جراحی سیستم در 1/2 ثانیه

فناوری اطلاعات دارای روش‌هایی برای یکسان‌سازی ساختار سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌هاست. البته این یکسان‌سازی، به معنای هم‌شکل‌سازی نیست و هر اداره یا سازمان دارای روش کاری خود خواهد بود اما ورودی و خروجی‌ها استاندارد خواهد بود. این استانداردسازی و اصلاح روش‌ها نیز برعهده تحلیلگر است. تحلیلگر سیستم باید خواسته‌های نامحدود کاربران را با خلاقیت خود آنچنان شکل دهد که در قالب محدودیت‌های مدیر بگنجد و این پاسخی است به مشکل همیشگی علم اقتصاد که همان تخصیص منابع محدود به خواسته‌های نامحدود است.

‌ ‌داشتن ابزاری که بتواند دانش و محیط را با هم به‌کار گیرد یعنی برگ برنده در کسب و کار امروز و فناوری اطلاعات برگ برنده‌ایست در روزگار ما.

نکته: سیستم اطلاعاتی، سیستمی است که کالای مورد مبادله در آن اطلاعات است.

ابزار مورد نیاز

ابزار ساخت سیستم هرچه که باشد باید یک کلمه را در سیستم معنی ببخشد و آن کیفیت است.

اصلی‌ترین ابزار برای یک تحلیلگر، ارتباط است. یعنی مهارت در ارتباط باعث می‌شود که مشکلات سیستم حاضر را درک کرده و عوامل بروز آن را در سیستم بیابد. امروزه کارهای زیادی در تخصص‌های مختلف انجام می‌شود که سیستم‌های اطلاعاتی نیز به نوعی برآمده از این تخصص‌ها هستند. پس تحلیلگر به ارتباطی سالم و قوی نیاز دارد تا با تمام آنها ارتباط برقرار کند و این خود نیاز دیگری را نیز طلب می‌کند که آن دانش فراگیر است. با اینکه علوم بسیاری در این روزگار وجود دارند و حتی دانستن سطوح متوسط همه آنها نیز برای کسی ممکن نیست اما یک تحلیلگر باید با انواع علوم کاربردی در سیستم‌ها اطلاعاتی آشنایی داشته باشد و به نوعی در برخورد با هر سیستمی، با آن سیستم خود را رشد دهد و بنابر نیاز آن سیستم تغییر هویت علمی دهد. تحلیلگر باید بداند افراد در سیستم چه کار می‌کنند و با توانایی‌های آنها نیز آشنایی داشته باشد. باید بداند نقش هر شخص و وظیفه‌ای او در سیستم چیست، ورودی و خروجی کارها از چه جنسی است. همخوان‌شدن تحلیلگر با سیستم‌های موجود، زمینه ایجاد ارتباط بهتر را ایجاد می‌کند و این نشان‌دهنده این است که نیازهای خود تحلیلگر نیز زنجیروار به هم متصل هستند و خود تحلیلگر نیز زاده یک سیستم درونی است. پس نیاز به ارتباط و رشد علمی، استعداد همخوانی و کنترل را به عنوان نیازهای اولیه تحلیلگر نام بردیم. حال دو سوال: ‌ ‌

کدام روش؟

به عقیده هوریس کیوویچ در کتاب »طراحی و تحلیل سیستم«، مهندسان برای ساخت سیستم‌ها به روش‌ها و ابزاری نیاز دارند تا تضمین شود که سیستم‌ها به روش مناسبی ساخته می‌شوند. ‌ ‌

تحلیل سیستم در گذشته بسیار آسان بوده اما در یکی‌‌دو دهه گذشته کار به‌طور فزاینده‌ای سخت‌تر شد، چرا که در گذشته کارها بسیار آسان اداره می‌شد و سیستم‌ها تنها یک یا چند کار محدود انجام می‌دادند و رویه‌های آن نیز بسیار ساده و روشن بود. اما امروزه کمتر اداره و سازمانی پیدا می‌شود که تمام اجزا یک گردش کار را در خود جای نداده باشد و غیر از این، بسیاری از سازمان‌ها دارای ابعادی بسیار وسیع و تولیداتی با کیفیت‌های مختلف هستند که این خود رویه‌ها را در هم ضرب و پیچیدگی‌ها را به‌طور تصاعدی افزایش می‌دهد. در کنار تمام اینها حضور فناوری‌هایی مانند فناوری رایانه و شبکه‌های رایانه‌ای باعث شده است تا مرزهای جغرافیایی نیز در سازمان‌ها شکسته شوند و گاه تحلیلگر نیازمند آن است تا با چندین فرهنگ کاری مختلف نیز آشنا شود. به‌عنوان مثال کارخانه خودروسازی متشکل از کارگاه‌هایی در مناطق مختلف جهان دارای نیروی کارهای همان منطقه نیز است، اما برای تمام آنها نمی‌توان یک الگوی کاری کاملا مشابه درنظر گرفت. برای نمونه کارگران چینی علاقه‌مند به کار نامحدود در زمان‌های نامحدود و شیوه‌های پیمانکاری کارها هستند اما کارگران ژاپنی ممکن نیست حتی یک ساعت بیش از زمان استاندارد کار نمی‌کنند، پس تحلیلگر سیستم باید بتواند سیستم را آنقدر منعطف تعریف کند تا با تمام مشکلات کارایی خود را حفظ کند.

