نامه‌نگاری به‌سبک قرن 21

امضاهای ایمیل شامل اطلاعات تماس، عناوین شغلی مربوطه و اسامی شرکت‌هایی‌ است که در صورت پاسخگو نبودن ایمیل‌ها، به گیرنده کمک می‌کند. بعضی‌ وقت‌ها، این امضاها به گیرنده، شخصیت فرستنده را به گیرنده نشان می‌دهد. امضای ایمیلی، مثل سربرگ‌ها، حرفه‌ای هستند و نشان می‌دهند شما چه کاری انجام می‌دهید. در این مقاله چند راه برای چگونگی ساختن یک امضای درست معرفی می‌شود.

اول از همه، سربرگ فرستنده باید یک اسم داشته‌باشد و در صورت امکان از ایمیل یک شرکت استفاده کنید. اگر کسی ایمیل babak@hotmail.com را ببیند، اولین کاری که می‌کند این است که آن را اسپم کند!

اگر هدر فرستنده این معنا را تداعی کند که فرستنده، آقا یا خانم تبریزی از یک شرکت طراحی است (مانند: tabrizi@webdesign.ir)، می‌فهمد که یک ایمیل حرفه‌ای از طرف شخصی به‌نام تبریزی است و به آن طراح بیشتر اعتماد می‌کند. از ساخت یک لینک برای وب‌سایتتان شروع کنید. بیشتر نرم‌افزارهای خواندن ایمیل، آدرس‌های ایمیل و وب‌سایت‌ها را به‌طور خودکار به لینک تبدیل می‌کنند. زمانی‌که برای یک ایمیل HTML می‌سازید، باید مطمئن شوید لینک، نمایش داده شود. و در عوض، متن‌های لینکی مانند «My website» و از نوع URL، برای کسانی که می‌خواهند آدرس ها را کپی کنند، قابل استفاده خواهند بود.

یک امضای ایمیلی نباید طول ایمیل را دو برابر کند. پس آن را به کوتاه‌ترین اندازه ممکن بسازید (مثلا سه‌خط کافی است). داستان زندگی خود را در آن ننویسید چون هدف این امضاها، این است که به بقیه نشان دهد شما چه کسی هستید و چگونه با شما می‌تواند تماس برقرار کند.

اطمینان حاصل کنید که موارد زیر در امضای شما باشد:

1– اسم شما

2– شرکت شما و سمت شما در شرکت

3– چگونگی برقراری تماس با شما.

نیازی نیست که 10 راه مختلف برای اینکه با شما تماس بگیرند، بنویسید! همان‌طور که در طراحی وب‌سایت دیدیم، باید مختصر و مفید باشد. شخص مقابل باید بداند که شما کدام راه را برای برقراری تماس با خودتان می‌پسندید. دو یا سه خط با حدود 60-70 کاراکتر در هر خط بنویسید (بسیاری از نرم‌افزارهای ایمیل، حداکثر 80 کاراکتر در خط را قبول می‌کنند، پس آن را محدود کنید تا به ته خط نرسید!). خط چهارم اختیاری است و می‌تواند آدرس شرکت باشد. البته اگر در خانه کارهایتان را انجام می‌دهید بهتر است مواظب باشید!

در برخی از کشورهای اروپایی، اگر یک شرکت ثبت‌شده داشته‌ باشید، قانون به شما دیکته می‌کند که چه‌چیزی را باید در امضای خود قرار دهید. به‌عنوان مثال قانون کشور بریتانیا، شرکت‌های سهامی خاص و سهامی عام با مسوولیت محدود را مجبور می‌کند که موارد زیر را در امضا داشته ‌باشند:

1– شماره شرکت

2 – آدرس ثبت

البته نیازی نیست که حتما در تمام مکاتبات الکترونیکی و وب‌سایت و لوازم‌التحریر تبلیغاتی خود این اطلاعات را وارد کنید. بیشتر برنامه‌نویسان مستقل و شغل‌های کوچک این قوانین را نادیده می‌گیرند.

حواستان باشد این اطلاعات را در امضا قرار ندهید:

1– توییتر شخصی، IM یا اطلاعات اسکایپ و مانند آن

2– شماره تلفن یا آدرس محل سکونت (البته اگر نمی‌خواهید صبح زود به‌وسیله مشتری‌های جهانی از خواب بیدار شوید!)

3– URL وب‌سایت شخصیتان

4– اظهارنظر‌های نابجا

5– مجموعه کامل مهارت‌ها، دستاوردهای زندگی‌ و رزومه!

جملات قصار شما برای دوستانتان می‌تواند جذاب باشد ولی برای کسی که با آن فقط رابطه شغلی و نه رابطه خصوصی دارید، کمی ریسک دارد.

اگر می‌خواهید زمانی‌که در حال تماشای سریال هستید، مشتریانتان با شما تماس کاری نگیرند، خب اطلاعات محل زندگی خود را به‌طور کامل در اختیار آنها قرار ندهید. حتی اطلاعات تماس شخصی خود را به شرکت‌های شریکتان هم ندهید. همکاران شما شاید علاقه‌ای به این مساله نداشته باشند و شما هم ممکن است نخواهید اطلاعات شخصی شما را کسی بداند. اشاره کردن اکانت توییتر شرکت یا راه‌های دیگر تماس در امضا شاید مفید باشد زیرا ممکن است طرف معامله، با ایمیل معمولی نتواند با شما تماس برقرار کند.

حسین کردونی