اصول اداره‌ شرکت‌های تک‌نفره

به گزارش زومیت و به نقل از INC، سه مبحث اصلی کسب‌وکار را برای مالکان شرکت‌های یک نفره به شرح زیر می‌توان ارائه کرد:

مشتریان را اولویت‌بندی کنید

به نظر موضوع کاملا واضحی است، اما به‌مرورزمان متوجه می‌شوید که اجرای این اصل کار آسانی نیست. لوی کینگ، مدیرعامل شرکت Nav که تجربیات خود را در این زمینه به اشتراک گذاشته، می‌گوید که در آغاز کار از مشکلات فروش به وحشت افتاده بود. گرچه روش تماس‌های تبلیغاتی را برای معرفی خدمات خود انتخاب کرده بود، اما حس می‌کرد نمی‌تواند با کسی تماس بگیرد.

او مکالمات سخت و طاقت‌فرسایی را شروع کرد و به کارش ادامه داد، تا زمانی که پیشرفت کمی در کارش حاصل شد. اما اینجا بود که چالش‌های واقعی یک کسب‌وکار تک‌نفره نمایان شد. او به‌عنوان تنها مالک و تنها کارمند شرکت، باید وظایف مختلفی را به عهده می‌گرفت: حسابدار، منشی، بازاریاب و مدیر. کینگ براحتی می‌توانست از تماس گرفتن با مشتریان بالقوه‌ جدید خودداری کند، با این توجیه که بتازگی مستندسازی و ثبت‌اسناد را برای یک ماه جاری به پایان رسانده است. اما می‌دانست که این بهانه‌ها واقعی نیستند. مسئولیت اصلی او این بود که همه‌ انرژی خود را صرف مشتریانی کند که در هرلحظه در دسترس بودند. در مورد شرکت او، این فرآیند از ساعت 9 تا 17 طول می‌کشید. مسائل دیگری نظیر حسابداری یا طراحی مجدد لوگوی شرکت، باید به تعویق انداخته می‌شد. تا زمانی که مشتریانی در دسترس بودند که به تماس‌های تبلیغاتی پاسخ می‌دادند، کینگ باید وقت خود را به این اولویت اختصاص می‌داد. شما هم نظم و انضباط در کارتان را توسعه دهید. بیش از هر چیز به فروش، خدمات مشتریان و تکمیل سفارش‌هایی که بابت آن پول دریافت کرده‌اید توجه کنید. کارهای دیگر را به ساعات غیراداری موکول کنید.

حسابداری و ثبت مدارک را به تعویق نیندازید

اغلب ما علاقه‌ای به این قبیل وظایف نداریم، اما به‌عنوان تنها مالک کسب‌وکار نمی‌توانیم از زیر آن شانه خالی کنیم. اجازه ندهید ثبت و تراز حسابداری شرکت، به پایان سال موکول شود. این کار اشتباه بزرگ و تقریبا متداولی است. گاهی به خودتان می‌گویید زمانی که چند سفارش دریافت کردید، همه‌ آنها را باهم ثبت می‌کنید. اما اتفاقی که رخ می‌دهد این است که شما هرگز برای پیگیری هزینه‌ها وقت کافی به دست نمی‌آورید و زمانی متوجه اشتباهتان می‌شوید که با کوهی از اعداد و ارقام ساماندهی نشده مواجه می‌شوید.

هرماه کلیه‌ امور حسابداری و بایگانی خود را چک کنید. گرچه حالت ایده‌آل این است که هفته‌ای یک‌بار بایگانی خود را مرتب کنید. همیشه به یاد داشته باشید جزئیات می‌توانند به قاتل پنهان کسب‌وکار شما تبدیل شوند، پس هر زمان که سفارشی را می‌پذیرید یا یک فرآیند اداری را تکمیل می‌کنید، جزئیات را با دقت ثبت کنید. به‌روز نگه‌داشتن حساب‌های شرکت، مزایای زیادی دارد ازجمله این که به‌سلامت کسب‌وکار خود اطمینان خواهید داشت. به‌علاوه می‌توانید کارایی جریانات نقدی شرکت را افزایش دهید و پیش‌بینی‌های مالی دقیق‌تری داشته باشید.

حفظ درآمد جاری شرکت

اگر شما تنها مالک و کارمند شرکت هستید، به این معنی است که کسب‌وکار شما هنوز مقیاس‌پذیر نیست.

به‌عبارت‌دیگر، پول زیادی در اختیار ندارید و از سمت درآمد و مشتریان آسیب‌پذیر هستید؛ زیرا نمی‌توانید براحتی مشتریان خود را جایگزین کنید. همیشه مراقب خط اصلی فروش و جریان درآمد شرکت باشید. برای ‌مثال اگر یک پیمانکار هستید و می‌توانید سه مشتری را اداره کنید، نباید حتی یک ماه را از دست بدهید؛ زیرا همین فرصت کم آسیب زیادی به کسب‌وکار شما وارد خواهد کرد.

اگر شرکت شما 30 برابر بزرگ‌تر از شرکت فعلی بود، شاید از دست دادن یک مشتری زیاد نگران‌کننده نبود. ممکن است تابه‌حال به این موضوع فکر نکرده باشید اما به‌عنوان مالک یک شرکت تک‌نفره، جذب یا از دست دادن تنها یک مشتری، تأثیر زیادی در موفقیت یا شکست کسب‌وکار شما خواهد داشت. تلاش کنید همه‌ خطوط پذیرش مشتریان را فعال نگه‌دارید. ظرفیت پذیرش سفارش‌ها را به حداکثر برسانید و حتی لحظه‌ای از آن غافل نشوید. اگر امروز سه مشتری دارید و می‌ترسید یکی از آنها ناگهان انتظارات جدیدی مطرح و شرکت شما را ترک کند، از همین امروز به دنبال مشتری چهارم بگردید. ظرفیت جدیدی برای مشتری چهارم به وجود آورید. ممکن است برای مدتی فشار کارها بیشتر شود، ولی حفظ امنیت کسب‌وکار شما ارزش این سختی‌ها را خواهد داشت. هرگز در خصوص خطوط مشتریان، بیش‌ازحد خوشبین نباشید، بلکه با تحلیل مداوم، واقع‌گرایی خود را حفظ کنید. اداره کردن کسب‌وکاری که همه‌ وظایف آن را خودتان به عهده‌ دارید، کار سخت اما هیجان‌انگیزی است. درست مثل‌این که بذری را کاشته باشید و جوانه زدن و رشد لحظه‌به‌لحظه آن را شاهد باشید، زمانی که پیشرفت کسب‌وکار را می‌بینید، ارزش آن را با تمام وجود درک می‌کنید. برای رسیدن به این هدف، باید زمان خود را عالی مدیریت کنید. روی سه حوزه‌ای که شرح دادیم با دقت تمرکز کنید و موفقیت را سریع‌تر از آنچه فکر می‌کنید، به دست آورید.