12 فایده استفاده از نرم‌افزار حسابداری در فروشگاه‌ها

 پیگیری هزینه‌ها و درآمدها به‌خصوص اگر روزانه پرداخت‌های زیادی داشته باشید، سخت و وقت‌گیر است. همچنین کار دستی باعث ایجاد خطاهایی می‌شود که تشخیص و رفع آنها سخت است.

اینجاست که نرم افزار حسابداری به کمک شما می‌آید. نرم افزار حسابداری به شما مزیتی در رقابت ارائه می‌دهد، ریسک‌ها را به حداقل می‌رساند، در هزینه‌های شما صرفه‌جویی می‌کند و کسب‌وکار شما را کارآمدتر، هوشمندتر و سودآورتر می‌کند. اگر می‌خواهید بیشتر با فواید استفاده از نرم افزار حسابداری در فروشگاه، آشنا شوید، این مقاله را تا انتها بخوانید.

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری

نرم‌افزارهای حسابداری بسیار زیادی با ویژگی‌های متعدد و اغلب با سطوح قیمتی مختلف در بازار وجود دارند. به همین دلیل انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری برای هر صاحب فروشگاهی چالش‌برانگیز است برای ساده‌سازی جستجوی خود، هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری سه عامل اصلی را در نظر بگیرید:

• هزینه  و قیمت نرم افزار حسابداری

آیا نرم‌افزار حسابداری ساده و ارزان‌قیمت را ترجیح می‌دهید یا به دنبال برنامۀ جامع‌تر و با هزینه بیشتر هستید؟

• ویژگی‌های کاربردی نرم افزار حسابداری

چند کاربر باید به نرم افزار دسترسی داشته باشند؟ آیا سیستم ابری را ترجیح می‌دهید که بتوانید در هر جایی به آن دسترسی داشته باشید یا نرم افزار ویندوزی؟ آیا به اپلیکیشن موبایلی حسابداری هم نیاز دارید؟

• امکانات نرم افزار حسابداری

آیا از نرم‌افزار حسابداری فقط برای فروش استفاده می‌کنید؟ کدام گزارش‌های حسابداری را باید تهیه کنید؟ آیا برای ردیابی موجودی به آن نیاز دارید؟ آیا خدماتی مانند محاسبه حقوق و دستمزد مورد نیازتان می‌شود؟

چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کرد؟

نرم افزار حسابداری فقط برای پردازش پرداخت نیست. یک نرم افزار فروشگاهی کارآمد به شما امکان می‌دهد، داده‌های فروش را تجزیه‌و‌تحلیل کنید، موجودی را ردیابی کنید، کارکنان را مدیریت کنید و با مشتریان ارتباط برقرار کنید. بیایید نگاهی دقیق‌تر به 12 فایدۀ استفاده از نرم‌افزار حسابداری در فروشگاه بیندازیم:

1. افزایش دقت در کارهای حسابداری

امروزه فروشگاه‌ها از نرم افزار حسابداری برای بهبود دقت عملیات حسابداری و مالی خود استفاده می‌کنند. انجام محاسبات به صورت دستی کار خسته‌کننده‌ای است. گاهی اوقات، چندین ساعت طول می‌کشد تا بفهمیم کدام نقطه اعشار باعث‌شده کل تراز آزمایشی نادرست دربیاید. با نرم افزار حسابداری می‌توانید با اکثر خطاهای معمولی حسابداری خداحافظی کنید.

2. افزایش سرعت (خودکار سازی برخی فرآیندها)

با نرم افزار حسابداری دیگر نیازی نیست ساعت‌ها یا چند روز منتظر یک گزارش مهم بمانید. فرآیند تهیه گزارشات با استفاده از نرم افزار حسابداری سریع‌تر انجام می‌شود و می‌توانید فقط با یک کلیک، گزارشات را تهیه کنید. همچنین فرآیند صدور فاکتور و پردازش پرداخت‌ها نیز با سرعت بیشتری انجام می‌شود. امری که در نهایت منجر به بهبود خدمات و افزایش رضایت مشتریان شما می‌شود.

3. توجه کامل به نکات و قوانین مالی و حسابداری

نرم افزار حسابداری مطابق با قوانین مالیاتی تهیه می‌شود. حتی می‌توانید گزارش‌های مالیاتی و صورتحساب‌های الکترونیک خود را با کمک این نرم‌افزارها به سامانه‌ مودیان مالیاتی بفرستید. بهترین نرم‌افزارهای سامانه مودیان، نرم افزار هایی حرفه ای تر و تخصصی در این زمینه می‌باشند.

