مالک کسب و کار خود باشد به جای آنکه شما در تصاحب کسب وکار باشید!

قدمهای اجرایی برای سیستم سازی کسب و کار

کد خبر: ۱۳۲۴۶۶۹

در بخش اول از این مقاله به شما خواهیم گفت سیستم‌های کسب و کار چه ارزش هایی را برای کسب و کار شما ایجاد می‌کنند.. پیاده سازی سیستم‌ در کسب و کار یکی از بهترین کارهایی است که می‌توانید برای سازمان خود انجام دهید. این سیستم‌ها تنها در صورت طراحی صحیح، استفاده و همچنین نداشتن تأکید بیش از حد بر روند اداری که می‌تواند کسب وکار شما را به یک سازمان بوروکراتیک تبدیل کند، می‌توانند مزایای زیادی برای شما و کسب و کارتان داشته باشند.

راز رشد شرکتهای بزرگ چند ملیتی مثل مک دونالد، سیستم سازی است.

در این ادامه چندین مزیت برای سیستم سازی برای کارآفرینان و کسب و کارها بیان شده است:

1.کسب وکار شما تمام انتظارات مشتری را برآورده می‌کند و از انتظارات آنان پیشی خواهد گرفت.
2.کسب وکار شما هر بار نتایج با کیفیت یکسانی را تولید خواهد کرد.
3.کمک می‌کند کسب و کار شما به صورت یکپارچه رشد کند.
4.وقتی قرار است کسب و کارتان را بفروشید،‌ قیمت را بالاتر اعلام خواهید کرد.
5.پول را روی منابع ذخیره می‌کند و کمک می کند از هدر رفت منابع جلوگیری شده و منابع در راستای اهداف استفاده شوند.
6.نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد می‌کند و موفقیت های خود را به دفعات تکرار می کنید.
7.سیستم سازی عملکرد کارکنان را بهبود می‌بخشید.
8. هزینه‌های کسب وکار شما را کاهش می‌دهد و فعالیت های تکراری و دوباره کاری ها را حذف می کند.
9.کسب وکار شما به یک کسب و کار سازمان یافته تبدیل خواهد شد.
10.سیستم سازی سودآوری را افزایش می‌دهد.

جان سی. ماکسول (یکی از تاثیر گذارترین کارشناسان رهبری در جهان): در دراز مدت سیستم‌ها به شما اجازه می‌دهند میراثی را ایجاد کنید که در غیبت شما با موفقیت‌های پیشین به کار خود ادامه دهد.

سیستم سازی کسب و کار چیست؟

یک سیستمسازی واقعی یک شیوه اجرایی قابل اتکا و انعطاف پذیر برای انجام کارها ایجاد میکند که مشخص میکند چه کاری باید انجام شود و چگونه میتوان ان را در کمترین زمان،با بیشترین کیفیت و با بودجه تعیین شد انجام داد. وقتی یک کسب و کار سیستمسازی شود به صاحب کسب و کار وقت بیشتری برای تمرکز بر اهداف سازمان ، استراتژیهای رشد، بازاریابی و طراحی محصول میدهد.

هر کسب و کار یا فعالیت کسب و کار جدید برای یادگیری و توسعه برای اولین بار به زمان، تلاش، هزینه و حتی "نبوغ" فوق العاده‌ای نیاز دارد. اما هنگامی که این سیستم برای اولین بار توسعه یافت، از طریق آزمون و خطا سرانجام می‌تواند سیستماتیک شود تا جایی که فعالیت‌های کسب و کار توسط افراد عادی انجام شود.

تا زمانی که یک فعالیت کسب و کار سیستماتیک نشود، عمدتا در ذهن فرد تکنسین که می‌داند چگونه آن را انجام دهد وجود دارد. در نتیجه، نمی‌توان آن را کپی یا تکثیر کرد. اگر فرد تکنسین در آن‌جا نباشد، تجارت می‌تواند در نهایت متوقف شود.

برای پیشرفت یک کسب وکار یا کسب و کار، باید فراتر از اتکا به اصطلاح "تکنسین" که اکنون نیز مالک کسب وکار است، پیش روید.

وقتی سیستم دارید شما و کارکنانتان دقیقاً می‌دانید در سازمانتان چه می‌گذرد. همه شما می‌دانید که چه چیزی انتظار می‌رود و دقیقاً می‌دانید چه کاری باید انجام دهید و ... . عملکرد شما نیز بسیار کارآمد و سودآور خواهد شد.

