نر‌م‌افزاری برای مدیریت اموال

همچنین در مواقعی که یکی از کارکنان قصد تسویه حساب دارد، اموال تحویل داده شده به ایشان را تحویل بگیرد یا در صورت نیاز هنگام بروز خرابی در اموال، آنها را با اموال جدید تعویض کند. این عملیات در برخی شرکت‌های کوچک به‌طور دستی انجام می‌گیرد و در صورتی‌که جابه جایی کارکنان و اموال تحویل داده شده به آنها زیاد نباشد، مشکل خاصی پیش نخواهد آمد؛ اما در صورتی که همین شرکت دارای کارکنان و اموال زیادی باشد یا حتی اموال کمی داشته باشد اما نقل و انتقال میان آنها زیاد باشد، مدیریت دستی آنها کاری وقت‌گیر و سخت خواهد بود. در بسیاری از این موارد چه بسا مشکلات و خطاهای زیادی نیز به‌وجود می‌آید و این‌گونه شرکت‌ها ترجیح می‌دهند هیچ‌گونه مدیریتی روی اموال خود نداشته باشند!

اگر کمی وسیع‌تر به این موضوع نگاه کنیم می‌توانیم به سازمان‌های بزرگی همچون پادگان‌های نظامی، شرکت‌های دولتی بزرگ و حتی دفاتر روزنامه‌ها همچون روزنامه جام‌جم اشاره کنیم! آیا می‌دانید در این سازمان‌ها تمام اموال، به‌طور کامل و دقیق مدیریت می‌شوند و آیا می‌دانید در برخی از این سازمان‌های بزرگ، چندین نفر مشغول مدیریت اموال به‌طور دستی هستند و با فرم‌های دست‌نویس اموال را به کارکنان تحویل می‌دهند، از آنها تحویل می‌گیرند و....؟ این هفته قصد داریم نرم‌افزاری را به شما معرفی کنیم که تمام شرکت‌ها اعم از کوچک و بزرگ و حتی سازمان‌های بسیار بزرگ با مجموعه‌ای از شرکت‌های زیرشاخه نیز می‌توانند به کمک آن به مدیریت الکترونیک اموال خود بپردازند.

نرم‌افزار قدرتمند Asset Manager، ابزاری با روش کار بسیار ساده و محیط کاربری آسان است که با بهره‌مندی از چند بانک اطلاعاتی مرتب و ساده شما را قادر می‌سازد براحتی اموال موجود در شرکت یا سازمان خود را مدیریت کنید. به کمک این برنامه می‌توانید مشخصات کاملی از اموال موجود را در بانک اطلاعاتی برنامه به ثبت برسانید، فهرستی از سازندگان اموال را در برنامه ثبت کنید، به ذخیره تغییر و تحولات و نقل و انتقالات صورت گرفته روی اموال بپردازید، مشخصات کامل کارکنان را به ثبت برسانید، ساختمان‌ها و مکان‌های مختلفی را که اموال شما در آنها قرار گرفته‌اند مشخص کنید (به‌عنوان مثال دفتر مرکزی، کارخانه، طبقات شرکت و...)، اموال را در موضوعات مختلفی دسته‌بندی و کارکنان شرکت را نیز در گروه‌های مختلفی سازماندهی کنید.

همان‌طور که گفتیم کار اصلی این نرم‌افزار مدیریت اموال است، پس یکی از مهم‌ترین بخش‌های موجود در آن نیز بخش ثبت کالاهای موردنظر است. این بخش که باعنوان Assets در نرم‌افزار تعریف شده است به شما این امکان را می‌دهد اطلاعات کاملی را از کالاهای خود به ثبت برسانید. اطلاعاتی همچون نام، نوع، محل قرارگیری، شرکت سازنده، نشان تجاری، مدل، شماره اموال، شماره سریال، وضعیت(در حال استفاده، ذخیره در انبار، قرض داده شده و ارسال برای تعمیر)، شرایط (جدید، دست دوم، خراب)، فرد تحویل گیرنده، تاریح تحویل، تاریخ خرید، شماره فاکتور خرید، نام فروشنده، تاریخ اتمام گارانتی، تاریخ سررسید جهت بازرسی دوره‌ای یا تعمیر دستگاه، توضیحات اضافه، فایل‌های پیوست و... برخی از اطلاعاتی هستند که هنگام ثبت یک کالا می‌توانید به آنها اشاره کنید.

از دیگر قابلیت‌های این نرم‌افزار، مدیریت بر کارکنان شرکت یا سازمان است. در بخش مدیریت کارکنان می‌توانید گروه‌های مختلفی را برای کارکنان تعریف و هریک از کارمندان، مهندسان و مدیران را در گروه‌های مربوط سازماندهی کنید. سپس اطلاعات دقیقی همچون نام و نام‌خانوادگی، تلفن محل کار، تلفن منزل، تلفن همراه، نشانی ایمیل، شماره کارمندی، سمت، گروه کاربری، اموال تحویل گرفته و... را به آن اختصاص دهید.

