پایگاه‌های داده در اوپن‌ آفیس

خوشبختانه، اوپن‌آفیس‌بیس2‌ ‌به‌سادگی پایگاه داده را تولید کرده و راه مناسب‌تری نسبت به صفحه‌های گسترده برای کنترل داده‌ها به ما می‌دهد. ‌ ‌

ایجاد یک پایگاه داده در بیس به دو بخش تبدیل می‌شود: نخست پیکربندی3‌ ‌آن و بعد، افزودن حداقل یک جدول به پایگاه.

انتخاب و ثبت پایگاه

برای ساختن یک پایگاه داده، از صفحه آغازین گزینه ‌Database‌ را انتخاب کنید. همین کار را می‌توانید از طریق منوی ‌

File -> New -> Database‌ انجام دهید. در هر کدام از این دو حالت، پنجره ویزارد دیتابیس باز خواهد شد: ‌ ‌

در گام نخست، شما سه گزینه خواهید داشت:

1– ایجاد پایگاه داده جدید: تولید یک پایگاه داده بر مبنای فرمت‌بندی ‌.HSQL‌

2– باز کردن فایل دیتابیسی که از قبل ساخته‌اید.

3– اتصال به دیتابیس موجود: می‌توانید به دیتابیس‌های دیگری که دارید متصل شوید. ‌ ‌

افزون بر فرمت‌های ‌MySQL‌ و ‌Oracle‌، اوپن‌آفیس از فرمت‌های دیگری مانند موزیلا، ‌Evolution‌، و دفترچه آدرس ‌KDE‌ نیز پشتیبانی می‌کند. همچنین می‌توانید از صفحه‌های گسترده به‌عنوان پایگاه داده استفاده کنید.

گام بعد درست به تصمیم شما در گام نخست بستگی دارد. اگر پایگاه داده جدیدی ایجاد کنید، از شما پرسیده می‌شود که آیا دیگر برنامه‌های اوپن‌آفیس می‌توانند از آن استفاده کنند یا خیر؟ درست نقطه مقابل آن، اگر یک پایگاه داده از پیش ساخته را باز کنید، مستقیما وارد محیط بیس می‌شوید و اگر بخواهید پایگاه داده با فرمت دیگری را انتخاب کنید، باید مسیر و اطلاعات دیگر برای دسترسی به آن دیتابیس را وارد کنید. ‌ ‌تنوع آنقدر زیاد هست که امکان بحث و بررسی تک تک موارد در این مقاله نمی‌گنجد، اما می‌توانید با کلیک روی گزینه کمک ‌(Help)‌ در گوشه صفحه، اطلاعات و دستورات لازم برای هر کاری که می‌خواهید بکنید را به‌دست آورید. ‌ ‌

تنظیم جداول

جداول ساختارهای پایه پایگاه‌های داده به‌شمار می‌روند. هرچند که ما را به یاد صفحه‌های گسترده می‌اندازند، اما به‌طور دیگری سازماندهی شده‌اند. در صفحه‌های گسترده، سلول‌ها جزو رکوردهای بزرگ‌تری هستند و یا خود به‌تنهایی شامل داده خواهند شد. اما جداول همیشه به‌صورت ردیفی ‌(Row)‌ از داده‌ها ذخیره می‌شوند. هر ردیف یک رکورد یکتا به‌شمار می‌آید و هر ستون، فیلدی جدا از یک رکورد است. ‌ ‌

وقتی یک پایگاه داده جدید می‌سازید، اوپن‌آفیس به‌شما گزینه تولید جداول به‌کمک ویزارد را هم می‌دهد. ویزارد گزینه‌های پیش‌فرض زیادی دارد (که همان ستون‌ها باشند) و می‌توانید از میان آنها انتخاب کنید. بدین ترتیب برای راه‌اندازی کارهای تجاری و شخصی، همواره یک دستیار کوچک اطلاعات را به‌شما یادآوری می‌کند. ‌ ‌