همچنین یک ویدئوی یک ساعته رایگان با عنوان فرمول سریع سیستم سازی برای این موضوع وجود دارد که راهنمای خیلی خوبی خواهد بود.

الگوريتم سيستم‌سازي کسب و کار

الگوریتم سیستم سازی کسب و در واقع روشی است تا به کمک آن گام های سیستم سازی مشخص شود. بدین ترتیب از همان ابتدا خواهید دانست چه کارهایی باید انجام شود و چه نیازمندی هایی را از ابتدا در نظر بگیرید.

برای سیستم سازی کسب و کار ابتدا با ید یک روشی را مشخص کنیم تا به کمک آن گام های سیستم سازی مشخص شود. بدین ترتیب از همان ابتدا خواهید دانست چه کارهایی باید انجام شود و چه نیازمندی هایی را از ابتدا در نظر بگیرید. در ادامه ابتدا این گام ها را معرفی می کنیم و کمی آن هارا شرح میدهیم:

1.تعریف ارزشهای کسب و کار

-تعریف ارزشهای کسب و کار یکی از اولین و مهمترین گامهای سیستمسازی کسب و کار است. منظور از ارزشهای کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستونهای اصلی هویتش است. فرآیند تعریف این ارزشها می‎تواند بهصورت زیر باشد:

1.یک ایده را بیرون بکشید و آن را به بحث بگذارید.
2.اگر پتانسیل آن وجود دارد ایده را بنویسید و همچنان در مورد آن بحث کنید.
3.گامهای قبلی را تکرار کنید.
4.نتایج به دست آمده را با صدای بلند بخوانید.
5.برای اصلاح و بررسی اصطکاکها و تناقضات، ارزش‌ها را دوباره به بحث بگذارید.
6.برای یک هفته به لیست ارزش‌ها پایبند باشید و سپس دوباره آن را اصلاح کنید.

2.تعیین اهداف کسب و کار

-اهداف کسب و کار، اهداف استراتژيكي هستند كه مديريت شركت براي مشخص كردن پيامدهاي مورد انتظار و هدايت كاركنان تنظیم می‎كند. مزایای زیادی برای ایجاد اهداف استراتژیک وجود دارد. از جمله اینکه اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت می‎کنند، فعالیتها و وجود کسب و کار را توجیه می‎کنند، استانداردهای عملکرد را تعریف نموده و محدودیتهایی را برای پیگیری اهداف غیرضروری و ایجاد انگیزه های رفتاری فراهم می‎نمایند.

نحوه تدوین چشمانداز، ماموریت و اهداف استراتژیک

در ابتدا نياز است ماموريت و چشمانداز کسب و کار را تعيين کنيم. براي اين منظور 4 مطالعه انجام مي‌دهيم:

1.مطالعه اسناد بالادستي (قوانين، مصوبه‌ها، ابلاغيه‌ها و الزاماتي که بر ما اثرگذار است)
2.مطالعه ميداني (مصاحبه با مديران ارشد و موسس وبنايندگذار کسب و کار)
3.مطالعه تطبيقي (پنج کسب و کار داخلي و دو کسب و کار خارجي مشابه)
4.مطالعه کانوني

در کتاب سیستم سازی کسب وکار کاربرگ های مربوط جهت تدوین چشم انداز، ماموریت و تدوین استراتژی ارائه شده است.

3.کشف سیستمهای وضع موجود

-لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستمها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستمها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.

-یک نکته مهم دیگر که باید به آن توجه کنید این است که سیستمها در انواع کسب و کارها با ابعاد مختلف وجود دارند. در واقع شناسایی وضع موجود و دانستن اینکه در حال حاضر کجا قرار داریم و کسب و کار ما از چه سیستمهایی تشکیل شده است یک گام کلیدی است.

4.مدلسازی سیستمهای وضع موجود

-در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستمهای موجود بهتر است آنها را مدلسازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستمها با یکدیگر (ورودی و خروجیهای هر سیستم) و با موجودیتهای خارجی نمایش داده شود.

