات حاکم بر اسناد رسمی در ایران با قوانین جهانی است که به قطعیت و جزمیت شیوه های تنظیم سند و جلوگیری از اشتباه ها منجر خواهد شد. از سویی ، عضویت ایران در اتحادیه مزبور موجب اعتماد سرمایه گذاران جهانی برای سرمایه گذاری در کشور خواهد بود که از ابعاد وسیع اهمیت اقتصادی برخوردار است . همچنین قبول عضویت ایران در یک اتحادیه جهانی قوی می تواند واجد آثار مثبت سیاسی و حقوقی در کشور باشد و موجب توسعه و رشد کشور شود.

حمیدرضا غریب