رموز مدیریت زمان در پایداری مدیریت

درست است که عوامل متعددی بر طول مدت تصدی مدیرعامل یک مجموعه تأثیرگذار است اما یکی از مهم‌ترین علت‌هایی که افراد بیش از چند سال کوتاه نمی‌توانند به مدیریت‌شان ادامه دهند، این است که مدیر یک مجموعه به نوعی همه‌کاره یک شرکت است.

یکی از مهم‌ترین نکاتی که از فرسایشی شدن مسؤولیت مدیرعاملی می‌کاهد، مدیریت زمان و انرژی است.

در ادامه پنج نکته برای مدیریت زمان را مرور می‌کنیم که کمک می‌کند نقش مدیرعاملی خود را در دراز مدت پایدار نگه دارید.

اولویت‌ های خود را کاملا مشخص کنید

اولویت‌های شما زیرمجموعه‌ای از اولویت‌های شرکت شما هستند اما با وجود این باید چند معیار منحصربه‌فرد را برای اولویت‌های خودتان در نظر داشته‌باشید:

زمان خود را به کارهایی اختصاص دهید که فقط مدیرعامل می‌تواند انجام دهد. بسیاری از کارهایی که برایتان پیش‌می‌آید می‌تواند (و باید) به افراد دیگر واگذار شود و فقط گزارش‌های مستقیم‌شان برای شما بیاید. از خود بپرسید: آیا این کاری است که فقط من می‌توانم انجام دهم؟

کار را به تیم خود پاس دهید. وقتی ایمیلی یا گزارشی دریافت می‌کنید، آن را کنار نگذارید که بعدا به آن رسیدگی کنید. در عوض، از خود بپرسید: چه کسی در تیم من باید به این موضوع رسیدگی کند و در قبال آن پاسخگو باشد؟ (برای پروژه‌ها یا مسائل پیچیده‌تر، در یک مکالمه و نه از طریق ایمیل، تفویض اختیار کنید.)

وقتی درگیر یک موضوع تجاری می‌شوید، سعی کنید مسائل را شفاف کنید. به تیم خود اطلاع دهید چرا درگیر می‌شوید، تا چه مدت در این موضوع درگیر باقی‌ می‌مانید و چرا مشارکت شما به معنی گرفتن مسؤولیت آنها یا زیر سؤال بردن مسؤولیت‌پذیری‌شان نیست.

ارزش‌آفرینی را در اولویت قرار دهید. اگر قصد دارید زمان خود را صرف یک موضوع تجاری کنید که تیم شما نمی‌تواند به آن رسیدگی کند، ابتدا مطمئن شوید این موضوع برای شرکت ارزش‌آفرین است.

بر فعالیت‌هایی تمرکز کنید که موجب افزایش درآمد می‌شود، توسعه حاشیه‌ای را می‌افزاید یا مجموعه را به سمت سودآوری می‌برند.

کاری که انجام می‌دهید، آنچه در موردش صحبت می‌کنید و جایی که زمان خود را می‌گذرانید، نشان‌دهنده اولویت‌های شما به تیم‌تان خواهدبود. بنابراین، مهم است زمان خود را به صورت هدفمند برای انجام کارها تنظیم کنید.

برنامه هفتگی خود را مرور کنید

این کار را بعد از ظهر پنجشنبه، جمعه‌شب یا صبح شنبه انجام دهید. گذراندن روال ثابت روزمره نمی‌تواند به پیشبرد اهداف کمک کند. هنگام مرور برنامه کاری‌تان، این موارد را از خودتان بپرسید:

هر روز چه تعداد جلسه دارم؟ نباید بیش از پنج ساعت جلسات برنامه‌ریزی شده با احتساب فواصل میان آنها داشته‌باشید. پرکردن روزهایتان با موارد بیشتر به کاهش قابل ملاحظه بازسازی ذهنی منجر می‌شود. زمانی را برای پیگیری‌ها برنامه‌ریزی کنید و امکان در دسترس بودن برای زمان‌هایی که اعضای تیم جلسات بسیار کوتاه برای برخی هماهنگی‌ها و مشورت‌ها نیاز دارند، فراهم کنید. یک مطالعه 12ساله در مورد مدیریت زمان مدیران‌عامل که در مجله «هاروارد بیزنس ریویو» (Harvard Business Review) منتشر شده، نشان داده‌است «خودانگیختگی و در دسترس بودن، پایداری نقش مدیرعامل را افزایش می‌دهد.»

