سندهایی که دوباره زنده می‌شوند

صدیقه روحی، مدیرکل حفاظت و نگهداری، درباره این مجموعه می‌گوید: وظیفه اصلی آرشیو ملی، گردآوری، ساماندهی، تنظیم و پردازش، حفظ و نگهداری آرشیو اسنادی و در نهایت اطلاع‌رسانی آن به پژوهشگران و محققان است که از سوی مراکز مختلف، چه اشخاص و چه ارگان‌ها، به این سازمان ارجاع داده می‌شود. اداره‌کل حفاظت و نگهداری وظیفه حفظ و نگهداری، ضدعفونی مرمت، آسیب‌شناسی و رقمی‌سازی اسناد را به عهده دارد. البته انجام تمام این فرآیندها برای نسخ خطی معاونت کتابخانه ملی نیز به عهده این اداره کل است.

آرشیو ملی در ساختمان 17 طبقه گنجینه اسناد در اتوبان شهید حقانی قرار دارد. انجام تمام مراحلی که لازم است تا یک سند در شرایط مطلوب برای نگهداری به مخزن برسد، به طور کل در 4 بخش صورت می‌گیرد.

هر سند یا کتاب خطی که وارد ساختمان گنجینه اسناد ملی می‌شود، پیش از هر چیز باید ضدعفونی شود تا قارچ‌ها و باکتری‌های آن از بین برود. برای این کار اسناد را در مخزنی با گنجایش بیش از 180 جعبه آرشیوی قرار می‌دهند. در این مخزن ابتدا خلأ ایجاد می‌شود و بعضی از قارچ‌ها و باکتری‌های هوازی در اثر همین خلأ از بین می‌روند. پس از آن گاز اکسیداتیلن وارد سیستم می‌شود و سندها به مدت 7 ساعت داخل مخزن باقی می‌ماند. این همان گازی است که وسایل اتاق‌های جراحی بیمارستان‌ها را با آن ضدعفونی می‌کنند. چون این گاز به بافت کاغذ نفوذ می‌کند، اسناد را به مدت 2 روز در اتاق هوادهی که مکنده‌های قوی دارد و فشار آن منفی است، نگهداری می‌کنند تا باقیمانده گاز از کاغذ تخلیه شود.

بخش ضدعفونی یکی از ضروری‌ترین بخش‌هایی است که هر مرکز نگهداری از اسناد باید دارای آن باشد، اما جز سازمان گنجینه اسناد ملی هیچ مرکز دیگری در کشور ما چنین سیستمی را ندارد. مراکزی هم که اسنادشان را ضدعفونی می‌کنند، از روش‌های ساده‌تر و به عبارتی ناامن مانند پارا دی کلرو بنزن و تیمول استفاده می‌کنند. ضدعفونی‌کردن اسناد از این جهت اهمیت دارد که هم مانع روند فرسایش سندها به وسیله مواد آلوده می‌شود و هم مانع بروز مشکلات پوستی و بیماری‌های قارچی برای کاربران سندها.

ابوالفضل شریفی، مسوول بخش ضدعفونی، با 18 سال سابقه کاری در سازمان اسناد، یکی دیگر از وظایف این بخش را سمپاشی و از بین بردن حشرات می‌داند و می‌گوید: برای سمپاشی باید ابتدا زندگی حشرات و حیوانات مضر برای اسناد را بررسی کرد تا ماده‌ای موثر برای نابودی آنها به کار برد. ساختمان گنجینه اسناد جزو تنها مراکزی است که با حفاظت پیشگیرانه مانع از ورود حشرات موذی و جوندگان به ساختمان می‌شود.

آزمایشگاه‌های ساختمان گنجینه اسناد به 2 آزمایشگاه بیولوژی و شیمی تقسیم می‌شود. شهناز بهلولی، رئیس بخش آزمایشگاه، درباره نحوه کار و وظایف این دو بخش می‌گوید: در آزمایشگاه بیولوژی انواع آفت‌های بیولوژیک از طریق کشت بررسی می‌شوند. از این راه که کارشناسان خراشی روی بخش مشکوک به آلودگی وارد می‌کنند و آن را در ظرف‌های مخصوص به مدت 7 روز در دستگاه نگهداری می‌کنند. از روی کلنی تشکیل شده نوع قارچ و آلودگی را تشخیص می‌دهند. در آزمایشگاه شیمی، آفت‌های شیمیایی برطرف می‌شود. مثلا مرمت‌های غیر اصولی با چسب نواری یا مایع و سریش را از سند باز می‌کنیم، زیرا این مواد فقط با حلال‌های شیمیایی برطرف می‌شود.

