جای سیستم اصولی «مدیریت پروژه» در کسب و کار شما خالی ‌است!

در دنیایی که بیش از 60 درصد از سازمان‌ها، پروژه‌های خود را برون‌سپاری می‌کنند، جای خالی دانش «مدیریت پروژه» در میان مدیران سازمانی و حتی کارشناسان یک سازمان، بیش از پیش حس می‌شود.

بنابر نظرسنجی مؤسسه مدیریت پروژه PMI در سال 2020، تنها ۵۸٪ از سازمان‌ها از اهمیت و ضرورت وجود مدیریت پروژه در سازمان خود با خبر هستند. همچنین تنها چیزی حدود ۲۳٪ از شرکت‌ها از این دانش مطلع‌اند و از آن برای پیش‌برد بهتر اهداف کسب‌و‌کار خود بهره می‌برند.

چرا سازمان شما به مدیریت پروژه نیاز دارد؟

اهتمام به دانش مدیریت پروژه برای هر کسب‌و‌کار ضروری است؛ چراکه صحت آنچه که در نهایت از سوی کسب‌و‌کار شما به نام پروژه نهایی، محصول و یا خدمت، به مشتری تحویل داده می‌شود را تضمین می‌کند؛ ارزش خرید و یا صرف وقت و آشنایی را دارد و در نهایت اینکه کاربردی است.

از آنجا که کارفرمایان مختلف، اهداف استراتژیک متفاوتی نیز دارند و یک مدیر پروژه‌ی خوب، سبب مطابقت اهداف پروژه با اهداف استراتژیک کسب‌و‌کار می‌شود، پروژه‌هایی که مدیران پروژه برای آن‌ها اجرا می‌کنند باعث پیشبرد اهداف آن‌ها می‌شود. پس می‌توان گفت حضور یک مدیریت پروژه خوب بالای سر هر پروژه مهم است و دلیل اصلی آن شاید توجه به این نکته باشد که مدیریت پروژه، تضمین کننده صحت اجرای هر پروژه است.

شاید بهتر باشد با طرح چند پرسش، به سراغ پاسخ این سوال برویم که چرا «سازمان شما به مدیریت پروژه نیاز دارد؟»

1. ارتباط مستمر با مخاطب و یا مشتریان، برای سازمان شما از اهمیت بالایی برخوردار است؟

این دقیقا همان پرسشی است که یک مدیر پروژه موفق به خوبی از پس طرح آن و رفع مساله بر می‌آید، بله، یکی از اساسی‌ترین کاربردهای مدیریت پروژه، تاثیر چشمگیر بر ارتقا سطح روابط درون و برون سازمانی است. در یکی از مطالعاتی که به تحلیل دلایل عدم موفقیت پروژه‌های بخش مالی در کشور انگلیس پرداخته بود، شکست در ارتباطات، عامل اصلی عدم موفقیت ۵۷٪ از پروژه‌های مورد مطالعه خوانده شد.

2. به‌دنبال بهره‌وری بالاتر در تیم خود هستید؟

مدیریت پروژه، با استفاده صحیح از منابع و ایجاد سیستمی کارآمد، تیم را به سوی بیشترین بازدهی در کوتاه‌ترین زمان ممکن سوق می‌دهد.

3. جلب رضایت مشتری، در کسب و کارتان از اولویت‌ها است؟

حفظ مشتری، روشی تضمین شده در اجرای هر پروژه حین ارائه خدمات است. مدیریت پروژه با تاثیر کارآمد بر روی عملیات تولید محصول با کیفیت و یا ارائه هر خدمت، سبب افزایش میزان کیفیت و کارآیی متمرکز محصول و در نتیجه، افزایش احساس رضایت در مشتری می‌شود.

4. چرا مدیریت ریسک در موفقیت پروژه‌های سازمانی موثر است؟

مدیریت ریسک، فرایندی مهم در توسعه هر پروژه است و برای موفقیت پروژه بسیار ضروری است. پوشاندن ظاهر پروژه معیوب و نپرداختن به مشکلات و مسائل داخلی آن، ضرری است که بسیاری از شرکت‌ها پس از مشاهده نتیجه ناکارآمد پروژه، با آن روبرو می‌شوند.

خطراتی که یک مدیر پروژه خوب هرگز آن‌ها را نادیده نمی‌گیرد. در خصوص مسائل و مشکلات یک پروژه، مهم نیست که تأثیر مشکلات و رفع ‌آن‌ها تا چه حد زمان‌بر است، بلکه نکته مهم و ضروری این است که هر ریسکی باید در اسرع وقت و به درستی و با مدیریت پروژه تحلیل و بررسی شود.

5. پیش از هرچیز به‌دنبال بهبود روحیه تیم خود هستید؟

هر مدیر موفق، از تاثیر مستقیم بهبود روحیه تیم خود بر روند مثبت پروژه کسب‌و‌کار به خوبی آگاه است و با موفقیت مستمر و عملکرد مؤثر، تیم خود را به سوی مسیر کسب اعتماد به نفس بیشتر هدایت می‌کند. مدیران پروژه می‌توانند با تشویق تیم خود، الهام بخش آن‌ها ‌باشند و انگیزه اعضای تیم خود را با به‌کارگیری شیوه صحیح مدیریت پروژه حفظ کنند.

