پربازده‌ترین جلسات کاری حداکثر با ۸ نفر

به گزارش زومیت و به نقل از HBR، برگزاری جلسات کاری همیشه با مشکلات زیادی همراه است. یکی از چالش‌های اولیه که به سیاست زیادی نیاز دارد، آماده کردن فهرست افرادی است که به جلسه دعوت می‌شوند. تصمیم‌گیری در مورد این‌که چه افرادی باید حضور داشته باشند، کار آسانی نیست و بسیاری از مدیران می‌خواهند همه افراد خود را در جریان امور بگذارند. آنها فکر می‌کنند کسی نباید احساس کند نادیده گرفته شده است، به همین دلیل با طولانی‌تر کردن فهرست حضار، ناخواسته کیفیت جلسات را کاهش می‌دهند.

رابرت ساتون، استاد رفتارهای سازمانی در دانشگاه استنفورد، تحقیقاتی را ترتیب داد تا متوجه شود بهترین ابعاد برای گروه‌های دعوت‌شده به جلسات، جهت رسیدن به حداکثر بهره‌وری چیست. نتیجه تحقیقات او نشان می‌داد پربارترین جلسات فقط شامل پنج تا هشت نفر هستند. چرا؟ به نظر می‌رسد بهره‌وری جلسات پس از رسیدن به نقطه اوج، رو به کاهش می‌گذارد و کیفیت مباحثات پایین می‌آید. زمانی که مدیران، افراد زیادی را به یک جلسه دعوت می‌کنند همه افراد وقت و فرصت کافی به‌دست نمی‌آورند تا در گفت‌وگوها شرکت کنند، سخنرانی‌های باکیفیت و پرمفهوم، جای خود را به نظرات سطحی و بی‌فایده می‌دهد، اشتراک‌گذاری اطلاعات از مسیر اصلی (اولویت‌های مهم‌تر) منحرف می‌شود، کارمندان صداقت خود را از دست می‌دهند و غالباً محافظه‌کارانه صحبت می‌کنند و مباحث و تصمیمات سخت در دستور کار قرار نمی‌گیرد.

در نتیجه کارمندان به‌مرورزمان جلسات کاری را به‌عنوان رویدادهایی می‌بینند که آمادگی، مشارکت و عملکرد آنها را پایین می‌آورد. درواقع چرخه کاهش کارآیی از همین نقطه شروع می‌شود. از طرف دیگر گروه‌های کوچک حس صمیمیت بین افراد را افزایش می‌دهند و راه را برای بحث‌های معنی‌دار و مفید هموار می‌کنند. در این جلسات، افراد وقت بیشتری برای شنیدن ایده‌ها و درک چشم‌انداز یکدیگر دارند و با وضوح، صداقت و سازگاری عمل می‌کنند.