راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه

مقدمه

ما در این مقاله کوتاه به اجمال روی عملکرد اجرایی تمرکز داریم با این اطمینان که بدون اجرای صحیح تفکرات مدیریتی، تمامی چشم‌اندازها و مأموریت‌های سازمان تنها مستندات زیبای روی کاغذ خواهند بود.
 
چه مشکلی را می‌خواهید حل کنید؟

تعریف مسئله همواره بخش بزرگی از راه حل مسئله است. صادق و بی پروا باشید. با پاسخ‌های اشتباه، اغماض انگیز، جانب دارانه یا نیمه تمام، شما نه تنها به حل مسئله کمک نمی‌کنید بلکه انتخاب بهترین راه حل را نیز خدشه‌دار می‌کنید.

·        نقاط ضعف شرکت شما چیست؟

·        گلوگاه‌های اجرایی شرکت شما کجاها هستند؟

·        شما به عنوان مدیر عامل، چه کمکی می‌توانید به بهبود اجرا در شرکت داشته باشید؟

·        در صورت تغییر یک یا چند نیروی انسانی، راه حل شما برای جلوگیری از دوباره کاری و سعی و خطا چیست؟

·        چقدر به گزارشات و وضعیت کارها اطمینان دارید؟

·        بهره وری افراد کلیدی شما چقدر است؟

·        چقدر توسط خود شما و کارکنانتان اولویت‌ها رعایت می‌شود؟

·        چقدر روی کارهای ضروری تمرکز دارید و در گذشته چه کارهایی را انجام داده‌اید که هیچ اثر و نتیجه‌ای برای شما نداشته است؟
 
تعیین هدف

اگر به سؤالات فوق، جسورانه پاسخ داده باشید، حتماً ایده‌های بزرگی برای بهبود عملکرد و شرکت خود دارید اما اجرای تمام این ایده‌ها برای رفع نقاط ضعف و بهبود توانمندی‌ها یک‌باره اتفاق نخواهد افتاد. در واقع اگر برای بهبود شرکت برنامه‌ای تدریجی و پیوسته نداشته باشید، تصمیمات ناگهانی باعث نمایشی احساسی و زودگذر خواهد بود که نه تنها حاصل قابل توجهی در شرکت ندارد بلکه باعث بی‌اعتمادی پرسنل به تدبیر شما و ناامیدی آن‌ها خواهد بود. شما به عنوان مدیر عامل ده‌ها موضوع را به طور عادی برنامه ریزی و مدیریت می‌کنید. موضوع بهبود و توسعه شرکت نیز یکی از این موارد است که خودش نیاز به هدف گذاری و برنامه ریزی دارد. بنابراین به جای اقدامات ضربتی، برای خود لیستی تهیه کنید و اهداف فصلی و سالانه را تعیین کنید.

در این مقاله کوتاه، ما روی بهبود اجرا متمرکز هستیم پس اگر تصمیمی برای بهبود اجرا در شرکت خود دارید، این مقاله را دنبال کنید.
 
چارچوب برنامه

برای بهبود اجرا در شرکت خود باید تصویری از فرآیندهای کلیدی داشته باشید. فرآیندهای کلیدی، کارهایی هستند که برای مشتری ارزش می‌آفرینند یا برای رشد شرکت شما حیاتی هستند. شاید لازم باشد برای شناسایی فرآیندهای کلیدی وضعیت موجود را کنار بگذارید و فقط به ارزش‌های افزوده برای مشتری و رشد شرکت متمرکز شوید.

 

 
عوامل مهم برای انتخاب نرم افزار مناسب

در دنیای کنونی کسب و کار، ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات یک گزینه اختیاری نیستند، به ویژه برنامه‌های اجرایی شرکت نیاز به بستری کارامد دارند تا کار پرسنل تسهیل شود.  از طرفی این تنها مسئله در انتخاب و ارزیابی نرم افزار مورد نیاز نیست بلکه نرم افزار باید بتواند ارتباطات کارکنان و مدیریت را برای بهبود بهره وری پوشش دهد. نرم افزار مدیریت پروژه به عنوان ابزاری برای بهبود اجرا باید قادر باشد داشبورد مؤثری در اختیار مدیران شرکت قرار دهد، دارای گزارشات متنوع باشد و بتوان به اطلاعات منتج از آن به عنوان ابزار کمک به تصمیم‌گیری مدیران، اتکا کرد.