4. گزارش‌دهی آسان و سریعتر از همیشه

گزارش‌های تولید شده توسط نرم‌افزار حسابداری دقیق و معتبر هستند. این موضوع به صاحبان فروشگاه‌ها کمک کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند. 

5. ذخیره و نظارت بر داده‌های حسابداری

درک نحوه عملکرد کسب‌وکار شما برای رشد آن حیاتی است، اما اندازه‌گیری آن بدون معیارهای مناسب دشوار است. نرم افزار حسابداری می‌تواند تصویر لحظه‌ای دقیقی از وضعیت مالی فروشگاهتان در اختیار شما قرار دهد و بینش عمیقی از عملکرد کسب و کارتان به دست آورید. این امر به شما امکان می‌دهد تصمیمات مبتنی بر داده‌ها بگیرید. گزارشات نرم افزار حسابداری به شما کمک می‌کند بر بدهی‌ها و مطالبات خود نظارت کنید. مدیریت موثر جریان نقدینگی باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های فروشگاه شما می‌شود.

6. دسترسی سریع به داده‌های حسابداری

در در یک فروشگاه، گزارشات مالی زیادی مانند رسیدها، سوابق فروش، صورت‌حساب وام، اطلاعات بانکی و غیره وجود دارد. نرم افزار حسابداری دسترسی سریع به داده‌ها و اطلاعات سوابق حسابداری شما را آسان می‌کند.

7. سادگی در استفاده با نرم افزار حسابداری 

  کار با بهترین نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی پیچیگی کمتری نسبت به کارهای حسابداری دستی دارد. همچنین بهترین نرم افزارهای حسابداری رابط کاربری ساده‌ای دارند و برای کار با آن‌ها نیاز به دانش حسابداری ندارید.

8. برخورداری از امنیت و قابل اعتماد

اکثر نرم افزارهای حسابداری با رمز عبور محافظت می‌شوند. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد از اطلاعات محرمانه در برابر دسترسی افراد غیرمجاز محافظت کنند. همچنین، با ذخیره داده‌های خود در یک نرم‌افزار، دسترسی سریع، جستجوی اطلاعات و بازیابی آن را تسهیل می‌کنید.

9. کاهش هزینه‌ها و منابع انسانی

استخدام یک حسابدار حرفه‌ای یا برون‌سپاری وظایف حسابداری، برای همه از نظر مالی امکان‌پذیر نیست. اگر فروشگاه شما کوچک است، می‌توانید خودتان با انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری امور حسابداری‌تان را انجام دهید. همچنین کم شدن خطاها و اشتباهات انسانی نیز تاثیر زیادی در کاهش هزینه‌های شما خواهد داشت.

10. افزایش فروش

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های نرم افزار حسابداری این است که با کوتاه کردن چرخه پرداخت، فرآیند صدور فاکتور را سرعت می‌بخشد. این موضوع باعث بهبود تجربۀ مشتریان و درنتیجه افزایش فروش شما می‌شود.

11. صرفه‌جویی در زمان

نرم افزار حسابداری باعث صرفه‌جویی در زمان صدور فاکتور در فروشگاه شما می‌شود و از خطاهای انسانی مانند اشتباهات تایپی جلوگیری می‌کند. همچنین نرم افزار حسابداری بسیاری از فرآیندهای پیش پا افتاده و زمان‌بر حسابداری دستی را حذف می‌کند. از آنجایی که تمام محاسبات توسط نرم افزار حسابداری به صورت خودکار صورت می‌گیرد، در زمان و هزینۀ شما صرفه‌جویی می‌شود.

12. مدیریت بهینه موجودی

آیا می‌دانستید که نرم افزار حسابداری به شما در ردیابی موجودی کمک می‌کند؟ با یک سیستم مدیریت موجودی اطلاعات لحظه‌ای تعداد کالاهای موجودی در انبار شما، در دسترستان است. این اطلاعات به شما کمک می‌کند به محض کاهش سطح موجودی یک محصول، آن را سفارش دهید.