اگر توجه کرده باشید هنگام ثبت اموال، می‌توانید اطلاعاتی همچون نام فروشنده یا شرکت سازنده محصول را نیز به ثبت برسانید. به کمک این قابلیت هر زمان که محصول شما صدمه ببیند یا به‌ هر دلیل نیاز به تماس با فروشنده آن داشته باشید، لازم نیست در اسناد حسابداری خود به‌دنبال فاکتور خرید یا اطلاعات تماس فروشنده بگردید؛ چرا که براحتی می‌توانید اطلاعات کامل فروشنده اعم از نام، تلفن تماس، نشانی ایمیل، آدرس پستی، شهر، کدپستی و... را در بانک اطلاعاتی نرم‌افزار به ثبت برسانید تا در مواقع نیاز از آن‌ استفاده کنید. به این ترتیب اگر تعدادی میز برای شرکت خریده‌اید و پس از یک‌سال قصد دارید به همان فروشنده، میزهایی به همان شکل سفارش دهید براحتی می‌توانید اطلاعات تماس آن را پیدا کنید و با ذکر شماره فاکتور خرید، نام محصول و دیگر اطلاعات به ثبت رسیده در نرم‌افزار، سفارش جدید خود را ارسال کنید.

اگر جزو کاربران نیمه حرفه‌ای رایانه باشید، شاید پیش خودتان بگویید انجام این کارها بانرم‌افزارهایی همچون اکسل نیز امکان‌پذیر است چرا که فهرستی از اموال، کارکنان و سازندگان محصول را براحتی می‌توان در این نرم‌افزارها ایجاد کرد. اگر شما هم به همین مورد فکر کرده‌اید کاملا در اشتباهید ؛ چرا که برگ برنده این نرم‌افزار در قسمت گزارش‌گیری و جستجوی آن به چشم می‌خورد. چرا که شما را قادر می‌سازد به هر شکلی که مایل باشید گزارش‌های موردنظرتان را از اموال در اختیار بگیرید.

ـ تهیه گزارش از اموال تحویل داده شده به تفکیک نام کارکنان، محل قرارگیری (همچون طبقه سوم، کارخانه و...)، گروه‌های پرسنلی (همچون مدیران، واحد فنی، واحد فروش و...)، سازنده اموال، فروشنده، دسته‌بندی و...

ـ تهیه فهرست اموالی که تاریخ گارانتی آنها به پایان رسیده یا در حال اتمام است

ـ تهیه فهرست اموالی که تاریخ بازرسی دوره‌ای آنها فرارسیده است

ـ تهیه فهرستی از اموال با توجه به شرایط آنها (اموال نو، دست دوم، خراب)

ـ تهیه فهرستی از اموال با توجه به وضعیت آنها (درحال استفاده، قرض داده شده، ارسال شده جهت تعمیر و...)

ـ ارائه گزارش کامل از تغییرات و نقل و انتقالات صورت گرفته روی یک کالای خاص، اموال موجود در یک بخش (مثلا دفتر مرکزی یا واحد فروش)، اموال اختصاص یافته به گروهی از کارکنان (مثلا مدیران ارشد)، اموال اختصاص یافته به یک فرد خاص و...

ـ ارائه فهرست کامل کارکنان به فرمت‌های مختلف جزئی، کامل، همراه با عکس و بارکد شناسایی

ـ ارائه فهرست کامل سازندگان و فروشندگان محصولات به فرمت‌های مختلف

ـ ارائه فهرست کامل از اموال موجود در بخش‌های مختلف سازمان باقابلیت فیلترگذاری‌های متنوع

ـ قابلیت جستجو به‌دنبال یک کالای خاص با استفاده از نام کالا، نام فرد تحویل‌گیرنده، نام سازنده، شماره اموال، شماره فاکتور خرید، تاریخ خرید و دیگر اطلاعاتی که از کالا به ثبت می‌رسد

ـ قابلیت چاپ تمام گزارش‌ها و نتایج، با پشتیبانی از سرصفحه و پانویس جهت درج نام و اطلاعات شرکت به‌دلخواه

و صدها قابلیت دیگر، برخی از مواردی است که در بخش جستجو و گزارش‌گیری این نرم‌افزار طراحی شده است و می‌تواند بیش از 99 درصد خواسته‌های شما از یک برنامه کامل مدیریت اموال را برآورده کند.

این نرم‌افزار در 2 نسخه استاندارد و اینترپرایز قابل دانلود است که در نسخه اینترپرایز قابلیت استفاده تحت شبکه نیز وجود دارد.

همچنین این نرم‌افزار در تمام نسخه‌های سیستم‌عامل ویندوز قابل استفاده است و از زبان فارسی نیز هنگام ثبت اطلاعات و گزارش‌گیری پشتیبانی می‌کند.

برای دانلود نسخه محدود این نرم‌افزار می‌توانید به لینک‌های زیر مراجعه کنید: