راهنمای پلمپ قانونی دفاتر اداری

 

در تعرف واژه‌ی پلمپ باید بدانیم که آیا پلمپ بهتر است یا پلمپ؟ این واژه در اصل واژه‌ای فرانسوی است و به معنای مهر کوچکی است . و به معنای بستن و تعطیل کردن هم است. ولی نوشتن کلمه‌ی پلمپ در اصل از نظر املایی صحیح نیست در حالی که هم آن را پلمپ مینویسند و هم میخوانند. در صورتی که املای صحیح پلمب صحیح است. برای اطلاعات بیشتر در رابطه با پلمپ دفاتر قانونی میتوانید از یک موسسه و یا مشاوره ثبت شرکت کمک بگیرید.
 
دفتر پلمپ و انواع آن:

همه‌ی شرکت‌ها و اشخاص حقیقی برای ثبت هزینه‌ها و درآمدهای خود دفاتر مشخصی دارند که به صورت هفتگی و ماهانه و روزانه و سالانه اطلاعات و حساب و کتاب‌های خود را درآن یادداشت می‌کنند. این دفترها برای این‌که مورد قبول اداره‌ی مالیات قرار بگیرند باید پلمپ شوند یعنی باید به امضای نماینده‌ی اداره‌ی ثبت برسند. این دفترها باعث می‌شوند تا مانع از هرگونه تقلب و جابه جایی ثبت گزارش‌های مالی می‌شود.
بیشتر بدانیم: راهنمای جامع ثبت نام تجاری

 

انواع دفاتر:
دفاتر رسمی:
دفترکل و دفتر اندیکاتور و دفتر روزنامه از دفاتر رسمی هستند.

 

دفتر روزنامه:
مهم‌ترین دفتر، روزنامه است واز جمله دفترهایی است که باید پلمپ شود و به صورت روزانه همه‌ی مبادلات تجاری و بدهی‌ها وطلب‌ها و خرید و فروش‌ها درآن ثبت شود. که به جز موارد ذکرشده باید صادرات و واردات باید ذکر شود.
دو نوع دفتر روزنامه وجود دارد که شامل دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی است که روزنامه عمومی برای ثبت کلیه‌ی معاملات است و روزنامه اختصاصی عملیات مختلف با توجه به نوع معامله ثبت می‌شود. که شامل: دفتر روزنامه‌ی مالی فروش و دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی دفتر عملیات‌های مالی خرید است. که هرکدام از این موارد دفتر روزنامه اختصاصی به شمار می‌روند.

 

دفتر کل:
دفتر کل یکی از موارد دفاتر رسمی است که باید پلمپ شود.در این دفتر همه‌ی عملیات‌های مالی که در دفتر روزنامه بوده است به آن منتقل می‌شود. و صورت‌های مالی مانده‌حساب‌ها از آن استخراج می‌شود. در هر دفترکل یک صفحه‌ی اختصاصی برای هر حساب  وجود دارد که حداقل هفته‌ای یک بار باید این اطلاعات از دفتر روزنامه استخراج شود و به طور خلاصه در دفتر حساب کل منتقل شود.

 

دفتر دارایی:
هم اکنون دفاتر دارایی وجود ندارد و این دفاتر جزء دفاتری نیست که باید پلمپ شود. این دفتر به صورتی است که شخص اقتصائی باید لیستی کامل از دارایی‌های خود که به صورت منقول و غیر منقول است و لیستی از بدهی‌ها و طلب‌های خود را در آن یادداشت کند.

 

دفتر اندیکاتور:
 این دفتر هم جزء دفترهایی است که پلمپ نمی‌شود. این دفتر به گونه‌ای است که افراد اقتصادی تمام صورت حساب‌ها و مکاتبات خود را با ذکر تاریخ و به ترتیب تاریخ ذکر شود.

 

دفاتر غیر رسمی:
دفترهای غیر رسمی دفاتری هستند که از آن‌ها می‌توان برای ثبت و استخراج کمک گرفت اما داشتن آن‌ها الزامی نیست.

