مدل مدیریت سرمایهگذاری فناوریاطلاعات
گامهایی برای پیوند سرمایه سازمانی و IT
منطقیترین کار برای سرمایهگذاری در حوزه فناوریاطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی (IS) یک شرکت، بررسی اثر مثبت آن بر عملکرد سازمانی است. در 30سال اخیر، مدلهای مختلف سرمایهگذاری فناوری اطلاعات توسط پژوهشگران معرفی شده است. اما همچنان، ارزیابی سرمایهگذاریهای فناوری اطلاعات با مشکلاتی همراه بوده که برخی از این مشکلات عبارتند از[1]:
1- ماهیت ناملموس منافع حاصل از فناوری اطلاعات
2- ماهیت ظهور منافع حاصل از فناوری اطلاعات در بلندمدت
3- دشواری کمیسازی مزایای رقابتی و استراتژیک فناوری اطلاعات
4- غیرمستقیم و غیرقابل تشخیص بودن منافع فناوری اطلاعات از منظر فاکتورهای مختلف
5- نامناسب بودن نظریهها و فنون موجود برای فهم و کسب ارزش فناوری اطلاعات
از منظر کسبوکار، دلایل مختلفی برای سرمایهگذاری فناوری اطلاعات وجود دارد که بر آن اساس، انواع سرمایهگذاری فناوری اطلاعات تعریف شده است. هر نوع سرمایهگذاری فناوری اطلاعات، معیارهای ارزیابی خاص خود را نیاز دارد. براساس ماتریس سرمایهگذاری فناوری اطلاعات ارائه شده توسط لوکاس (Lucas) و زی (Zee)، انواع سرمایهگذاری فناوری اطلاعات عبارت است از[1]:
1- فناوری اطلاعات اجباری1:
که برای رفع نیازمندیهای ضروری داخل سازمان و تامین برنامههای کاربردی مبتنی بر فناوری اطلاعات، انجام میشوند؛ مثل تغییر در سیستم پرداخت برای یکپارچگی با سیستم بانکی.2- بهبود کارایی و اثربخشی:
برای کاهش و جلوگیری از هزینههای عملیاتی و نیروی انسانی، افزایش بهرهوری کسبوکار و درآمد استفاده میشوند. معیارهایی از قیبل میزان افزایش سرعت فرایندهای کسبوکار، به این جهت در ارزیابی استفاده میگردند.3- فناوری اطلاعات استراتژیک:
برای کسب مزیت پایدار در مقابل رقیبان استفاده میشود؛ مانند استفاده از فناوری اطلاعات بهعنوان محصول.4- زیرساختار فناوری اطلاعات:
سرمایهگذاریهایی که خود دارای منافع مستقیم نیستند؛ اما بهجهت آنکه برنامههای کاربردی بر آنها بنا نهاده میشوند، در افزایش منافع فناوری اطلاعات موثرند؛ مانند سرمایهگذاری در زمینه شبکههای جهانی.5- پژوهش فناوری اطلاعات:
برای اطمینان از اینکه سازمان از پیشرفتهای تکنولوژی عقب نمانده است، انجام میشود.6- فناوری اطلاعات تحولی2:
اجرای آنها بسیار ریسک دارد، اما در مقابل مزایای بسیاری نیز دارد؛ مانند پیادهسازی سازمان مجازی.مدل مدیریت سرمایهگذاری فناوری اطلاعات3 که توسط اداره ذیحسابی عمومی4، ارائه شده است، نقشهراهی برای استفاده هوشمندتر سرمایهگذاریهای فناوری اطلاعات است. این مدل، رویکردی کلی به مدیریت سرمایهگذاری فناوری اطلاعات دارد.
مدل مدیریت سرمایهگذاری فناوری اطلاعات از 5مرحله بلوغ تشکیل شده است. هر مرحله روی مرحله قبلی ایجاد میشود و توانایی سازمان در مدیریت سرمایهگذاریهای فناوری اطلاعات را افزایش میدهد. مراحل این مدل به ترتیب عبارتند از[2]:
1- ایجاد آگاهی سرمایهگذاری:
ویژگی این مرحله، وجود فرایندهای موقت، ساخت نیافته و غیرقابل پیشبینی سرمایهگذاری است. بهعنوان مثال، در این مرحله، ارتباط بسیار کمی بین موفقیت یا شکست یک پروژه با موفقیت و شکست پروژه دیگر وجود دارد. اگر پروژه فناوری اطلاعات، بهطور موفقیتآمیزی انجام شود و سرمایهگذاری خوبی ادراک شود، موفقیت آن بهدلیل اقدامات استثنایی تیم پروژه نسبت داده میشود و تکرار چنین موفقیتهایی با مشکلات فراوان رخ میدهد.فرایندهای سرمایهگذاری که برای موفقیت مهم هستند، ممکن است شناخته شوند؛ اما دانش آن محدود به تیمهای جداافتاده خواهد بود که باعث میشود که دانش فرایند بهطور گسترده در سازمان انتشار نیابد و نهادینه نشود. اکثر سازمانهایی که در مرحله نخست بلوغ قرار دارند، فرایند انتخاب پروژه آنها بخشی از فعالیت بودجهریزی سالانه آنها محسوب میشود. اگرچه، فرایند انتخاب نیز بهصورت ناقص و با مستندسازیهای ضعیف انجام میشود. در این مرحله، حتی اگر سازمان، مشکلات پروژهای را تشخیص دهد، فرایندهای کافی برای تشخیص دلایل مشکل و ارائه راهحل برای حل مشکلات پروژه را نخواهد داشت. علاوه بر آن، تمرکز بر نتایج پروژه برحسب منافع کسبوکار در این سازمانها نادیده گرفته میشود.