-منظور از موجودیت خارجی عناصر خارج از کسب و کار است که سیستمهای ما با آنها ارتباط دارند. برای مدلسازی ارتباط سیستمها با یکدیگر و با موجودیتهای خارجی میتوانید از نموداری تحت عنوان DFD یا نمودار جریان داده استفاده کنید.

در دوره جامع سیستم سازی کسب وکار با تمارین عملی DFD انجام خواهد شد.

5.استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم

-در این مرحله باید به سراغ جزئیات هر سیستم برویم یعنی فرایندهای هر سیستم را مشخص کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستم‌ها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرایندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبعیابی و ارزیابی تامینکنندگان است.

6.مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم

-در این مرحله بر اساس لیست فرایندهای استخراج شده در مرحله قبل باید فرایندهای کسب و کار خود را مدل کنید.

-یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. همین یک دلیل برای مدلسازی فرایندها کافی است.

7.تحلیل و بهبود فرایندهای موجود

-در این مرحله فرایندها را مورد تحلیل قرار میدهیم و فرایندهای دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلیشان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.

8.استخراج فرایندهای مطلوب

-در این بخش مشخص می‌شود کدامیک از سیستم‌ها و فرایندهای مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب وکار شما نیاز است هنوز در کسب و کارتان شکل نگرفته است. در این گام باید فرایندهای مطلوبی که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد شناسایی کرده و سپس بر اساس تکنیک اشاره شده در خصوص مدلسازی فرایندها (استاندارد BPMN2) نسبت به طراحی آنها اقدام کنید.

نیازی به سعی خطا و اختراع دوباره چرخ نیست !

در کتاب سیستم سازی کسب وکار لیست فرایندهای پیشنهادی بر اساس تحقیقات و تجارب اجرایی بسیار تهیه گردیده و در اختیار شما قرار گرفته است.

9.اجرا کردن سیستمها و فرایندها

-چند روش برای اجرای فرایندها و سیستمها وجود دارد:

روش اول تدوین روش اجرایی و دستورالعمل (راهنما) برای هر فرایند است. البته اجرای فرایندها در حالتهای غیرمکانیزه (تدوین روش اجرایی و دستورالعمل) مشکلاتی را برای کسب و کار شما به همراه خواهد داشت.
اجرای فرایندها بر بستر مکانیزه و فناوری اطلاعات، به آنها ضمانت اجرایی میدهد. یعنی امکان دارد برای فرایندهایمان راهنما نوشته باشیم و از پرسنل خود بخواهیم بر اساس آن راهنما عمل کنند ولی چه تضمینی میتوانیم بدهیم که واقعاً چنین اتفاقی می افتد؟

پیشنهاد می کنیم در وبینار خودکارسازی فرایندها با BPMS کسب وکار کنید. این وبینار را دارندگان کتاب سیستم سازی رایگان است.

10.پایش و کنترل سیستمها و فرایندها

-با طراحی شاخص و تعیین دوره‌های پایش، باید به اندازه‌گیری کارایی و اثربخشی فرایندها و سیستمها در دوره‌های زمانی تعیین‌شده پرداخت. با اندازه‌گیری کارایی، ورودی و مسیر اجرای فرایندها را پایش می‌کنیم و با اندازه‌گیری اثربخشی خروجی، و تأثیرات بلندمدت فرایند را ارزیابی می‌کنیم.

آکادمی سیستم سازی کسب و کار دوره آموزشی سیستم سازی را با سبکی متفاوت برگزار می کند. این دوره در قالب 30 وبینار آموزشی با فاصله یک هفته است. پیشنهاد نگاهی به این لیست این وبینارها و خدمات رایگان این وبینار بیاندازید.

ویژگی‌های خارق العاده این دوره

-مطالب این دوره طوری انتخاب شده‌اند که یک صاحب کسب و کار یا یک مشاور مرحله به مرحله و گام به گام، اقدامات لازم را انجام دهد و بتواند کسب و کار خود را سیستم سازی کند.

-این موارد را خودمان در کسب و کارهای خودمان و چندین کسب و کار دیگر اجرا کرده ایم و شاهد اتفاقات فوق العاده بوده ایم.

-مطمئن باشید آموزش ها اینقدر کاربردی و به زبان ساده هستند که شما هم بتوانید آنها را در کسب و کار خود آنها را اجرا کنید و شاهد اتفاقت بزرگی باشید.