برای افزودن یک ستون به جدول پایگاه داده خود، کافی است یک فیلد را از ستون سمت چپ انتخاب و آن را به ستون سمت راست بیندازید. در این صورت جدول شما به‌طور خودکار تولید خواهد شد. ‌ ‌

اولین ورودی به ستون سمت راست، در واقع اولین ستون جدول نیز خواهد بود. می‌توانید با‌ کمک پیکان‌های بالا و پایین در سمت راست ستون فیلدهای انتخاب شده، ترتیب ستون‌ها را درست کنید؛ مثلا نام را قبل از نام خانوادگی بگذارید و شماره شناسنامه را بعد از آن.

با کلیک بر روی گزینه ‌Next‌، به مرحله بعدی می‌روید. در این مرحله، می‌بایست نوع فیلدهایی که انتخاب کرده‌اید را مشخص کنید. ‌ ‌

اطلاعاتی که برای هر فیلد4‌ ‌یا واحد اطلاعاتی لازم است وارد کنید، به‌صورت زیر است: ‌ ‌

1– اسم فیلد: که به‌خاطر انتخابی که در مرحله قبل داشته‌اید، احتمالا نیازی به تغییر این گزینه نخواهید داشت.

2– نوع: فرمت‌دهی داده در آن فیلد. مثلا نوع آن متنی باشد، عدد باشد، تاریخ و ساعت باشد، یا بله یا خیر باشد. ‌ ‌

3– الزام: مشخص می‌کند که پر کردن فیلد ضروری است یا می‌تواند خالی بماند. ‌ ‌

4– طول: حداکثر تعداد کاراکترهایی که در این فیلد می‌توانند قرار بگیرند. مثلا برای کدپستی، می‌توانید این میزان را به 10 حرف محدود کنید. ‌ ‌

در صفحه بعدی، شما کلید اصلی5‌ ‌را تعیین می‌کنید. آسان‌ترین انتخاب برای شما، ‌Auto-value‌ است. بدین ترتیب، هر رکورد همواره با یک عدد یکتا که با افزایش حجم جدول، عدد نیز بزرگ می‌شود، شناسایی خواهد شد. همچنین می‌توانید کلید اصلی را از یک فیلد، یا چند فیلد دیگر در همان جدول تولید کنید. ‌ ‌

و در صفحه آخر، نام جدول را وارد خواهید کرد و گام بعدی را انتخاب می‌کنید. وارد کردن رکوردها به پایگاه داده، یا ایجاد یک فرم. ‌ ‌

اگر فرمتی که برای پایگاه داده خود انتخاب کردید، دارای ویزارد نبود، می‌توانید در محیط بیس از طریق گزینه ‌Create Table‌ در حالت طراحی ‌(Design View)‌ به ایجاد جداول بپردازید. بقیه چیزها مشابه ویزارد است، جز این‌که خاطرتان باشد که فیلد بالایی، اولین فیلد پایگاه خواهد بود. ‌ ‌

گام‌های بعدی

در این مرحله، شما یک دیتابیس بسیار ساده، با یک یا چند جدول دارید. ممکن است بخواهید آنچه را که دارید ویرایش کنید یا جداول دیگری ایجاد کنید که تمام اینها ساده انجام خواهد شد. اما باید مدنظر داشته باشید که ایجاد پایگاه داده و جداول فقط ابتدای راهکار با بیس به‌حساب می‌آید. می‌توانید اطلاعات را از طریق بیس به‌نرم‌افزارهای دیگر اوپن‌آفیس منتقل کنید، همچنین می‌توانید به تولید فرم، کوئری و گزارش بپردازید. ‌ ‌

پی‌نوشت‌ها

 Database.1‌

‌ OpenOffice Base.2‌

‌ Configuration.3‌

‌ Field.4‌

‌ Primary Key.5