سند پس از ضدعفونی‌شدن و آسیب‌زدایی در مسیر مرمت قرار می‌گیرد. در این بخش ابتدا برای هر سندی شناسنامه مرمتی شامل کاربرد آن (مانند فرمان، قباله ازدواج، وقفنامه و... )، تاریخ، دستنویس یا چاپی بودن سند و درصد تخریب، ثبت و نوشته می‌شود. پس از تهیه این شناسنامه، سند در صورت داشتن مرمت قدیمی باز می‌شود و سپس لکه‌زدایی و اسیدزدایی آن در آزمایشگاه صورت می‌گیرد. پس از آن کارشناسان بسته به نوع سند از مرمت خیس (چسب با حلال آب) یا خشک (با مواد شیمیایی) استفاده می‌کنند. در این قسمت، مرمتگران تمام تلاششان را می‌کنند تا لکه‌ها و آسیب‌دیدگی‌ها را با کمترین آسیب به اصالت سندها، ترمیم کنند. مثلا برای نقشه‌های بزرگی که پاره و مچاله شده‌اند، ابتدا با دستگاه‌های مخصوص چین و چروک نقشه را باز می‌کنند. بعد لکه‌ها را از بین می‌برند و تکه‌های جدا ‌شده را به هم می‌چسبانند. در نهایت نقشه را به چند قسمت مساوی تقسیم می‌کنند و بر پارچه‌های مخصوص نقشه می‌چسبانند تا هنگام باز و بسته کردن کاغذ تاخوردگی وجود نداشته باشد و به نقشه آسیبی نرسد و نگهداری‌اش نیز آسان شود.

در بخش مرمت جلد، اساس کار بر این است که تا حد امکان جلد اصلی کتاب مرمت شود. ولی در صورت آسیب‌دیدگی زیاد، تا حدی که قابل بازسازی نباشد، به شکل سنتی جلدهایی با طرح قدیمی و چرم‌های طبیعی می‌سازند. البته در صورت ساخت جلد جدید، معمولا از طرح قدیمی آن استفاده نمی‌کنند. زیرا باید برای تهیه هر جلد کلیشه‌های برنجی جدید خارج از سازمان ساخته شود و این کار هزینه مالی و زمانی زیادی ایجاد می‌کند. عبدالله فولادی ـ کارشناس ـ می‌گوید: معمولا کار مرمت کتاب، دوخت صفحات و تهیه عطف و مرمت یا تولید جلد در این قسمت صورت می‌گیرد. تعداد کارهای ارجاعی به این بخش چه از سوی سازمان‌ها و چه از سوی افراد حقیقی زیاد است، ولی تعداد متخصصان این بخش در برابر حجم کار کم است تا جایی که گاهی سازمان مجبور می‌شود از پذیرش مرمت اسناد جدید خودداری کند.

سندها و نسخ خطی در آرشیو ملی مرحله به مرحله می‌چرخند تا به بخش میکروفرم و اسناد دیجیتال برسند. در گذشته برای تهیه تصویر سندها از میکرو فیلم استفاده می‌شده، اما امروزه در دنیا، میکروفیلم‌ها به دلیل هزینه بالا، سیاه و سفید بودن، بالا بودن ضریب خرابی هنگام نگهداری کنار رفته و تنها کاربرد آن تهیه نسخه پشتیبان است. اگرچه تا پیش از اسکن‌های جدید مرکز بیش از 2000 فرم سند میکروفیلم شده داشته، ولی تمام این سندها باید مجددا با سیستم‌های جدید اسکن شوند. مسوولان بخش بنابر درخواست محققان یا نیاز سازمان‌ها تصویر اسکن شده نسخ و اسناد را تهیه می‌کنند و به اتاق تحقیق می‌فرستند.

اسماعیل حمیدی، کارشناس بخش میکروفرم، در توضیح نحوه تهیه اسکن از سندها می‌گوید: ما با دستگاه اسکنر در 2 حالت TIFF وJPEG اسکن سندها را تهیه می‌کنیم. وقتی سندی اسکن می‌شود، دیگر به هیچ وجه سند از مخزن خارج نمی‌شود و فقط اسکن‌ها را به محققان تحویل می‌دهیم.

این بخش بیشتر از سندها اسکن تهیه می‌کند و کتاب‌ها را به ساختمان کتابخانه ملی ارسال می‌کنند.

بعد از ساعت‌ها گردش در آرشیو ملی ایران به دلیل پایان وقت اداری ناچار به خداحافظی از مرمتگران و کارشناسانی می‌شویم که با کار خود، روحی دوباره در جان اسناد و کتاب‌های قدیمی دمیده و آنها را زنده می‌کنند.