12 راهکار برای موثرتر‌شدن ایمیل‌های شما

اول: عنوان ایمیل را هوشمندانه انتخاب کنید. دوم: از لغت‌های «فوری» و «ضروری» و... بیهوده استفاده نکنید. سوم: ارسال ایمیل‌های عمومی و زنجیره‌ای، مثل پیام‌های خوشبختی و آمدن ویروس جدید و ... عمدتا کاری سطحی،‌ بی‌خاصیت، نادرست و نشانه‌ای از «کم‌اطلاعی و کم‌فهمی» فرستنده است. اعتبار و نام خود را با ارسال این نوع ایمیل‌ها نابود نکنید. چهارم: اگر برای کسی غیر از دوستان نزدیک خود ایمیل می‌فرستید، حتما در یک جمله به آنها یادآوری کنید که چه کسی هستید و چگونه با آنها آشنا شده‌اید. پنجم: اگر ایمیل شما پیوست دارد لطفا در متن بنویسید که پیوست دارد تا دریافت‌کننده فراموش نکند که آن را باز کند. ششم: در ایمیل‌های تجاری از علامت تعجب خیلی کم استفاده کنید. اگر هم جایی تعجب‌زده هستید لطفاً چند بار متوالی تعجب نکنید!!!! علامت تعجب بیش از حد می‌تواند نشان‌دهنده یک رفتار کودکانه باشد. هفتم: ایمیل‌های خشمگین و منفی نفرستید. به خاطر داشته باشید که ایمیل‌ها ممکن است تا ابد باقی بماند. هشتم: پاسخ‌های چند کلمه‌ای کوتاه در ایمیل‌ها زیبا نیست. درست نیست در پاسخ به یک ایمیل طولانی حاوی درخواست‌های مختلف که برای شما ارسال شده فقط بنویسید: «چشم.» یا «باشه» یا «نه!». نهم: استفاده افراطی از واژه‌های مخفف در ایمیل‌های انگلیسی، نشانه تسلط نیست، بلکه نشانه‌ای از رفتار غیرحرفه‌ای است. دهم: اگر شما از یاهو و جیمیل و سرویس‌های عمومی استفاده می‌کنید یادتان باشد همه این کار را نمی‌کنند. اگر شما از سرویس‌های مبتنی بر وب برای چک‌کردن ایمیل خود استفاده می‌کنید ممکن است همه این کار را نکنند. بسیاری از افراد فضای میزبانی وب با حجم محدود برای کارهای سازمانی خود دارند و ایمیل‌های حجیم شما می‌تواند برای آنها مشکل‌ساز باشد. یازدهم: اگر ایمیلی را فرستاده و پاسخ آن را هنوز دریافت نکرده‌اید، تا حد امکان از ارسال مجدد ایمیل خودداری کنید. دوازدهم: از «ایمیل‌های پاسخ اتوماتیک» فقط در صورتی که تعداد ایمیل‌های شما بسیار زیاد است یا این‌که به عنوان فرد یا سازمان متعهد هستید پاسخ ایمیل دیگران را بدهید (مثلا در بخش شکایات یا خدمات پس از فروش)‌ استفاده کنید. برای کسی که روزانه بیشتر از ده یا ۲۰ ایمیل ندارد، استفاده از این نوع پاسخ‌های اتوماتیک بی‌معنی است و می‌تواند برای طرف مقابل آزاردهنده باشد.