نگاهی به پورتال و جنبه های کارکردی آن

این روزها بسیاری از سازمانها از وب به منظور انتشار اطلاعات خود در مورد ارائه خدمات به مشتریان خود، اعضای پرسنل، مشتریان و غیره استفاده گستردهای میکنند. سازمان برای این که بتواند از عهده نیازهای گوناگون کاربران خود برآید، باید انواع اطلاعات و خدمات موجود خود را که میتواند برای کاربران مختلف خود فراهم کند، یکجا جمع کند و مطابق نوع تابعهای عملکردی خود روی وب ارائه کند.
به طور کلی، این بدین معنی است که اطلاعات و خدمات براساس نوع تقسیمبندی دپارتمانهای ارائه کننده خدمت گروه بندی میشوند و کاربر باید از قبل ذهنیاتی در مورد این که چه نوع اطلاعات یا سرویسی توسط کدام دپارتمان ارائه میشود تا بتواند بدون دردسر زیادی به اطلاعات و سرویس مورد نظر خود دسترسی پیدا کند.
بیشتر اوقات این امر امکانپذیر نیست. به خاطر این که کاربر ممکن است اطلاعات زیادی در مورد دپارتمانها و یا جایی که دپارتمانهای زیادی دارد نداشته باشد.
همچنین ممکن است انواع زیادی از سرویسها را ارائه کند که سرویس مورد نظر کاربر یک زیر مجموعه کوچک از آن خدمات باشد.
بنابراین کاربر با مشکل سرباز اطلاعاتی (information overload) مواجه میشود و پیدا کردن اطلاعات و سرویس مورد نظر خود را از بین آن همه اطلاعات و خدمات مشکل و دست نیافتنی میبیند.
از آنجایی که این رویه یعنی «بسیاری از سازمانها از وب به منظور انتشار اطلاعات خود در مورد ارائه خدمات به مشتریان خود ، اعضای پرسنل، مشتریان و غیره استفاده گستردهای میکنند مورد توجه همه سازمانها قرار گرفته است، لذا مشکل مذکور که کاربران هنگام دسترسی به اطلاعات و خدمت دست به گریبان آن میشوند، مستلزم یافتن یک راه حل اساسی است.
برای کاستن از مشکلاتی که توضیح داده شد، باید کاربرپسند بودن بهبود یابد و همچنین امکان دسترسی آسان به انواع مختلف اطلاعات و سرویسهایی که در وب قرار گرفته است برای کاربر فراهم شود. بدین منظور برپایی یک پورتال برای ایجاد کانال بین منابع گسترده اطلاعاتی و بسیاری از خدمات برای کاربران گوناگون در یک تعامل اثربخش و بهرهور، راهحل مناسبی به نظر میرسد.
چنانکه وقتی کاربر به عنوان یک عضو وارد پورتال میشود ، اطلاعات او شخصی شده باشد و خدماتی که مرتبط با علایق و خواستههای کاربر باشد طبق پروفایل به او ارائه گردد.

مزایای پورتال:
در واقع یک پورتال عملکردها و خصوصیات مطلوب زیر را پشتیبانی میکند:
1- اجازه به دپارتمانهای مختلف اطلاعاتی و ارائه کننده سرویس به منظور برپایی و بروزرسانی اطلاعات و خدمات خود مطابق پروفایل عمومی آنها  که مشخصا مربوط به گروههای مختلف کاربران است  و همچنین نیازهای خاص این گروهها در زمانهای معین.
2- ارائه خودکار اطلاعات و خدمات به کاربر طبق پروفایل او در زمانهای مشخص.
3- اجازه به کاربر برای انتخاب اطلاعات و خدماتی که مورد نظر او هستند و همچنین شخصیسازی (customize) ارائه آنها.
4- برپایی اطلاعات و خدمات، بیشتر از منظر کاربر تا راحتی ارائه دهنده خدمت.
5- پشتیبانی از امکان «ورود ساده» (single sign-on) به طوری که مرحله ورود ساده این اجازه را به کاربر میدهد تا بتواند به منابع اطلاعاتی و خدماتی گوناگون که توسط سیستمهای کاربردی مختلفی که به وسیله دپارتمانهای مختلف سازمان فراهم شده دسترسی پیدا کند.
از نظر فنی این امر میتواند با ابزار پیادهسازی سرویس Light  weight Directory Access Central Authentication Service , Protocol تسهیل شود.