کدام ابزار؟

یکی از ابزارهای مورد استفاده در تحلیل، مدل‌سازی است ‌‌. با این ابزار تحلیلگر می‌تواند درک بهتری از سیستم داشته باشد و این ابزار به دلیل اینکه معمولا سیستم‌ها در یک فرآیند بزرگتر به نام فرآیند توسعه اصلاح می‌شوند، به‌عنوان دفترچه یادداشت مصور برای تحلیلگر عمل می‌کند.

یکی از بهترین و عمومی‌ترین نرم‌افزارهای مدل‌سازی سیستم نرم‌افزار ‌Rational Rose‌ است که می‌توانید از آن برای مدل‌سازی سیستم‌ها استفاده کنید. البته این نرم‌افزار برای تحلیل و مدل‌سازی نرم‌افزارها طراحی شده است و در مهندسی نرم‌افزارها مورد استفاده است. اما دلیل گستره کاربرد آن می‌تواند انتخاب خوبی باشد.‌ ‌ابزار دیگر روش و ابزار بهره‌وری است. این ابزار کمک می‌کند تا مدل‌ها را به سیستم‌های مفید کاری تبدیل کنیم. ابزار بهره‌وری هم خود یک ابزار است و هم از بسیاری روش‌ها و ابزار دیگر برای بهره‌وری استفاده می‌کند تا مفهوم کیفیت را پیاده‌سازی کند.

مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار

در حقیقت مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار یا BPR‌ (Business Process Reengineering)، بهترین ابزار برای جراحی سرپایی سیستم‌ها است. معمولا سیستم‌هایی که نیاز و یا امکان تحول بنیادی را داشته باشند متعدد نیستند، اما تقریبا تمام سیستم‌ها به مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار نیاز دارند. در سیستم‌های اداری و کاری امروزی هر سازمان باید یک دفتر تحول اداری داشته باشد تا بر نحوه تغییرات ساختاری سیستم نظارت و اعمال مدیریت کند. برای بهبود فرآیندهای کاری مهندسی مجدد یکی از بهترین گزینه‌هاست.

مدیریت ‌

برای اصلاح یک سیستم هزاران کار باید صورت گیرد اما هیچکدام از آنها خارج از چهار چوب مدیریت نیست و مدیر در یک تغییر بر سه فرآیند باید نظارت دقیق داشته باشد. 1 – تشخیص مساله 2– انتخاب راه حل 3– گنجانیدن این راه حل در نیازها و امکانات سیستم.

‌ ‌مدیر باید توجه داشته باشد که مدیریت بر سیستم باید نتیجه‌ای ملموس داشته باشد. یعنی سیستم خروجی باید درخور محیط کار خود باشد و نیز کاربران برای استفاده از آن زیاد به زحمت نیفتند. فرآیندی که مدیر باید برآن نظارت کند در شکل کلی شامل این مراحل می‌شود؛ انتخاب تجهیزات، طراحی فرآیندهای تجاری و بانک‌های اطلاعاتی جدید، نوشتن برنامه‌های جدید برای پشتیبانی، طراحی ماژول تست و تست سیستم در مراحل و شرایط مختلف. ‌ ‌

تیم کاری ‌

شاید بسیاری از کارها را بتوان به ماشین سپرد اما تقریبا هیچ ماشینی خلاقیت ندارد. سیستم‌ها ساخته فکر و ذهن افراد هستند و تیم‌های کاری تشکیل‌دهنده مادری واحد برای تولد سیستم‌های جدید. این سیستم‌ها باید شامل افرادی در تخصص‌های مختلف باشند که دارای مهارت‌های متفاوتی نیز هستند. انتخاب و مدیریت تیم‌های کاری، اصلی‌ترین و شاید مشکل‌ترین کار در طراحی سیستم باشد. ایجاد ارتباطاتی معنادار و قوی بین افرادی که دیگر مانند ماشین نیستند کار راحتی نیست اما با مدیریت می‌توان نتیجه کار را به راحتی کنترل کرد. ‌ ‌

متدلوژی چیست؟

مجموعه روش و ابزار را متدولوژی گویند. یک نمونه ساده از متدلوژی این است: پیشنهاد راه حل، ایجاد مشخصات سیستم، طراحی و ساخت سیستم. حال در میان این کارها از تحلیل استفاده می‌شود تا درک درستی از سیستم به وجود آید و در حقیقت نیازهای سیستم درحال ساخت قبل از اتمام مشخص شود. سیستم آینده (سیستمی که پس از این مراحل تولید می‌شود) می‌تواند یک سیستم کاملا متمایز و مستقل از کار و در عین حال یک سیستم تغییر یافته باشد که این کار روش بهتری برای ارتقای کارایی‌های معمول در سیستم‌های زنده است.

‌ ‌تغییر کلی در سیستم‌های زنده معمولا هزینه زیادی در بر دارد که ممکن است این کار هزینه‌ای بیش از کل سرمایه خود سیستم را طلب کند، پس تحلیلگران باید سیستم‌ها را برای مواقع تغییر منعطف کنند.

به بیان ساده، نمونه این کار این است که اگر خواستیم سیستم اتوماسیون اداره را تغییر دهیم کارهای شرکت بر زمین نماند و یک روش جایگزین برای مدت اعمال تغییرات در اختیار داشته باشیم.

نکته: سیستم زنده اصطلاحا به سیستم‌های درحال کار گفته می‌شود. ‌ ‌

این مقاله از کتاب ‌ System analysis and design‌ نوشته کیوویچ ‌ 1993 I.T -‌ برگرفته شده است. ‌

سعید نوری آزاد