نرم افزار کنترل تردد بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب

 نظم و حضور به موقع کارمندان در محل کار از مهمترین فاکتور‌های موثر بر بازدهی سازمان‌ها بشمار می‌رود. از این رو استفاده از ابزارهایی برای نظارت و مدیریت بر تردد و حضور پرسنل در محل کار از اهمیت زیادی برخوردار است. اما انتخاب یک سیستم کارآمد که پاسخگوی تمامی نیازهای سازمان باشد، کار چندان ساده‌ای نیست و نیاز به تحقیق و بررسی دارد. اما آیا در یک مجموعه کوچک به عنوان مثال یک کارگاه شیرینی پزی، با کمتر از 10 پرسنل و تنها یک شیفت کاری، نیاز به استفاده از سیستم کنترل تردد با پیچیدگی‌های سیستم مورد استفاده در یک سازمان بزرگ با تعداد پرسنل زیاد و چندین شیفت کاری است؟ پاسخ ما به این سوال به عنوان یکی از فعالین حوزه سیستم کنترل تردد و نرم افزار حضور و غیاب منفی است. در واقع هر مجموعه با توجه به تعداد پرسنل، سطوح مختلف شیفت کاری ( شیفت آزاد، شیفت چرخشی، شیفت بدون مرز و...)، نیاز یا عدم نیاز به تعیین سطوح دسترسی نیاز به تهیه سیستم مورد نظر دارند.

 نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه چیست؟

از این سیستم نرم افزاری برای ثبت و مدیریت داده‌های تردد پرسنل بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب می‌توان استفاده کرد. این نوع از نرم افزارها بسته به نسخه مورد استفاده ( ویندوز یا آنلاین) بر روی سیستم کامپیوتر یا فضای ابری نصب می‌شوند. بنابراین در یک مجموعه کاری با تعداد پرسنل محدود استفاده از یک نسخه نرم افزار حضور و غیاب رایگان، امکان ثبت و مدیریت ترد پرسنل را فراهم می‌آورد. به عنوان مثال در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم نسخه پایه با امکان دسترسی رایگان، علاوه بر امکان تعریف 50 پرسنل تا سه سطح شیفت کاری می‌توان تعریف کرد. در برخی از کسب و کارها به منظور کاهش هزینه‌ها اقدام به طراحی لیست حضور و غیاب در اکسل نموده و با وارد کردن اطلاعات اشخاص متناسب با سمت هر شخص و کد پرسنلی وی به ثبت اطلاعات می‌پردازند تا در نهایت اطلاعات را مورد پردازش قرار دهند.

 مزایای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب بدون دستگاه چیست؟

مهمترین مزیت استفاده از نرم افزار کنترل تردد رایگان، صرفه جویی در هزینه‌ها و عدم نیاز به پرداخت هزینه برای خرید دستگاه حضور و غیاب است. همچنین در صورت استفاده از نسخه‌های تحت وب یا اپلیکیشن اندروید امکان ثبت خود اظهاری، درخواست مرخصی و .. برای پرسنل فراهم می‌شود و براحتی می‌توانند علاوه بر ثبت تردد موارد فوق را از طریق گوشی تلفن همراه خود انجام دهند. همچنین در صورت نیاز مجموعه ( افزایش تعداد پرسنل یا نیاز به تعریف شیفت‌های کاری متعدد) امکان ارتقا نرم افزار وجود دارد که در این صورت علاوه بر ارتقا نرم افزار، نیاز به تهیه دستگاه حضور و غیاب نیز است. با استفاده از  سامانه کنترل تردد بدون نیاز به دستگاه، نیاز به اختصاص فضای فیزیکی برای نصب دستگاه نیست و به راحتی بر روی  سیستم کامپیوتر ئ در صورت استفاده از نسخه آنلاین پرسنل امکان دسترسی بر روی تلفن همراه خود با استفاده از مشخصات کاربری خود را دارند.

امکان گزارش گیری  به منظور بررسی وضعیت کسب و کار از دیگر مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب رایگان است. با استفاده از این گزارش‌ها براحتی می‌توان به آنالیز محیط کاری خود بپردازید و در صورت نیاز تغییراتی را اعمال کنید. به طور کلی در پاسخ به سوال نرم افزار حضور و غیاب بدون دستگاه چه مزیتی نسبت به سایر سیستم‎‌های کنترل تردد دارد؟ عدم نیاز به دستگاه به طور چشمگیری در کاهش هزینه‌های سازمانی نقش دارد.

