نرم‌افزار حسابداری بازرگانی چیست و چه مزایایی برای شرکت‌ها دارد؟

این وضعیت، کابوس شبانه بسیاری از مدیران شرکت‌های بازرگانی است که هنوز به روش‌های سنتی یا نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی عمومی متکی هستند. در دنیای تجارت که رقابت بر سر قیمت و سرعت است، نداشتن یک نرم‌افزار حسابداری که ماژول مختص بازرگانی داشته باشد، مثل شرکت در مسابقه دو با کفش مخصوص پیاده‌روی است!

حتی امکان دارد کالایی را امروز خریداری کنید، فردا قیمت ارز تغییر کند و پس‌فردا نیمی از آن را به ‌فروش برسانید. حال با توجه به این وضعیت، در پایان ماه، چگونه سود واقعی را محاسبه می‌کنید؟

این‌جاست که متوجه می‌شویم نرم افزار حسابداری بازرگانی، برای حل همین معما و جلوگیری ازبروز مشکل در چنین شرایطی، طراحی شده است؛ چرا که برخلاف سیستم‌های سنتی، یک سیستم حسابداری بازرگانی مدرن فقط ماشین‌حساب نیست؛ بلکه ابزاری است که جریان ورود کالا به انبار را تا لحظه فروش و وصول چک، ردیابی می‌کند تا شما دیگر نگران مغایرت‌های احتمالی نباشید.

نرم‌افزار حسابداری بازرگانی دقیقاً چیست؟

شاید بپرسید تفاوت یک نرم‌افزار حسابداری مخصوص شرکت‌های تجاری با یک نسخه عمومی چیست؟ پاسخ در یک کلمه خلاصه می‌شود: "موجودی".

برای مثال در شرکت‌های خدماتی، شما نگران انبار نیستید، اما در بازرگانی، انبار قلب تپنده شرکت است. هدف از طراحی این سیستم‌ها، یکپارچه‌سازی فرآیند خرید، انبار و فروش است تا نرم‌افزار مدیریت مالی شرکت‌ها بتواند به صورت خودکار، سود هر فاکتور را بر اساس روش‌های استاندارد مثل میانگین یا FIFO محاسبه کند.

پس تفاوت اصلی در این‌جاست: یک نرم‌افزار عمومی فقط به شما می‌گوید چقدر فروختید؛ اما یک سیستم حسابداری بازرگانی دقیقاً به شما می‌گوید که هر کالا با احتساب هزینه حمل، انبارداری و تخفیفات، چقدر برایتان آب خورده است و سود واقعی کجاست. در نتیجه حساب سود و زیان واقعی هر کالا مشخص می‌شود و مدیران مالی و حسابداران به راحتی می‌توانند در جهت افزایش فروش و سودآورزی شرکت، تصمیم‌گیری کنند.

کاربردها و ویژگی‌ها (مهم‌ترین قابلیت‌ها و امکانات)

قدرت واقعی زمانی آشکار می‌شود که اتوماسیون مالی وارد میدان شود. در یک نرم‌افزار حسابداری اتوماتیک، وقتی تیم فروش پیش‌فاکتوری صادر می‌کند، با یک کلیک به فاکتور تبدیل می‌شود، حواله خروج از انبار صادر می‌گردد و سند حسابداری آن ثبت می‌شود. این یعنی حسابداری فروش و خرید بدون دخالت دست انجام شده و خطای انسانی به صفر می‌رسد. همچنین قابلیت کنترل موجودی و انبار به شما هشدار می‌دهد که موجودی کالای پرفروش رو به اتمام است تا قبل از دست دادن مشتری، سفارش‌گذاری کنید.

قدرت واقعی یک نرم‌افزار حسابداری اتوماتیک زمانی مشخص می‌شود که فاکتور فروش صادر می‌شود و سیستم به طور خودکار سند خروج از انبار را می‌زند، سند حسابداری را ثبت می‌کند و موجودی را کسر می‌کند. بدون هیچ دخالت دستی! این یعنی خداحافظی با خطای انسانی در ثبت و مدیریت فاکتورها.

