فرسودگی در سازمان ثبت اسناد

در واقع فرسودگی در ساختار و قوانین سازمان ثبت اسناد و املاک معضلی است که به بسیاری از اختلافات ثبتی دامن می‌زند و گاه روند رسیدگی به پرونده‌ها را تا سالیان متمادی به درازا می‌کشاند که مصادیق آن را می‌توان در مواد 16 تا 20 پس از تغییرات سال 80 و در مواد 147 و 148 بخوبی مشاهده کرد.

البته مسوولان این سازمان هرازگاهی از اقداماتی می‌گویند که به باور آنها بخشی از مشکلات را رفع می‌کند، چنانچه آبان ماه 3 سال پیش معاون برنامه‌ریزی و مدیریت منابع این سازمان از طراحی 250 برنامه برای رفع مشکلات سازمان متبوعش خبر داد.

وقتی هنوز آیت‌الله هاشمی شاهرودی، رئیس قوه قضاییه بود، خطاب به حسینعلی امیری چند دستور موکد برای رفع مشکلات سازمان ثبت صادر کرده بود که نیروی انسانی و بازسازی آن، اجرای کاداستر(نقشه هوایی) و برنامه‌های اصلاح و به‌روزرسانی فرآیندهای ثبت را هدف می‌گرفت. در واقع آن روزها با دستور رئیس قوه قضاییه، 8 کشور توسعه یافته مورد مطالعه میدانی قرار گرفتند تا به کمک آن برنامه‌ای مدون برای بازسازی سازمان ثبت تدوین شود؛ اما سال 87 روزهای پایانی‌اش را طی می‌کرد که امیری، رئیس سازمان اعلام کرد اصلاح سیستم سازمان ثبت، 15 سال زمان نیاز دارد. با وجود مشکلات فراوان ساختار سازمان ثبت این زمان شاید کمی آرمانی به نظر برسد؛ ولی مسوولان این سازمان می‌گویند اقداماتی انجام داده‌اند که رسیدن به این زمان را شدنی می‌کند.

در واقع طی سال‌های اخیر تشکیل ستاد اطلاع‌رسانی تخلفاتی ثبتی برای آگاهی دادن به مردم درباره تخلفات، افتتاح سیستم مدیریت یکپارچه ثبت ملک موسوم به طرح میثم که شرکتی اسپانیایی برای اجرای آن در 8 سال 3/5 هزار میلیارد تومان بودجه خواسته بود، مکانیزه شدن رسیدگی به شکایات اداری، اجرای اسناد رسمی، رسیدگی به تخلفات، اجرای نیابت، چک، حفاظت از اسناد و پلمب دفاتر از اقداماتی بود که مسوولان به انجام آن مباهات می‌کردند ولی ولی با وجود این کارشناسان معتقدند این اقدامات یا ناقص انجام شده یا اگر اجرا شده در زمان لازم صورت نگرفته است. یکی از این طرح‌ها، طرحی موسوم به کاداستر تهیه (نقشه هوایی)‌ است که از سال 51 به بعد با وضع مواد 142 به بعد قانون ثبت پیش‌بینی شد تا وضعیت ثبت املاک از حالت قدیمی خارج شود؛ اما هم‌اکنون با گذشت بیش از 35 سال از کلید خوردن آن و پس از گذشت بیش از 15 سال از اجرای فاز مطالعاتی‌اش هنوز این طرح به طور کامل اجرا نشده و کار به جایی رسیده که حتی اگر به طور کامل هم اجرا شود، دیگر کارایی ندارد و سال‌ها از زمان اعتبارش گذشته است. در این میان طرح‌هایی نیز وجود دارند که اگر اجرا شوند، هنوز می‌توانند بخشی از مشکلات موجود را حل کنند؛ ولی تاخیر در اجرای آن سبب‌ساز اعتراضاتی شده که باورمندان به آن معتقدند سازمان ثبت هنوز به اهمیت آن پی نبرده است. طرح جامع سامانه املاک از این دست طرح‌هاست.

چندی پیش رئیس اتحادیه مشاوران املاک اعلام کرد در حالی که طرح جامع سامانه املاک اهمیت ویژه‌ای در ساماندهی نقل و انتقال مسکن و حذف ابزارهای واسطه‌ای دارد ولی تاکنون سازمان ثبت به این طرح لینک نشده است. به باور خسروی، سازمان ثبت مدعی است که اجباری شدن این طرح مشکلات قانونی دارد، ولی به اعتقاد اتحادیه این فقط یک توجیه است، چون به نظر می‌رسد مشکل اصلی ضعف و سنتی بودن سیستم‌های ارتباطی و فناوری ارتباطات در سازمان است.

