مدیریت از همه جا

بیشتر مدیران پروژه که اعضای گروه آنها در مکان‌های مختلفی از لحاظ جغرافیایی قرار دارند، با مشکلات متعددی در زمینه برقراری مشارکت صحیح بین اعضای گروه و اتمام بموقع کارهای محوله روبه‌رو هستند.

هرکس که به‌عنوان مدیر پروژه فعالیت کند، به طور ایده‌آل می‌خواهد کل پروژه در زمان تعیین شده یا در شرایط مناسب‌تر قبل از فرا رسیدن موعد تحویل، آماده شده باشد.

اگر شما مدیر پروژه‌ای هستید که در تهران فعالیت می‌کنید و اعضای گروه شما در مشهد، اهواز یا تبریز قرار دارند، به طور قطع دشواری‌هایی را خواهید داشت تا بتوانید اعضای گروه‌تان را مدیریت کنید.

درحالت ایده‌آل، بیشتر مدیران پروژه می‌خواهند با اعضای گروه خود ارتباطات معمول و عادی داشته باشند که این ارتباطات اصولا در طول روز و اغلب در محیط کار اتفاق می‌افتد. ولی زمانی که اعضای دخیل در پروژه در موقعیت‌های جغرافیایی مختلفی قرار گرفته‌اند پیش‌بردن پروژه به یک چالش بسیار بزرگ برای مدیران تبدیل خواهد شد.

افزون بر این که آنها وظیفه دارند کارهای خود را در فواصل مشخص شده مدیریت کنند. برخی از این کارها به پایان یافتن کارهای دیگر وابسته است بنابراین تکمیل فعالیت اول بسیار مهم است.

برای یاری‌رساندن به این مدیران در اعمال موثر و موفق مدیریت، بسیاری از شرکت‌های نرم‌افزاری، ابزار و نرم‌افزارهایی را توسعه دادند که در زمینه مدیریت وظایف محوله نیز کمک می‌کند.

این ابزار و نرم‌افزارها تمام قابلیت‌هایی که یک مدیر پروژه نیاز دارد تا بتواند کار خود را به‌طور صحیح انجام دهد، در خود جای داده ‌است.

در صورتی که اعضای گروه تحت سرپرستی شما در فاصله نزدیک به شما باشند و بتوانید از نزدیک با آنها در ارتباط باشید، می‌توانید به وسیله هر نرم‌افزار مناسبی، کارهایشان را بخوبی مدیریت کنید ولی اگر اعضای پروژه در جاهای دیگر پراکنده باشند، مدیران مجبور هستند از ابزار آنلاین بهره بگیرند تا بتوانند پروژه را در هر مرحله پیگیری کرده و به کارها رسیدگی کنند. همچنین مدیران پروژه می‌توانند از ابزار مدیریت آنلاین پروژه استفاده کنند و کارهای مورد نظر را به افراد مناسب محول کنند.

همچنین یک مدیر پروژه می‌تواند یک وضع به‌روز از فعالیت‌های در حال انجام را با استفاده از ابزار مدیریت آنلاین در اختیار داشته باشد البته اگر احساس کردید ابزار مدیریت آنلاین فقط به‌وسیله مدیر پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد، سخت در اشتباهید! در واقع ابزار مدیریت آنلاین مورد استفاده اعضای گروه پروژه نیز هست. اعضای گروه باید در هر شرایطی میزان پیشرفت کارهای خود را به اطلاع مدیر پروژه برسانند که با استفاده از ابزار مدیریت آنلاین، می‌توانند براحتی گزارش کار خود را به‌روزرسانی کنند. مدیران پروژه معمولا می‌خواهند در هر مرحله‌ای بدانند کدام کارها انجام شده و کدام‌یک درحال انجام است و پروژه چه میزان پیشرفت داشته است.

قابلیت خوبی که در این‌گونه نرم‌افزارها وجود دارد، اعلام هشدار در زمان‌های تعیین شده است. در بیشتر زمان‌ها دیده شده که مدیران، جلسات یا اتفاقات مهمی را از دست داده‌اند. این نرم‌افزارها، سیستم هشدار دارند که به مدیران کمک می‌کند تا جلسات و اتفاقات را به یاد آورند.