2- ایجاد بنیان سرمایهگذاری:
در این مرحله، بر ایجاد توانمندیهای اساسی انتخاب تمرکز میشود که از طریق ایجاد معیارهای انتخاب پروژه شامل معیارهای ریسک و منفعت و آگاهی از اولویتهای سازمانی در هنگام تعریف پروژهها برای تخصیص وجوه حاصل میشود و باعث میشود که انتخاب فرایندها، بیاساس انجام نگردد. در مرحله3، سازمان بر تعریف نیازهای کسبوکار یا فرصتها در هر پروژه فناوری اطلاعات بهکمک هیات سرمایهگذاری فناوری اطلاعات تمرکز دارد که دانش حاصل برای انتخاب طرحهای پیشنهادی فناوری اطلاعات، استفاده میشود.3- توسعه سبد کامل سرمایهگذاری:
پس از موفقیت در مرحله2، اجرای فرایندهای مرحله3 آغاز میشود. در این مرحله، فرایندهای اصلی باید ایجاد شوند: نخست، تمرکز و کسب کنترل بر مجموع پروژههای موجود و سپس، دنبال کردن فرایندهای نظامیافته برای بهبود نتایج پروژه در طی زمان با پیگیری و بازنگری هزینهها و زمانبندی هر پروژه و کنترل منافع و ریسکهای موردانتظار هر پروژه.در این مرحله، سعی بر آن است که فرایندهای انتخاب، کنترل و ارزیابی بطور یکپارچه انجام شود. منظور از سبد سرمایهگذاری در این مرحله، آن است که سازمان بر منافع حاصل از همافزایی5 کل سرمایهگذاریها تمرکز دارد؛ بهجای آنکه بر تعادل منافع و هزینهها بهطور مجزا تمرکز داشته باشد. در مرحله3، تصمیمگیرندگان، تعامل بین سرمایهگذاریها و سهم آنها بر تحقق اهداف و استراتژیهای سازمانی را مورد توجه قرار میدهند.
4- بهبود فرایند سرمایهگذاری:
در این مرحله بر بهبود فرایندها و سبد سرمایهگذاری فناوری اطلاعات تمرکز میشود. بدین دلیل، سازمان باید بهطور منظم سبد سرمایهگذاری را تحلیل کند و همراستایی آن را با اهداف سازمانی بررسی کند.5- نفوذ فناوری اطلاعات در نتایج استراتژیک:
زمانی که سازمان فرایندهای انتخاب، کنترل و ارزیابی را ایجاد کرد؛ باید کارهای (1) یادگیری از سایر سازمانها، (2) بهبود مستمر استفاده از فناوری اطلاعات در پشتیبانی از نتایج کسبوکار و (3) تمرکز بر افزایش انعطافپذیری و چابکی سازمان را انجام دهد.پیش از آنکه مدل سرمایهگذاری فناوری اطلاعات فوق در سازمان پیاده شود؛ باید بتوان به پرسشهای زیر پاسخ داد[3]:
1- آیا مدیر ارشد شرکت به مدل سرمایهگذاری فناوری اطلاعات مورد نظر، بهعنوان بخشی از فرایند مدیریت استراتژیک متعهد است؟
2- آیا در سازمان، فناوری اطلاعات، عامل مهمی در راستای سایر فرایندهای برنامهریزی و اجرایی در نظر گرفته میشود.
3- فرصتها و تهدیدات سازمان چیست؟ این پرسش نیازهای استراتژیک شرکت را مشخص میسازد.
4- آیا روش بهتری وجود دارد که بتوان فناوری اطلاعات و سرمایهگذاریهای مرتبط را با نیازهای استراتژیک سازمان همراستا کرد؟
5- چه کشفهایی در حوزه فناوری اطلاعات رخ داده است که میتوان از آنها در سازمان استفاده کرد؟
6- چگونه میتوان بین سرمایهگذاری فناوری اطلاعات با سایر سرمایهگذاریهای سازمانی تناسب ایجاد کرد؟
7- انجام فرایندها را چه تیمی در سازمان برعهده میگیرد؟
8- و سرانجام، چه زمانی سازمان به مرحله نهایی بلوغ رسیده است؟
منابع
[1] Ranti, B.(2006), “A review of information
technology investment evaluation methodologies: the need for appropriate evaluation methods”, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung, P 1-4.
[2] “Information technology investment management, A framework for assessing and improving process maturity”, (2004), United States General Accounting Office, www.gao.gov/new.items/d04394g.pdf.
[3] “A top-down approach to ITIM”,(2006),
P2C2 Group Inc., available at: p2c2group.com/jun06nws.html.
پینوشتها
1. Mandatory IT
2. Transformational IT
3. Information Technology Investment Management (ITIM)
4. General Accountability Office (GAO)
5. Synergy
مهشید ابراهیمی
تازه ها
گوناگون
پیشنهاد سردبیر
در تپش این هفته، ماجرای فریب و تعرض در پوشش عرفانهای دروغین و رمالی را بررسی کردیم
پشت پرده اتاقهای دود و طلسـم