نرم افزار مدیریت پروژه، باید بتواند به مدیران کمک کند تا اولویت‌ها را تشخیص داده و برنامه ریزی کنند. همچنین به پرسنل کمک کرده تا کارها را نه به سلیقه یا خوشامد لحظه‌ای بلکه به ترتیب اولویت‌ها انجام دهند. یک نرم افزار مدیریت پروژه به عنوان ابزار جامع همکاری (Collaboration Tools) باید مخزنی برای نگهداری اطلاعات کلیدی شرکت باشد تا هر زمانی نیاز به مستندات و فایل‌های قبلی بود، بتوان با کمترین صرف زمان و با اطمینان به فایل مورد نظر دست یافت.

ابزار همکاری تیمی منبعی برای تجمیع دانش سازمانی است. اگر نرم افزار مدیریت پروژه به درستی انتخاب شده باشد، بدون فشار مدیریتی به صورت خودکار دانش افراد را جذب و نگهداری می‌نماید تا در زمان نیاز از جمله تغییر افراد یا تغییر سمت‌ها به راحتی در دسترس افراد جدید قرار گیرد.

شما به عنوان مدیر عامل حتماً می‌دانید که یکی از عوامل نارضایتی پرسنل، عدم احساس تعلق خاطر و مفید بودن در شرکت است. در چنین شرایطی با کاهش سریع بهره وری فرد، نارضایتی مدیران نیز آغاز می‌گردد. پس چه بهتر که ابزاری داشته باشید تا هم کارکنان شخصاً از عملکرد واقعی خود باخبر باشند و هم شما در هر لحظه بتوانید سنجه‌ای از عملکرد افراد داشته باشید.
 

زمانی که یک خودروی جدید خریداری می‌کنید، زمان بسیار کمی را برای بررسی آپشن‌های جدید آن می‌گذارید و بلادرنگ خودرو قابل استفاده است. زمانی که شما یک پرینتر جدید اضافه می‌کنید، فقط کافی‌ست آن را به برق متصل کنید و کامپیوترهای موردنظر با پرینتر مرتبط شوند. پس از آن بلافاصله می‌توانید اولین پرینت را از دستگاه دریافت کنید... اما زمانی که یک نرم افزار تهیه می‌کنید، اینگونه نخواهد بود. برای استفاده از یک نرم افزار ضروری‌ست هدف خود برای استقرار نرم افزار را یک بار دیگر برای خود مرور کنید و برای افراد کلیدی شرکت نیز آن را تصریح کنید.

امتناع افراد کلیدی برای مشارکت در دست یابی به هدف بسیار مهم است. این موضوع را در نظر داشته باشید که انسان‌ها در برابر تغییر مقاومت نشان می‌دهند و این یک امر عادی‌ست. راز استقرار مناسب نرم افزار، افزایش مشارکت و کاهش مقاومت است. برای این کار وقت کافی در نظر داشته باشید.

مجدداً چارچوب برنامه بهبود را با مشارکت افراد مرور کنید. در مورد فرآیندهای کلیدی و نتیجه گرایی به اجماع برسید. حداقل 2 و حداکثر 4 مرحله برای ورود اطلاعات روزانه به نرم افزار در نظر بگیرید. این نکته را در نظر داشته باشید که به کار گیری انفجاری (یک باره) نرم افزار مدیریت پروژه و کارها به احتمال زیاد با مقاومت متعدد پرسنل مواجه خواهد شد و ممکن است به خاطر محدودیت‌های زمانی نتوانید بهترین استقرار عملکرد را از نرم افزار به دست آورید.