چرا در این جلسه شرکت می‌کنم؟ باید دلیلی اصلی‌ برای حضور شما در هر جلسه‌ای وجود داشته‌باشد (در حالت ایده‌آل به دلیل این که قرار است تصمیمی اتخاذ شود). مدیران و کارکنان شرکت از هر فرصتی برای حضور در جلسه‌ای با شما استقبال خواهندکرد؛ به‌ویژه در مواردی که بتوانند خود را به صورت عملی یا کلامی نشان دهند. همچنین بررسی کنید آیا حضور شما در جلسه ممکن است برای دیگران گیج‌کننده باشد یا نه. این فیلترینگ ساده می‌تواند به شما در تشخیص حضور در جلسات کمک کند: بهینه‌ترین و بهترین استفاده از زمان، حضور در جلساتی است که قرار است در آنها تصمیم‌گیری شود. جلسات گردآوری اطلاعات و داده‌های اولیه از ارزش بسیار کمتری برخوردار است.

آیا به اندازه کافی زمان فردی برای تک‌تک اعضای تیم در نظر گرفته‌اید؟ در نهایت، شما رسیدن به اهداف و انجام کارها را از طریق اعضای تیم‌تان پیش می‌برید، بنابراین هدف اصلی شما به عنوان مدیرعامل این است که مطمئن شوید آنها توانمند و فعال هستند (یعنی آنها آنچه نیاز دارند مانند منابع، آموزش، اطلاعات، مشاوره و ... را در اختیار دارند). تا آنجا که ممکن است، از برنامه‌ریزی مجدد جلسات فردی با هر یک از اعضای تیم خودداری کنید تا از دادن پیام اشتباه جلوگیری کرده‌باشید.

آیا برنامه وظایف مهمم را نیز شامل می‌شود؟ تمام وظایف خود را بنویسید. سه تا پنج مورد را که باید حتما انجام شوند انتخاب و زمان آنها را در برنامه خود تعیین کنید.

رئیس ستاد یا دستیار اجرایی بسیار قوی داشته‌باشید

این نقش چه مسؤولیتی در قبال مدیریت زمان شما دارد؟

محافظ دروازه: یک استخدام عالی برای این سمت به عنوان نگهبان دروازه عمل می‌کند و مطمئن می‌شود جلساتی که در اولویت‌های شما قرار نمی‌گیرد در برنامه کاری‌تان وارد نشود. آنها درخواست‌های ملاقات را عقب می‌اندازند تا مطمئن شوند حضور شما الزامی بوده و علت شرکت کرد‌نتان در جلسه شفاف است.

آنها درخواست‌های ملاقات خارجی را مدیریت می‌کنند، اغلب دعوت‌های تشکل‌ها، صنایع و سایر برنامه‌هایی را که فقط زمان‌تان را هدر می‌دهد رد می‌کنند.

مدیر ایمیل: یک رئیس ستاد یا دستیار اجرایی خوب ایمیل‌های شما را نیز مدیریت می‌کند. یکی از مشکلاتی که بیشتر مدیران‌عامل با آن روبه‌رو هستند این است که روزانه تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنند. تعداد ایمیل‌ها اغلب بیشتر از حدی است که خودتان به تنهایی بتوانید به همه آنها پاسخ دهید، لذا برای این کار به کمک نیاز دارید.

کنار گذاشتن ایمیل‌ها و پیام‌ها را در نظر داشته‌ باشید

در حالی که ایمیل و شبکه‌های اجتماعی به‌عنوان یک ابزار افزایش بهره‌وری طراحی شده‌اند، بیشتر مدیران‌عامل بررسی ایمیل‌ها و پیام‌ها را کاری بسیار زمانبر و انرژی‌بر می‌دانند. این ایده تیغ دو لبه است و تنها در صورتی مفید خواهدبود که فردی را داشته‌باشید که از طرف شما پاسخگو باشد.

اگر مشخصه‌های موردنیاز را برای دستیارتان تعیین کنید، آنها می‌توانند در 99درصد موارد ایمیل‌ها را به صورت کامل پاسخ دهند و فقط هنگامی که با موردی روبه‌رو می‌شوند که تنها شما می‌توانید انجام دهید، با شما ارتباط برقرار می‌کنند.

زمانی را برای فکر به کسب‌وکار اختصاص دهید

این خطر وجود دارد اگر برنامه کاری‌تان بیش از حد پر شود، زمان کمی برای کار‌های اساسی و عمیق داشته‌باشید. به‌عنوان مدیرعامل، باید از پیشرفت‌های صنعت خود و تغییرات به وجود آمده در پویایی و روند بازار مطلع باشید.

شما همچنین برای فکرکردن در مورد استراتژی‌ها و اصلاحات احتمالی کسب‌وکارتان به زمانی نیاز دارید. بر اساس مطالعات صورت گرفته، این به‌روزرسانی و توسعه حرفه‌ای، اغلب بزرگ‌ترین تلفات یک برنامه از پیش آماده شده‌است.

آن است که شما در حال کار روی کسب‌وکارتان باشید، نه این که در کسب‌وکارتان کار کنید. بهتر است برای این کار، زمانی را در صبح که ذهنی فعال‌تر دارید مشخص کنید.

عسل اخویان‌ طهرانی - دانش / روزنامه جام جم

برگرفته از: Forbes