تقویم‌هایی که از زمان جا مانده‌ است

در حوزه محتوا اما تفاوت محسوسی وجود ندارد، جز چند صفحه معرفی سازمان مربوطه که آن هم جزو نوآوری‌های چند سال اخیر محسوب می‌شود، بقیه محتوای تقویم که همان روزشمار به همراه درج مناسبت‌هاست، در همه سررسیدها یکسان و همان چیزی است که محصول محاسبات موسسه ژئوفیزیک دانشگاه تهران است. محتوای تقویم‌ها قاعدتا از هدف انتشار آنهاست. زمانی که انتشار تقویم سازمانی، هدف و کارکردی جز پیشکشی سازمان به کارکنان و افراد مرتبط با آن را نداشته باشد، نمی‌توان انتظاری جز این شکل از محتوا را داشت.

با این حال اما تقویم‌هایی که فقط حاوی روزشمار سال جاری‌ است، با توجه به رشد فناوری و وجود تقویم‌های بسیار پیشرفته در تلفن‌های همراه، عملا به یک دفترچه یادداشت تبدیل می‌شود و به این ترتیب فرصت بزرگی که در اختیار هر سازمان است، براحتی از دست می‌رود. تقویم‌ها را می‌توان هدفمندتر و کاربردی‌تر طراحی کرد؛ برای این کار ابتدا باید اهداف و برنامه‌های سازمان در سال جدید را مشخص کرد. انتخاب مخاطب هدف گام بعدی است. قاعدتا مخاطبان درون و برون‌سازمانی نیازمند محتوای متفاوتی در تقویم‌ها هستند.

شرح برنامه‌ها و اهداف سازمان طی یک سال، مشخص‌کردن وظایف هر بخش در فرآیند تحقق اهداف، جدول زمان‌بندی متناسب با جریان کار، درج وضع اقدامات در صفحات مجزا، اختصاص بخش‌هایی برای نگارش چالش‌ها و موانع و مشکلات پیش‌رو و کارهای صورت گرفته برای حل آنها، یادآوری کارهای متداول و ثابت هر مجموعه در روزهای خاص سال و... فقط می‌تواند قسمتی از محتوای تقویم‌های مناسب برای مخاطبان درون سازمانی را تشکیل دهد. علاوه بر این استفاده از مطالب آموزشی مرتبط با نوع فعالیت هر بخش، برای ارتقای سطح دانش سازمانی هم می‌تواند در میان صفحات تقویم دیده شود.

استفاده از وبگاه سازمان برای پشتیبانی تقویم نیز نقطه اتصال به دنیای صفر و یک را مهیا می‌کند. حالا اینجا فارغ از محدودیت‌های دنیای چاپ، عرصه‌ای برای ظهور و بروز خلاقیت‌های بیشتر فراهم است. به‌روزرسانی با توجه به رخدادهای پیش‌بینی نشده، تعامل افراد سازمان با یکدیگر، تکمیل محتوای آموزشی تقویم با ارجاعات مختلف، مشارکت در اصلاح اهداف، برنامه‌ها و... از جمله مواردی است که می‌توان در نسخه آنلاین تقویم در نظر گرفت.

اما تقویم مناسب با مخاطبان برون سازمانی نیز می‌تواند محتوایی متفاوت داشته باشد و با در نظر گرفتن انتظاراتی که از این مخاطب هدف وجود دارد، اطلاعات درج شده در تقویم را تهیه کرد. معرفی سازمان و شرح اقدامات و خدمات آن که جزو لاینفک این تقویم‌هاست. البته در این معرفی باید از معرفی‌های تکراری و یک شکل پرهیز کرد. خوب است با توجه به نیاز مخاطب به عملکرد سازمان و انتظاراتی که از آن در پیشبرد اهداف می‌رود، دست به معرفی هر بخش زد. از محتوای آموزشی متناسب با عملکرد سازمان و جالب برای مخاطبان برون‌سازمانی نیز می‌توان بهره برد. در شرکت‌های تولیدی، تقویم‌ها ظرفیت مناسبی برای تبلیغ به حساب می‌آید. اما چه خوب است که اطلاعات درج شده در تقویم‌ها از فرم تبلیغات مستقیم محصول خارج شود و بر اطلاعات عمومی مخاطبان در راستای محصول تولیدی بیفزاید.

واضح است مواردی که ذکر شد فقط پیشنهادهایی کلی برای تبدیل تقویم‌ها از دفترچه یادداشت به دفتر کار است. یک برنامه‌ریزی صحیح و استفاده از کارشناسان سازمان برای تهیه و تنظیم محتوای تقویم‌ها، می‌تواند جایگاه تقویم‌ها را به مرجع فرآیندهای سازمانی یا ابزار تبلیغی مناسب ارتقا دهد. پس بهتر است از همین امروز فکر تقویم سال 1394 باشیم تا از زمان عقب نیفتیم.

پیام آزادی

کارشناس ارتباطات و چاپخانه‌دار