رازهای یک گفت‌وگوی موفق

در حقیقت آنها نمی‌توانند مذاکره‌کننده خوبی باشند. حتی این گرفتاری بین اعضای یک خانواده هم دیده می‌شود. آنها به دلیل نداشتن توانایی لازم گفت‌وگوی مناسب بیشتر مواقع دچار خشم و عصبانیت می‌شوند، بنابراین برای این که بتوان به اکثر این مشکلات به بهترین شکل ممکن پایان داد باید روش‌های یک گفت‌وگو و مذاکره خوب را یاد گرفت.

مذاکره، روشی است که افراد به کار می‌گیرند تا هنگام گفت‌وگو‌ با دیگران به خواسته‌هایی دست پیدا کنند. در واقع یک گفت‌وگوی خوب، توافقی است که جلوی درگیری بین دو طرف گفت‌وگو را می‌گیرد و به هر دو کمک می‌کند به شرایط مطلوب و دلخواهشان دست یابند. زمانی که افراد در حال گفت‌وگو فقط به نفع خود یا سازمانی که برایش کار می‌کنند، بیندیشند و توجه‌ای به طرف مقابل نداشته باشند، هرگز نمی‌توانند به توافق دست پیدا کنند. اگر می‌خواهید مذاکره اثر بخشی داشته باشید باید روی طول موج طرف مقابل قرار گیرید و بدانید او از چه روشی استفاده می‌کند. بیشتر مردم هنگام مذاکره روش‌های مختلفی به کار می‌گیرند:

روش برد ـ باخت

در این روش یک طرف گفت‌وگو برنده است و طرف دیگر می‌بازد. در حقیقت طرفی که از نظر فن بیان و روش‌های به کار گرفته قوی‌تر است، گفت‌وگو را برنده می‌شود، اما در انتها نمی‌تواند آرامش طولانی‌مدتی داشته باشد، زیرا طرف ناراضی احساس می‌کند از او سوءاستفاده شده و سرانجام راهی برای مقابله با شرایط نامطلوب پیدا می‌کند.

روش باخت ـ باخت

در این حالت دو طرف گفت‌وگو مجبور می‌شوند چیزهایی از دست بدهند تا به توافقی دست پیدا کنند. در واقع با یکدیگر مصالحه می‌کنند و در انتها به چیزی بسیار کمتر از آنچه خواهانش بودند، دست پیدا می‌کنند. این روش نیز رضایت دائم در برندارد و بادوام نیست.

روش برد ـ برد

این روش بهترین نوع مذاکره و گفت‌وگو بین‌طرفین است، زیرا در پایان مذاکره هر دو طرف به نتیجه‌ای مناسب رسیده و راضی خواهند بود. معمولا افرادی که رفتاری منصفانه در برخورد با دیگران دارند و خودخواهانه برخورد نمی‌کنند و در عین حال آرامشی طولانی‌مدت می‌خواهند، طرفدار این نوع گفت‌وگو هستند و می‌خواهند ‌ هر دو طرف از مذاکره‌شان سود ببرند.

چه کنیم مذاکره برد ـ برد داشته باشیم؟

1 ـ درست بشنوید

اولین قانون برای داشتن گفت‌وگویی موثر، خوب شنیدن است. باید با دقت بسیار به صحبت‌های طرف مقابل گوش کنید و هرگز حرفش را قطع نکنید. بیشتر مردم هنگام گوش‌کردن به صحبت‌های دیگران دائم در ذهن‌شان حرف‌هایی را که می‌خواهند بگویند مرور می‌کنند.

با این کار آنها پیام‌های غیرکلامی و حالات چهره طرف مقابل را از دست می‌دهند. گاهی اوقات این موارد غیرکلامی، حقایق بسیاری را به شما نشان می‌دهد. بنابراین صدای درونی‌تان را خاموش کرده و فقط به طرف گفت‌وگو گوش کنید. هر چه بهتر گوش کنید بهتر می‌توانید شرایط موجود و علایق طرف گفت‌وگو را درک کنید و با سبک و سنگین کردن آن علایق و موارد دلخواه خودتان واکنش مناسب‌تری نشان دهید و به نتیجه مطلوب دست پیدا کنید.

چند روش برای خوب شنیدن:

- در برابر مواردی که حواستان را پرت می‌کند، مقاومت کنید.

ـ محتوای گفت‌وگو را بسنجید، نه نحوه ابراز آنها را.

ـ سعی کنید به بخش‌ها و موضوعات مهم توجه کنید و آنها را از دست ندهید.

ـ احساسات خود را کنترل کنید و به محض شنیدن موضوعی خلاف عقیده‌تان با عصبانیت برخورد نکنید.

2 ـ واکنش مناسب

بعد از این که صحبت‌های طرف مقابل را شنیدید، شنیده‌هایتان را ارزیابی کنید، اطلاعات دریافتی را بسنجید و تصمیم بگیرید‌ چگونه از آن استفاده کنید. در نهایت براساس آنچه گفته شده و ارزیابی‌های خودتان، واکنش نشان دهید. اگر این مرحله را بخوبی و با دقت انجام داده باشید، می‌توانید نتیجه خوبی به‌دست آورید.

3 ـ صراحت و انعطاف‌پذیری

در صحبت‌هایتان صریح باشید و پیچیده سخن نگویید و هرگز سفت و سخت رفتار نکنید. این کار موجب می‌شود ‌طرف مقابل نیز مانند شما رفتار کند و به نتیجه‌ای نرسید. مذاکره نوعی ارتباط برقرار کردن است و اگر نتوانید به یکدیگر اعتماد کنید و در صحبت‌هایتان انعطاف داشته باشید این ارتباط موفقیت‌آمیز نخواهد بود.