موارد فوق فقط بخشی از فواید نرم افزار حسابداری برای فروشگاه است. درمجموع نرم افزار حسابداری امروزه یک ضرورت برای مدیریت فروشگاه است و شما باید نرم‌افزار مخصوص صنف خود را تهیه کنید.

انواع نرم افزار حسابداری

امروزه برای صنایع مختلف نرم‌افزار مخصوص به همان صنف تولید می‌شود. پیش از خرید نرم‌افزار حسابداری بهتر است با انواع نرم‌افزار حسابداری آشنا شوید تا نرم‌افزار مناسب صنف خود را انتخاب کنید.

نرم افزار حسابداری فروشگاهی

این نرم افزارها برای استفاده فروشندگان و اصناف مختلف تولید می‌شوند و ساختار ساده‌ای دارند. مهم‌ترین امکانات این نرم‌افزارها قابلیت صدور فاکتور خرید و فروش، مدیریت چک، مدیریت کالا و انبار است. نرم افزار حسابداری باران، سپیدز، کسبه، هلو و محک از جمله بهترین نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی هستند که با امکاناتی از جمله صدور انواع فاکتور، گزارشات فروش متنوع و از همه مهم‌تر مدیریت مشتریان، به رشد و توسعۀ برند شما کمک می‌کنند.

نرم افزار حسابداری شرکتی

نرم افزار حسابداری شرکتی نسبت به نرم افزار فروشگاهی پیچیدگی بیشتری دارد. این نرم افزارها برای مدیریت و ثبت گردش‌های مالی شرکت‌ها همچون دستمزدها، حقوق‌ها، خزانه، بازرگانی به کار می‌روند. نرم افزارهای حسابداری شرکتی فرداد، سپیدار سیستم، چرتکه از بهترین نرم افزارهای حسابداری شرکتی هستند.

نرم افزار حسابداری شرکتی بر مبنای کاربرد به ۴ نوع تقسیم می‌شود:

• تولیدی: نرم افزار حسابداری تولیدی مخصوص شرکت‌ها، کارگاه‌ها و کارخانه‌های تولیدی عرضه می‌شود. تمرکز اصلی در این نرم‌افزارها محاسبه بهای تمام شده کالای ساخته شده و مدیریت تولید و منابع است. حسابداری تولیدی محک در قالب دو سری عمومی و تجاری تولید می‌شود و بهترین نرم افزار حسابداری برای شرکت‌های تولیدی است.

• پیمانکاری: مدیریت مالی پروژه‌ها یکی از چالش‌های بزرگ شرکت‌های پیمانکاری است. نرم‌افزارهای ییمانکاری گزارشات متنوعی را بر اساس نوع پروژه‌ها و مدیریت درآمدها و هزینه‌ها ارائه می‌دهند. نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم یکی از کابردی‌ترین و جامع‌ترین نرم‌افزارهای حسابداری مخصوص شرکت‌های پیمانکاری و ساختمانی است.

• خدماتی: ویژگی اصلی نرم افزار حسابداری خدماتی تمرکز بر سود و زیان خدمات و مدیریت هزینه‌ها و درآمد‌ها است. نرم‌افزار حسابداری سپیدار سیستم و نرم افزار حسابداری فرداد از بهترین نرم‌افزارهای حسابداری خدماتی است.

• بازرگانی: ازآنجاکه فعالیت اصلی شرکت‌های بازرگانی خرید و فروش کالا است، نرم افزارهای بازرگانی با هدف تهیه گزارشات متنوع مالی و انبارهای کالاها در شرکت‌های بازرگانی توسعه می‌یابند. نرم افزار بازرگانی پارمیس یکی از بهترین نرم‌افزارهای حسابداری در حوزه بازرگانی است.

فراموش نکنید نرم افزار حسابداری یک دارایی تجاری ارزشمند است. انتخاب نرم‌افزار مناسب به افزایش بهره‌وری کسب‌وکار شما و همچنین دستیابی به مزیت رقابتی و درعین‌حال تقویت روابط شما با مشتری کمک می‌کند. اما با وجود نرم افزارهای متنوع موجود در بازار، باید نرم‌افزار حسابداری مناسب را با دقت انتخاب کنید. توصیه می‌کنیم پیش از انتخاب نرم افزار حسابداری تحقیق کرده و امکانات نرم‌افزارها را با یکدیگر مقایسه کنید؛ زیرا نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید، مستقیماً بر جریان درآمد شما تأثیر می‌گذارد.