6. آیا برنامه‌ریزی می‌تواند عامل اصلی موفقیت یک پروژه باشد؟

 یک پروژه به طور موثر و از همان ابتدا، نیازمند یک برنامه‌ریزی صحیح و مدون است و برنامه‌ریزی به‌ بیان کلی، پایه و اساس هر پروژه موفق می‌باشد. با به‌کارگیری سیستم مدیریت پروژه، در اصل مرحله‌ برنامه‌ریزی را خود به خود در دل طبقات اجرایی سازی پروژه خود جای داده‌اید. برنامه پروژه شامل اهداف، دامنه و زمان‌بندی دقیق اجرای پروژه است. توجه داشته باشید که برنامه‌ریزی از کندی تیم شما جلوگیری کرده و مانع از تشریفات اداری و بی اهمیت می‌شود.

7. نیاز مشتری اولویت چندم شما است؟

اطمینان حاصل کنید که محصول نهایی پروژه شما با نیازهای مشتری‌های‌تان هماهنگ است، به تمام ذی‌اثران پروژه دید مشترک و واحدی از پروژه ارائه دهید و ریسک‌های پروژه را به سادگی و تنها با بهره‌گیری از مدیریت پروژه از قبل بررسی و بازبینی نمایید.

8. منظور از کنترل کیفیت در مدیریت پروژه چیست؟

اینکه هر پروژه در زمان از پیش اعلام شده آماده شود و به موقع به پایان برسد، از اولویت‌های برنامه‌ریزی و وظایف مدیر پروژه است. برنامه‌ای که در صورت اجرایی نشدن و یا حتی دیر اجرا شدن، بار سنگینی را بر دوش مدیر پروژه خواهد گذاشت. اما نکته اصلی، بررسی دلایلی است که سبب دیرکرد در اجرای مراحل پروژه می‌شوند. در سیستم مدیریت پروژه، با استفاده از روش‌هایی مانند متدولوژی Agile می‌توان مرحله‌ای مجزا جهت بررسی و آزمودن در هر بخش از پروژه در نظر گرفت و این امر مانع از تاثیر موارد مخرب بر کیفیت و کاربرد محصول ارائه شده خواهد شد. مدیریت صحیح پروژه همچنین مزیتی مانند ایجاد قابلیت کنترل زمان‌بندی و منابع پروژه را به همراه دارد.

تمام این موارد و هزاران پرسش و پاسخ دیگر، دلایل قانع کننده و منطقی برای سوق بازار کسب و کارتان به سوی تجربه نظم، اطمیان، اثربخشی و تولید فزون‌تر، تنها با به‌کارگیری اصول مدیریت پروژه است.

شرکت مهندسی مشاور پیشرو مدیریت پیران (PMPiran) با به‌کارگیری متخصصان و کارشناسان خود در 2 حوزه «مشاوره» و «آموزش»، آماده ارائه خدمات مرتبط با آن و سایر حوزه‌های تخصصی مدیریت پروژه می‌باشد. برگزاری دوره‌های آمادگی‌ آزمون‌های معتبر بین‌المللی از جمله PMP، ACP، PBA و دیگر مدارک معتبر بین‌المللی این حوزه نیز از جمله خدمات اصلی شرکت آموزش مدیریت پروژه PMPiran می‌باشد.

برای مثال، در دوره آمادگی آزمون PMP مفاهیم اصلی مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK 7th  Edition که منبع اصلی آزمون PMP  می‌باشد، آموزش داده می‌شود. همچنین به منظور آمادگی آزمون PMP با موضوعاتی همچون انواع سوالات، محیط تحت وب آزمون (شبیه‌ساز آزمون PMP)، نحوه تکمیل اپلیکیشن، نحوه ثبت نام در آزمون PMP و پرداخت هزینه آزمون، محل‌های برگزاری آزمون PMP، نحوه برگزاری و تمامی مسائل مرتبط با این آزمون بین‌المللی نیز آشنا خواهید شد.

همراهی تا آخرین مرحله یعنی قبولی در آزمون PMP و دریافت مدرک PMP  نیز از اولویت‌های شرکت مهندسی  مشاور پیشرو مدیریت پیران می‌باشد.

مزایای شرکت در دوره‌های آمادگی آزمون شرکت PMPiran

• برگزاری کلاس‌ها با ظرفیت حداکثر 12 نفر
• آمادگی کامل با شرایط آزمون
• پیگیری‌های مداوم و همراهی همه‌جانبه اساتید تا کسب موفقیت در آزمون‌های مدیریت پروژه
• عدم دریافت هزینه جهت مشاوره در تکمیل اپلیکیشن ثبت‌نام و تعیین زمان آزمون
• ارائه جزوه پرینت‌شده به افراد دوره‌های حضوری و امکان ضبط صدای کلاس
• امکان حضور در کلاس جبرانی در صورت عدم حضور در یک جلسه
• کسب دانش و مهارت کافی برای قبولی در آزمون
• آموزش کامل منابع لازم آزمون
• ارزیابی قطعی پیش از شرکت در آزمون، توسط تست‌های شبیه‌ساز آزمون
• آشنایی کامل با محیط آزمون، به کمک نرم‌افزار شبیه‌ساز آزمون
• امکان دریافت مدرک فنی حرفه‌ای پس از شرکت در دوره‌ها

گردآوری: شرکت مهندسی مشاور پیشرو مدیریت پیران (PMPiran)