اگر بالاترین سطح اجتماع و مشارکت را دارید، از فرآیندهای کلیدی و بااهمیت آغاز کنید و بعد از یک ماه استفاده به ترتیب سایر فرآیندها و عملکردها را وارد نرم افزار نمایید. ولی اگر سطح مشارکت و اتفاق نظر بالا نیست، با ساده‌ترین و روشن‌ترین کارها آغاز کنید. برای مثال ممکن است تکالیف قانونی واحد مالی را که به صورت سالیانه، فصلی و ماهیانه تکرار می‌شوند، وارد نرم افزار کنید. امور محوله از طرف هیئت مدیره و مدیرعامل را در نرم افزار وارد کنید و به افراد مرتبط تخصیص دهید. برای وصول مطالبات پروژه یا پروژه‌هایی را تعریف کنید و اجازه دهید این مسئله در نرم افزار مدیریت شود.

در این فاصله هم به نرم افزار مسلط‌تر می‌شوید تا مراحل بعدی را بهتر مدیریت کنید و هم اثر و عملکرد نرم افزار در مسائل غیرچالشی مشخص می‌شود.

یک نکته بسیار کلیدی و طلایی برای استقرار موفقیت آمیز نرم افزار مدیریت پروژه، خودداری از پیچیدگی و بروکراسی است. به این نکته توجه داشته باشید که نرم افزار مدیریت پروژه و کارها قرار است به اجرای نتیجه گرا کمک کند و نه این که پیچیدگی‌ها و بروکراسی‌های مرسوم را الکترونیکی کند. شما با انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه ذهن خود را از پیچیدگی به سمت نتیجه گرایی تغییر داده‌اید.
 
معرفی همتیک

امروزه نرم افزارهای مدیریت پروژه گوناگونی در بازار موجود هستند. به انتخاب کاربران یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه و کامل‌ترین نرم افزار مدیریت کارها در ایران، نرم افزار همتیک است. سیستم مدیریت پروژه همتیک با دارا بودن امکاناتی منحصر به فرد، میزان بهره وری را در هر پروژه و کاری افزایش داده و موفقیت را تضمین می‌کند. همتیک تنها نرم افزار موجود است که علاوه بر ماژول مدیریت پروژه، دارای ماژول‌های پر کاربردی همچون شبکه اجتماعی و پیام رسان سازمانی، ثبت قرارهای ملاقات، بانک تجربیات، دفترچه تلفن و غیره نیز می‌باشد.

همتیک، با دارا بودن امکانات متعدد و نگاه به روز به مقوله‌ی مدیریت پروژه و کارها و با الگوگیری از بهترین سیستم‌های مدیریت پروژه‌ دنیا توانسته تعداد کاربران زیادی را از سازمان‌های بزرگ تا تیم‌های کوچک، به خود جلب نماید. به همین علت نیز در انتهای این مقاله به معرفی این سیستم پرداخته و از شما دعوت می‌کنیم تا با ثبت نام نسخه اشتراک همیشه رایگان همتیک، استفاده از این نرم افزار را به صورت رایگان تجربه کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر، تماشای ویدئوهای معرفی نرم افزار و امکانات آن و در نهایت ثبت نام اشتراک رایگان یا خرید همتیک به سایت hamtick.com مراجعه کنید.


نتیجه گیری

به عنوان مدیر عامل یا عضو هیئت مدیره اگر به:

کار تیمی و مسئولیت پذیری،

شفافیت در شرکت،

رشد، پیشرفت و سلامت پرسنل،

و رشد سریع شرکت

اهمیت می‌دهید، لازم است با بصیرت و آینده نگری، هدف و برنامه‌ی خود را برای انتخاب نرم افزار تعیین کنید. با تهیه نرم افزار مناسب، شما یک سرمایه گذاری انجام داده‌اید و از سرمایه گذاری انجام شده باید بیشترین بازگشت سرمایه را داشته باشید. بازگشت این سرمایه گذاری، بهبود اجرا و افزایش سودآوری در شرکت شما خواهد بود.