نداشتن سند رسمی یعنی درگیری و اختلاف

با این‌که همواره بر تنظیم سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی تاکید می‌شود و به شهروندان نسبت به تنظیم اسناد عادی هشدار داده می‌شود، اما بازهم برخی افراد به تنظیم سند رسمی بی‌اعتنایی می‌کنند و اغلب نیز به دنبال این بی‌توجهی، در دعاوی ملکی و مالکیتی درگیر می‌شوند. توضیح دهید چرا به سند رسمی، سند برتر گفته می‌شود؟

اسناد تنظیمی طبق ماده 1287 قانون مدنی، سند رسمی و اصل بر اعتبار آنهاست. ناگفته پیداست که رابطه بین سند رسمی و سند معتبر از نظر اعتبار قانونی، رابطه «عموم و خصوص مطلق» است، یعنی هر سند رسمی معتبر است، مگر این‌که خلاف آن (در دادگاه صالح) اثبات شود؛ این در حالی است که اسناد عادی، نیازمند اثبات در دادگاه صالح به ‌منظور کسب اعتبار قانونی‌ است. از همین‌رو و به سبب وجود مزایای حقوقی منحصر‌به‌فرد اسناد رسمی، این اسناد همواره لازم‌الاجراست که در محاکم نیز بر اسناد عادی برتری دارد.

متن ماده 1287 قانون مدنی هم از نظر ادبیات حقوقی و هم از نظر کیفیت وضع و جامع بودن در مقام عمل و اجرای آن بسیار دقیق و حساب ‌شده است. این ماده می‌گوید: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر ماموران رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، رسمی است.»

پس مطابق این ماده تنها سه مرجع صالح برای صدور سند رسمی وجود دارد: اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی و سایر ماموران رسمی؛ که این موضوع نشان می‌دهد ثبت یک معامله در هر مرجعی غیر از این سه مورد، رسمی و مورد تائید قانون نیست.

از ابتدای تشکیل ادارات ثبت اسناد و املاک و نیز از آغاز فعالیت دفاتر اسناد رسمی به‌عنوان بخش خصوصی ـ حاکمیتی، این هر دو مامور رسمی، بیشترین ماموریت را در صدور سند رسمی به انجام رسانده‌اند، اما یک سند طبق قانون مدنی، باید واجد شرایطی باشد تا سند رسمی محسوب شود. به این ترتیب اگر در تنظیم سند، هریک از اوصاف پنج‌گانه اعم از مراجع سه‌گانه صدور (اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا سایر ماموران رسمی، در حدود صلاحیت ماموران رسمی و بر طبق مقررات قانونی) رعایت نشود، آن سند، سند عادی است.

سندی که طبق مقررات ماده 1287 قانون مدنی تنظیم شده باشد، چون اعتبارش را از قانون می‌گیرد از حمایت کامل قانونی هم برخوردار است.

ماهیت سند رسمی به گونه‌ای است که قابل استناد، مستند و لازم‌الاجراست. حتی در ادارات ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی و بدون آن‌که لازم باشد افراد پله‌های دادگاه را بالا و پایین بروند. سند رسمی، معاف از اقامه دعوی است و خود دارای قوه‌ اثباتی است.

این در حالی است که طبق ماده 1290 قانون مدنی، اسناد رسمی درباره طرفین و وارث و قائم‌مقام افراد هم معتبر است؛ البته اعتبار این اسناد نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد. اسناد رسمی را نمی‌توان انکار کرد یا آنها را مورد تردید قرار داد، این در حالی است که اسناد عادی چنین قاطعیتی ندارند و در گام نخست، خود این اسناد باید در دادگاه مورد بررسی قرار بگیرد و آنگاه به آنها استناد کرد.

بله، اسناد عادی اساس اختلافات و درگیری‌های بسیاری است. مثلا موجر یا مستاجری که سند رسمی اجاره را در دفترخانه‌ امضا کرده‌اند، هیچ‌گاه نمی‌توانند بگویند که من مفاد سند اجاره را قبول ندارم چون، اصل بر صحت مفاد سند رسمی است؛ در حالی‌که سند عادی اجاره، به امضای دو نفر شاهد نیاز دارد و وقتی کار به شکایت و درگیری می‌رسد، دادگاه باید وارد موضوع شود.

چه بسیار پرونده‌هایی که هم‌اکنون در دستگاه قضایی، وقت قضات و نهاد اجرای عدالت را تضییع می‌کنند، آن هم فقط بر سر فروش یک آپارتمان به بیش از یک خریدار. کم نیست، کلاهبرداری‌هایی که از فروش یک واحد آپارتمان 40 متری به چهار یا ‌پنج نفر صورت گرفته و خانواده‌هایی را سرگردان و روابط افراد را تیره و تار کرده است.

این موضوع، پرسش ما هم هست. قانون پیش‌فروش ساختمان متناسب با ضرورت‌ها و نیازهای روز جامعه نوشته شده است. از بند اول و دوم تبصره ماده یک قانون پیش‌فروش ساختمان گرفته تا بند 7 ماده 2 همان قانون، صحبت از سند رسمی است.

ماده 3 این قانون نیز به صراحت تاکید می‌کند: «قرارداد پیش‌فروش و نیز قرارداد واگذاری حقوق و تعهدات ناشی از آن باید با رعایت ماده 2 این قانون از طریق تنظیم سند رسمی نزد دفاتر اسناد رسمی و با درج در سند مالکیت و ارسال خلاصه آن به اداره ثبت محل صورت گیرد.»