 نحوه  کار نرم افزار حضور غیاب بدون دستگاه

منظور از سامانه حضور و غیاب بدون دستگاه، لزوما نسخه رایگان نیست. اکثر اپلیکیشن‌های کنترل تردد اندرویدی و تحت وب (آنلاین) قابلیت استفاده بدون دستگاه را دارند. بر‌اساس قابلیت‌های اپلیکیشن حضور غیاب، فرد  امکان ثبت ورود و خروج، گزارش‌گیری، درخواست مرخصی و ... از طریق تلفن همراه یا سیستم کامپیوتری متصل به اینترنت می‌توانند را دارد. در سیستم‌های کنترل تردد موبایلی بدون نیاز به استفاده از دستگاه حضور و غیاب،  پرسنل برای ثبت ورود و خروج باید GPS گوشی خود را روشن کنند. معمولا دسترسی به چنین اپلیکیشن‌های مستلزم پرداخت هزینه است، هرچند برای استفاده از آنها نیاز به تهیه دستگاه نیست. در صورت استفاده از محصولات نانوتایم امکان دسترسی رایگان به نسخه وب و اپلیکیشن اندروید نرم افزار نانوتایم به مدت سه ماه را خواهید داشت.

برای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب رایگان ( نسخه ویندوز)، نیاز به نصب آن بر روی یک سیستم کامپیوتری است. ( پیشنهاد می‌شود به منظور جلوگیری از خطاهای احتمالی، فایل راهنمای نصب و تعریف دستگاه حضور و غیاب همراه با دستگاه را ماطلعه نمائید) بعد از نصب نیاز به تعریف پرسنل و شیفت کاری در نرم افزار است. پس از این مرحله می‌توان ساعت مجاز ورود و خروج افراد و همچنین بسته به نرم افزار شیفت‌های کاری را در سیستم ثبت کنید و در پایان ماه با خروجی گرفتن از نرم افزار، ساعات کاری، تاخیر و اضافه کار را محاسبه کنید. برخی از نرم افزار‌ها امکانات جانبی همچون امکان تهیه خروجی اکسل برای ورود داده‌خا به نرم افزار حقوق و دستمزد، تهیه دیسکت بیمه و مالیات را در اختیار شما قرار می‌دهد تا در کمترین زمان ممکن و کمترین خطا محاسبات خود را انجام دهید. از لیست تهیه شده‌ می‌توانید به شناسایی پرسنل  با بیشترین تاخیر و تعجیل بپردازید و به دنبال عارضه یابی و پیدا کردن راه حل باشید.

دانلود نرم افزار کنترل تردد رایگان (حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه)

بسیاری از کمپانی‌های ارائه دهنده سیستم کنترل تردد، امکان دسترسی به نسخه دمو نرم افزار خود را به عنوان نسخه رایگان قرار داده‌اند. معمولا نسخه دمو دارای دسترسی کاملی نیست و نیاز به ارتقاء نرم افزار است. اما نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم نسخه پایه، با امکان دانلود رایگان از وب سایت، امکان معرفی 50 پرسنل و 3 سطح شیفت کاری را فراهم می‌آورد. از مهمترین ویژگی‌های این نرم افزار امکان اتصال به نسخه آنلاین (وب و اندروید) است که در صورت خرید نرم افزار سازمانی و پرو، امکان دسترسی رایگان به داشبورد تحت وب و اندروید در اختیار شما قرار می‌گیرد.

 نرم افزار حضور و غیاب بدون دستگاه برای چه مشاغلی پیشنهاد می‌شود؟

استفاده از این سیستم محدودیت خاصی ندارد، هر کسب و کاری در هر مقیاس( کوچک یا بزرگ) امکان استفاده از این سیستم را دارد. اما در سازمان‌هایی با تعداد پرسنل بالا، قاعدتا استفاده از نسخه تحت ویندوز مقرون بصرفه نیست. به عنوان مثا در یک سازمان با بیش از 100 پرسنل مدت زمان زیادی برای ثبت تردد پرسنل نیاز است، این در حالی است که برای سازمان‌های کوچک یکی از مقرون بصرفه ترین روش‌ها است.

برای سازمان‌های بزرگ و سازمان‌هایی که دارای چندین شعبه هستند ( افراد نیاز به ثبت تردد در شعب مختلف دارند) استفاده از نسخه وب و اندروید پیشنهاد می‌شود. در روش آنلاین پرسنل با نصب نسخه اندروید یا مراجعه به سامانه آنلاین براحتی می‌توانند به ثبت تردد، درخواست مرخصی و... بپردازند. یکی از مزایای استفاده از این سیستم، امکان دسترسی به گزارش‌های تردد بدون محدودیت زمان و مکان برای پرسنل و مدیران است. این امر موجب افزایش شفافیت و اعتماد در سازمان می‌شود. نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم نسخه وب، بدون نیاز به سخت‌افزار خاصی امکان دسترسی به کلیه امکانات فوق را فراهم می‌آورد.