 

دفتر معین:
این دفاتر جزء دفاتر غیر رسمی است و برای استخراج اطلاعات جزئی از دفتر کل استفاده می‌شود.
که به سه دسته‌ی زیر تقسیم می‌شوند: دفتر معین بدهکاران، دفتر معین بستانکاران، دفتر معین اموال
بیشتر بدانیم: ثبت برند چیست و چه مراحلی دارد؟

 

 

گام اول:
اطلاعات متقاضی پلمپ دفتر: در مرحله‌ی اول قسمتی که باید تکمیل شود تعیین کردن نوع فرد متقاضی است که می‌تواند یکی از افراد زیر باشد:
·         شخص حقیقی
·          فرد حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت‌ها
·         فرد حقوقی غیر از مرجع ثبت شرکت‌ها
·         شعبه‌ی فرد حقوقی ثبت شرکت‌ها
پس از این‌که شخص متقاضی انتخاب شد باید شروع سال مالی را مشخص کرد که تعیین این نوع از سال و ماه و روز آن بر اساس شخصیت حقوقی ثبت شده است. و پایان سال مالی هم برحسب شروع همان سال به صورت خود به خود توسط سیستم انتخاب می‌شود.
اکنون نوبت به این می‌رسد که تابعیت متقاضی مشخص شود و شماره همراه آن را وارد می‌کنید. این شماره تا آخر همان شماره‌ای است که پیامک‌ها به آن ارسال می‌شود. مشخصات باید طبق مشخصات مندرج بر روی کارت ملی فرد درج شود در صورتی که اطلاعات ثبت شده مغایر با اطلاعات فرد باشد باعث رد درخواست می‌شود. همچنین وارد کردن نام این دفاتر مهم است و ممکن است عناوینی مثل موسسه و شرکت و... باعث رد درخواست می‌شود. و در مورد آدرس دفاتر پلمپ باید صرفا همین آدرسی باشد که در اینجا درج شود. و این آدرس باید دقیق و با جزئیات کامل درج شود. تا از بروز مشکلات بعدی جلوگیری شود. اطلاعات وارد شده در این بخش‌ها باید دقیق باشد تا هنگام عبور از این مراحل با مشکل مواجه نشوید.
گام دوم:
اطلاعات شخصیت حقوقی: در این مرحله اطلاعات بر اساس اطلاعاتی که در مرحله‌ی اول وارد کردید وجود دارد و نمایش داده می‌شود. اطلاعات را بار دیگر مرور کنید و در صورت صحیح بودن تایید را بزنید.
گام سوم:
اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ: در این مرحله شماره‌ی پیگیری را مشاهده کنید. در این مرحله باید اطلاعات یکی از اعضای هیئت مدیره درج شود. و سایر اعضا درمراحل بعدی ثبت می‌شود.
گام چهارم:
هیات مدیره شرکت یا موسسه: با توجه به این‌که درخواست پلمپ مربوط به فرد حقوقی است اطلاعات فرد وارد شود و پس از این‌که اطلاعات هرکدام از اعضای هیئت مدیره ثبت شد دکمه‌ی ثبت اطلاعات را یزنید. این اطلاعات باید دقیق مطابق با اطلاعات کارت ملی فرد باشد و تابعی ایرانی و غیر ایرانی مشخص شود.
گام پنجم:
سمت اعضای هیات مدیره شرکت یا موسسه: در این مرحله باید سمت و مدت تصدی مشخص شود. و بعد از این‌که اطلاعات کامل ثبت شد روی ثبت اطلاعات کلیک کرده و وارد مرحله‌ی بعد می‌شوید.
گام ششم:
دفتر مورد تقاضا:در این مرحله نوع دفتر که همان دفتر روزنامه یا دفتر کل باشد تعیین می‌شود. متقاضی باید علاوه بر تعیین نوع دفتر تعداد جلدها و برگ‌ها تعیین شود. پس از تعیین این اطلاعات باید روی ذخیره دفتر تقاضا کلیک کنید. لازم به یادآوری است که امکان ثبت تقاضا برای پلمپ دفاتر خاص مورد نیاز است.
گام هفتم:
تایید صحت اطلاعات:دراین مرحله متقاضی باید صحت یا عدم صحت اطلاعات را تایید کند. و بعد از تایید روی کلید تایید اظهارنامه پلمپ دفاتر کلیک کند. این مرحله دارای یک بخش دیگر نیز هست که فرد باید مدارکی آماده نماید و ارسال کند که در ادامه این مدارک مورد نیاز ذکر شده است.

 

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر قانونی:
کلیه‌ی افراد باید این دفاتر را دریافت و پلمپ کنند. و قبل از آن از طریق اینترنت و سازمان ثبت اسناد و املاک اقدام کنند و کد رهگیری را دریافت کنند. مدارک مورد نیاز به شرح زیر است:
کپی کارت ملی، کپی شناسنامه، اصل اظهارنامه پلمپ، فرم تکمیل شده اظهارنامه پلمپ
مدارک مورد نیاز پلمپ افراد حقوقی:
کپی کارت ملی مدیرعامل، اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر، کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت، اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه و یا معرفی نامه
پس از پذیرش نهایی چاپ رسید درخواست انجام می‌شود و سایر مدارک به سازمان ارسال می‌شود.