باتوجه به تاریخ تصویب قانون پیش‌فروش ساختمان و فارغ از تعداد دفعاتی که قانونگذار از واژه سند رسمی یا معادل‌هایی همچون انتقال رسمی در تدوین قانون بهره جسته است، قانونگذار پا را از همیشه فراتر نهاده و تصریح کرده: «اشخاصی که بدون تنظیم سند رسمی اقدام به پیش‌فروش ساختمان یا بدون دریافت مجوز اقدام به درج یا انتشار آگهی کنند، به حبس از 91 روز تا یک سال یا جزای نقدی به میزان دو تا چهار برابر وجوه و اموال دریافتی محکوم می‌شوند.» (ماده‌ 23 قانون پیش‌فروش ساختمان)

حمایت بی‌چون و چرای قانونگذار از سند رسمی، همواره و حتی از یکصد سال پیش یعنی هنگام نوشتن قانون مدنی تا همین امروز وجود داشته است و این تاکیدات یکصد ساله به معنای ضرورت تثبیت حقوق مالکیت و اسناد مردم و کاهش هزینه بیت‌المال است.

سند رسمی آنقدر دارای اهمیت و استحکام است که امسال کانون سردفتران و دفتریاران با هدف توسعه ثبت رسمی و ارتقای نظم حقوقی، همایشی با عنوان نقش و جایگاه سند رسمی در نظم حقوقی را در دستور کار خود قرار داده است. این همایش ششم دی برگزار می‌شود که علت انتخاب این روز به عنوان روز سند رسمی نیز این است که ششم دی، دویست و هشتاد و دومین روز سال است در حالی که آیه مداینه که به کاتب بالعدل اشاره دارد نیز آیه دویست و هشتاد و دوم سوره بقره است.

وکالت عقدی است که به موجب آن یکی از طرفین، طرف دیگر را برای انجام امری نایب خود می‌کند یعنی عقدی که با اراده دو طرف بسته می‌شود و فقط برای راحت‌تر شدن امور و رفع نیازهای کوتاه‌مدت برقرار می‌شود. پس برخلاف تصور همگانی، خرید و فروش یک ملک یا هر اموال دیگری که با تنظیم یک وکالتنامه انجام می‌شود، برای خریدار، مالکیت ایجاد نمی‌کند و می‌تواند پیامدهایی برای او داشته باشد.

در واقع وکالت به‌عنوان یک عقد فقط برای تسهیل امور ایجاد شده که به صورت رسمی و در دفترخانه‌ها با حضور موکل وکیل برقرار می‌شود. به این ترتیب در وکالتنامه‌هایی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شوند، موکل یعنی کسی که وکالت می‌دهد‌ تا زمان انجام مقدمات و اسباب مورد وکالت (موضوعی که بابت آن وکالت داده می‌شود)‌ از سوی وکیل یعنی فردی که به او وکالت داده شده،‌ صبر می‌کند.

پس کل ماجرای وکالت و تنظیم وکالتنامه این است و با وجود این که وکالت مفهومی جز نیابت یک فرد برای انجام امر یا اموری از سوی فرد دیگر ندارد و معامله محسوب نمی‌شود، اما با تغییر و تحولاتی که امروزه در معاملات مردم و رویه آنها در معاملات رخ داده برخی افراد وکالتنامه را جانشین عقد بیع می‌دانند.

در واقع اگرچه وکالت در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود و به‌زعم افراد با گنجاندن شرط عدم عزل و نیز شرط عدم فسخ از سوی موکل، این نقل و انتقال محکم می‌شود، اما باز هم جای معامله را نمی‌گیرد.

البته وجود موانع و مشکلاتی که بر سر راه انجام برخی معاملات وجود دارد باعث روی آوردن مردم به عقد وکالت می‌شود، از جمله در مواردی که مالی در رهن است و نقل و انتقال آن بدون اجازه و هماهنگی مرتهن (در رهن‌گیرنده)‌ امکان‌پذیر نیست.

البته راهکاری که عموم مردم برای گریز از ضرر و زیان به آن متوسل می‌شوند، آوردن شرط بلاعزل بودن در وکالتنامه است که به صورت جمله تاکیدی در سند وکالت توسط دفترخانه نوشته می‌شود. البته توصیه سردفتران این است که افراد برای اطمینان از عمل خود علاوه بر درج این شرط، از سردفتر بخواهند تا بعضی شروط دیگر را نیز در سند رسمی وکالت درج کند تا وکالتنامه آنها تا حدی از آسیب‌های احتمالی مصون بماند.

یکی از این شروط ضروری، حق فسخ مورد وکالت و حق انجام مورد وکالت از سوی موکل و نیز سلب حق هرگونه عمل مغایر و منافی با انجام مورد وکالت از سوی وکیل است که اصولا عامه مردم به این شروط توجهی ندارند، اما در مجموع، نکته مهم در مورد وکالت این است که افراد هنگام امضای وکالتنامه در دفترخانه اسناد رسمی به این موضوع دقت کنند که آیا وکالت آنها بلاعزل است یا نه و سپس متناسب با هدف خود این شرط را در آن درج یا حذف کنند.

در شرایط عادی طبق قانون، وکالت با امتناع یا انصراف هریک از طرفین یعنی وکیل یا موکل قابل فسخ است و هریک از طرفین می‌‌توانند با مراجعه به دفترخانه درخواست استعفا یا عزل طرف مقابل را بدهند، اما اگر در وکالتنامه شرط عدم فسخ یا بلاعزل بودن وکیل گنجانده شود، این حق از موکل سلب می‌شود و او نمی‌تواند با مراجعه به دفترخانه چنین اقدامی انجام دهد.

پس ضروری است قبل از تنظیم هر سند وکالتی مفاد آن به دقت خوانده شود و در مورد جملات مبهم آن از سردفتر سوال شود و تکلیف امکان فسخ یا ابطال آن نیز به صورت شفاف مشخص شود و همچنین موضوع و هدف افراد از دادن وکالت نیز به روشنی بیان شود.