4 ـ رفتاری توام با آرامش

رفتارتان باید هنگام گفت‌وگو بسیار عاقلانه و پر از آرامش باشد. هرگز در گفتن عقایدتان شتاب به خرج ندهید و احساساتی برخورد نکنید. گاهی ممکن است سخنان طرف مقابل ناخوشایند باشد، هرگز نارضایتی‌تان را با ناراحتی بروز ندهید، زیرا به جای رسیدن به توافقی مناسب، کل فرآیند مذاکره را به نابودی می‌کشانید.

5 ـ پیشنهاد راه‌حل

بهتر است برای مشکلات مطرح شده در گفت‌وگو، چند راه‌حل پیشنهاد کنید. برای بسیاری از موضوعات مطرح شده بیشتر مواقع می‌توان راه حل‌های متفاوتی ارائه داد. به این ترتیب وقتی طرف مقابل متوجه شود ‌ چند گزینه انتخابی پیش رو دارد، احساس می‌کند مجبور به انتخاب فقط یک گزینه خاص نیست و در آن صورت بیشتر رغبت می‌کند به حرف‌های شما گوش دهد و به این ترتیب در پایان به توافقی دست می‌یابید.

6 ـ جداسازی مشکلات از اشخاص

احتمال دارد هنگام گفت‌وگو از شخصی که روبه‌رویتان نشسته و با شما گفت‌وگو می‌کند، بیزار باشید. اما فراموش نکنید‌ آن شخص دلیل گفت‌وگویتان نیست، بلکه در‌خصوص موضوعی قصد دارید‌ مصالحه کنید و این مساله از اهمیت بیشتری برخوردار است. بنابراین حس‌تان نسبت به شخص طرف گفت‌وگو را از مشکل مطرح شده در مذاکره جدا کرده و فقط روی موضوع مورد بحث متمرکز شوید.

7 ـ پیش‌بینی

گفت‌وگو فقط این نیست که شما بدانید ‌ از مذاکره تان به چه نتیجه‌ای می‌خواهید دست بیابید، بلکه باید حدس بزنید طرف گفت‌وگو نیز خواهان چه چیزی است و پیش‌بینی کنید ‌ ممکن است با چه خواسته‌هایی روبه‌رو شوید و تصمیم بگیرید در برابر هر یک از آن خواست‌ها چه ترفندی به کار برید.

8 ـ فکر کردن به گزینه‌های مختلف

همان‌طور که ممکن است شما با برخی‌خواسته‌های طرف مورد گفت‌وگو موافق نباشید، او نیز ممکن است علاقه‌ای به خواسته شما نداشته باشد و همیشه به آنچه می‌خواهید دست پیدا نکنید. بنابراین قبل از حاضر شدن پشت میز مذاکره، چند پیشنهاد و گزینه متفاوت در نظر بگیرید تا در صورت توافق نیافتن با هرکدام از آنها، مورد دیگری که مدنظرتان هست، مطرح کنید و به این ترتیب به برخی‌خواسته‌هایتان دست پیدا کرده باشید.

توافق بد

اگر تمام موارد مذاکره را بدرستی انجام دادید، اما احساس کردید ‌طرف مقابل از تمام روش‌های موجود برای سوءاستفاده بهره می‌برد و قصد دارد نتیجه را فقط به نفع خود تمام کند، بهتر است به خواست‌های او «نه» بگویید و هرگز موافقت نکنید. زیرا یک توافق بد بسیار بدتر از به توافق نرسیدن است.

تثبیت توافق

در اینجا بهتر است همه موارد توافق شده را روی کاغذ بنویسید. می‌توان گفت آخرین مرحله مذاکره است. قراردادها را نیز نوشته و عواقب زیرپا گذاشتن آنها را هم گوشزد کنید.

تمرین

شما ممکن است متوجه نباشید، اما فراموش نکنید زندگی هر روزه مردم پر از مذاکرات مختلف است. با این حال ممکن است احساس کنید ‌ شما در این کار مهارتی نداشته و هرگز در گفت‌وگوهایتان نمی‌توانید به خواسته‌هایتان دست پیدا کنید. این موضوع به این دلیل رخ می‌دهد که نمی‌دانید داشتن گفت‌وگوی موثر چیزی است که با تمرین کردن هر‌روزه به‌دست می‌آید. بنابراین الان که در حال خواندن این مقاله هستید، دیگر وقتش رسیده که روی این مساله به طور منظم و با اصول کار و تمرین کنید. برای این کار ابتدا اهدافی را در نظر بگیرید و سعی کنید برای رسیدن به آنها مذاکره‌های کوتاهی با دیگران انجام دهید. قبل از شروع باید بدانید ‌ قرار است با چه کسی بر سر چه موضوعی مذاکره کنید. حتی موضوع مذاکره می‌تواند خیلی ساده باشد، مثلا درخواستی از یکی از اعضای خانواده‌تان باشد و سعی کنید تمام موارد مطرح شده در یک مذاکره خوب را به کار ببندید و توانایی خود را در گفت‌وگو افزایش دهید. با داشتن چنین مهارتی مطمئن باشید هرگز در زندگی درمانده نمی‌شوید و می‌توانید در کارهایتان بسیار موفق عمل کنید.

placementor / مترجم: نادیا زکالوند