مدیر پروژه باید به وسیله افزودن کارهای مورد نیاز و مرتب‌کردن آنها به ترتیب اهمیت و اولویت در طول چرخه حیات پروژه، زمان‌بندی واقعگرایانه‌ای به مدیران سطح بالاتر و همچنین کارفرمایان ارائه کنند. افزون براین آنها باید بتوانند کارایی و بهره‌وری پروژه را تحلیل کنند.

جدای از اجرای صحیح پروژه و برطرف‌کردن کامل نیازهای کارفرما، مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که پروژه در زمان تعیین شده به پایان خواهد رسید. مدیریت زمان یک بحث بسیار حیاتی در هر پروژه‌ای است مدیران پروژه باید در طول اجرای پروژه، اعضای گروه خود را درباره ضرب‌الاجل‌ها و نقاط عطف پروژه آگاه کنند که این کار به طور معمول از طریق ارسال ایمیل انجام می‌گیرد. هنگامی که یک کار در مکان‌های جغرافیایی مختلف انجام می‌شود، یک مدیر به ابزاری نیاز دارد تا بتواند به‌وسیله آن، خطوط زمانی و زمان‌بندی‌های خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارد.

ابزار یا نرم‌افزارهای کاربردی مدیریت آنلاین همچنین می‌تواند همانند یک نرم‌افزار داشبورد (Dashboard) یک واسط کاربری بلادرنگ باشد که معمولا در یک صفحه جای داده می‌شود و اطلاعات آن بسادگی قابل مطالعه است.

این واسط یک شمای گرافیک از وضع فعلی و همچنین پیشینه شاخص‌های کلیدی بهره‌وری یک سازمان را نمایش می‌دهد که استفاده از آن می‌تواند اتخاذ تصمیمات لحظه‌ای و البته آگاهانه را ممکن کند. اگر شما یک مدیر هستید و تلاش می‌کنید، مدیریت موثری روی منابعی که در نقاط مختلف پراکنده شده‌ داشته باشید، باید از نرم‌افزارهای مدیریت آنلاین بهره ببرید؛ چرا که می‌تواند برای تحت کنترل درآوردن تمام منابع بسیار مفید باشد.

هنگامی که شما برای خرید یک نرم‌افزار جدید برنامه‌ریزی می‌کنید، نیاز دارید برای استفاده از آن آموزش‌هایی ببینید. این گونه آموزش‌ها در اغلب موارد به‌وسیله شرکت‌های نرم‌افزاری ارائه می‌شوند که آن نرم‌افزارها را توسعه داده‌ است.

البته این روزها بیشتر نرم‌افزارها را می‌توان به‌صورت مستقیم و براحتی درک کرد و کارایی آنها را فهمید. مدیران پروژه‌ معمولا خودشان برخی آموزش‌های نرم‌افزار را می‌بینند سپس به اجرای آن اقدام می‌کنند.

در زمان فعالیت روی پروژه‌ها، مدیران باید مسائل بیشتری را درباره نرم‌افزار یاد بگیرند ؛ زیرا آنها هستند که مسئولیت شرح قابلیت‌های نرم‌افزار را به اعضای تیم توسعه و افرادی که قرار است در آینده از آن نرم‌افزار یا ابزار استفاده کنند، به عهده دارند.

این آموزش‌ها می‌تواند هم به صورت آموزش گرفتن از یک معلم باشد و هم به وسیله کار با نرم‌افزار و دریافت تجربه‌های شخصی انجام شود. برای انتخاب یک ابزار مدیریت آنلاین پروژه نکاتی باید در نظر گرفته شود.

این ابزار باید مدیریت اعضای گروه ازجمله افزودن اعضای جدید، حذف اعضای ناکارآمد و مدیریت اختیارات همه افراد دخیل را برای مدیر پروژه آسان کند. باید بسادگی بتوان مسائل و کارهای مرتبط را اضافه کرد، تغییر داد یا حذف کرد.

یک ابزار مناسب حتی می‌تواند قابلیت افزودن وظیفه از طریق ایمیل را نیز در خود داشته باشد. از دیگر قابلیت‌های ابزار مدیریت آنلاین، ارائه گزارشی کلی از وضع پروژه به اعضاست و این که اعضا بتوانند جزئیاتی درباره پروژه نوشته و مستند کنند یا براحتی، چیزی را که می‌خواهند در آن جستجو کنند.

محمدحسین کردونی