مزایا و فواید (چرا باید هزینه کنیم؟)

بزرگترین ضرر برای یک بازرگان، عدم اطلاع از سود و زیان واقعی است. بنابراین استفاده از یک ابزار حسابداری بازرگانی دقیق مثل فرداد، باعث کاهش خطاهای انسانی در حسابداری می‌شود؛ پس دیگر نگران نخواهید بود که یک صفر اشتباه، ترازنامه شما را بهم بریزد.

علاوه بر این، با کنترل جریان نقدی و مدیریت دقیق چک‌های دریافتی و پرداختی، همیشه می‌دانید چه زمانی پول نقد نیاز دارید. در نهایت، صرفه‌جویی در زمان و هزینه حسابداری به قدری چشمگیر است که هزینه خرید نرم‌افزار در همان ماه‌های اول، به حساب شما بازمی‌گردد.

همه این موارد گواهی بر این است که، در نگاه اول خرید یک نرم‌افزار مالی و حسابداری شاید صرفاً هزینه به نظر برسد، اما وقتی بدانید کاهش خطاهای انسانی در حسابداری چقدر از جرایم مالیاتی شما کم می‌کند، متوجه می‌شوید که این یک سرمایه‌گذاری پرسود است. مدیریت سود و زیان در لحظه، به شما اجازه می‌دهد قبل از اینکه دیر شود، جلوی ضرر کالاهای کم‌فروش را بگیرید و کالاهای پرفروش و پرتقاضا را نیز همیشه موجود نگه دارید.

بخش انتخاب و پیاده‌سازی (راهنمای خرید)

هنگام انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری برای شرکت‌ بازرگانی خود، فقط به قیمت نگاه نکنید. این یک اشتباه رایج هنگام تصمیم تهیه نرم افزار است.

در عوض، هنگام مقایسه نرم‌افزارهای حسابداری، از خود بپرسید: آیا این سیستم با رشد شرکت من سازگار است؟ اگر به دنبال مدیریت کسب‌وکار از راه دور هستید، حتماً به سراغ یک برنامه حسابداری تحت وب بروید؛ چرا که امکان دسترسی لحظه‌ای از هر مکانی را خواهید داشت. همچنین کیفیت پشتیبانی شرکت ارائه‌دهنده، مهم‌ترین معیار در روزهای بحرانی بستن حساب‌هاست. بنابراین موضوع دیگری که لازم است به آن توجه مضاعف داشته باشید، چگونگی پشتیبانی نرم افزار است.

امروزه برنامه حسابداری تحت وب جایگزین سیستم‌های قدیمی شده است؛ چون مدیر بازرگانی باید بتواند در سفر کاری هم با لپ‌تاپ خود گزارش‌ها را ببیند. در مقایسه نرم‌افزارهای حسابداری، فقط به قیمت نگاه نکنید؛ پشتیبانی مهم‌ترین فاکتور است. نرم‌افزاری که تیم پشتیبانی قوی نداشته باشد، در روزهای شلوغ پایان ماه شما را دست تنها می‌گذارد.

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

در نهایت، امروزه استفاده از ابزارهای مدرن دیگر یک انتخاب لوکس نیست، بلکه شرط بقاست. نقش نرم‌افزارهای حسابداری در دیجیتالی شدن کسب‌وکارها غیرقابل انکار است و با ظهور تکنولوژی‌های جدید، شاهد آینده حسابداری با استفاده از هوش مصنوعی خواهیم بود که حتی تصمیم‌گیری‌ها را نیز خودکار می‌کند. اگر می‌خواهید در بازار رقابتی بمانید، همین امروز برای ایجاد یک تحول در سیستم‌های مالی و حسابداری خود اقدام کنید.

دیگر دوران دفترهای کل، ماشین‌حساب‌های رومیزی و استفاده از اکسل به پایان رسیده است. آینده حسابداری با نرم افزارهای حسابداری هوشمند، استفاده از هوش مصنوعی و تحلیل داده‌ها گره خورده است. اگر می‌خواهید در بازار رقابتی امروز باقی بمانید، مجهز شدن به یک سیستم حسابداری بازرگانی قدرتمند، تنها راهی است که برای بقا در بازار امروزه، پیش‌روی شماست.

این مطلب تبلیغاتی و از سوی سفارش دهنده تهیه شده است و  مو سسه جام جم مسئولیتی درباره چارچوب و محتوای آن ندارد.