در واقع این اظهارات به مشکل دیگری در سازمان ثبت نیز اشاره دارد؛ مشکلی که به دستی بودن بسیاری از فرآیندهای ثبتی و در نتیجه بالا رفتن احتمال خطاهای عمدی و سهوی اشاره دارد، یعنی همان چیزی که کارشناسان در گفتگو با «جام‌جم» در بیان آن اتفاق نظر دارند.

فرسودگی، مشکلی حل نشده

حسن ترابی، حقوقدان و کارشناس امور ثبتی در این باره می‌گوید: با رشد شهرنشینی و افزایش ساخت و ساز بویژه طی سال‌های اخیر در کنار تشکیل پرونده‌های مختلف ملکی مشکلاتی هم در زمینه ثبت مالکیت ایجاد شده که این مساله خود باعث مراجعات بیشتر مردم به سازمان ثبت می‌شود. پس در اینجا نقش سازمان ثبت به نقشی دارای مرجعیت برای تعیین مالکیت تبدیل شده و اعلام نظر آن برای مردم، دادگستری و ارگان‌های دیگر ملاک قرار گرفته است. به همین دلیل چنین سازمانی باید خودش را به روز کند و متناسب با اوضاع و احوال جامعه رشد دهد، اما وقتی ما به این سازمان مراجعه می‌کنیم می‌بینیم ثبت دارای نوعی عقب‌ماندگی است، یعنی ساختارش ساختار 60 سال پیش است و قوانینش به پیشتر از این زمان مربوط می‌شود.

وی ادامه می‌دهد: البته پس از انقلاب برخی قوانین دستخوش تغییراتی شده تا با کمک آنها اوضاع بهتر شود، ولی متاسفانه این کار پرونده‌ها را بیشتر کرده است.

ترابی به ضعف مدیریت در سازمان ثبت نیز اشاره می‌کند و توضیح می‌دهد: اگر شما یک اداره ثبت در تهران را با یک اداره ثبت در یک شهرستان یا حتی مرکز استان مقایسه کنید متوجه وجود اختلاف زیادی می‌شوید، یعنی در سراسر کشور از نظر سرویس‌دهی به مردم تفاوت فاحشی وجود دارد، به طوری که در خیلی از ادارات ثبت یا کامپیوتر نیست و اگر هم هست برای کارهای دبیرخانه، شماره زدن یا اموری از این دست استفاده می‌شود.

این کارشناس امور ثبتی به نیروهای انسانی شاغل در سازمان هم اشاره می‌کند و ادامه می‌دهد: در سازمان ثبت، ما با مشکل نیروی انسانی، هم از نظر تعداد و هم از نظر کیفیت مواجه‌ایم، یعنی نیروهایی که حضور دارند به لحاظ تعداد پاسخگوی نیازهای مردم بویژه در تهران نیستند و در کنار کیفی نبودن نیروها، ضعف مدیریت‌ها و قوانین قدیمی هم سبب شده تا کاری یک هفته‌ای، ماه‌ها طول بکشد.

ترابی معتقد است با وجود چنین شرایطی رئیس جدید باید به فکر ایده‌ای تازه برای اداره امور باشد تا ضمن از بین بردن مشکلات فعلی، از ورودی پرونده‌های بیشتر هم در دادگستری بکاهد و مشکلات آینده را نیز تحت کنترل بگیرد.

کاداستر، طرحی تاریخ گذشته

البته ترابی این اظهارات را در حالی مطرح می‌کند که سلیمان فدوی، عضو هیات علمی دانشگاه و وکیل پایه یک دادگستری هم در بحث فرسودگی و قدیمی بودن سیستم‌ها و ساختارها با او هم عقیده است. فدوی به طرح کاداستر و سابقه آن اشاره می‌کند و می‌گوید: سال 1351 اداره کل ثبت اسناد و املاک کل کشور دفتر املاک را ایجاد کرد و کاداستر زیرمجموعه آن قرار گرفت. در واقع آن سال وضع به صورتی بود که اگر کاداستر اجرا می‌شد انقلابی در ثبت رخ می‌داد، اما بدنه آن توان تحمل این انقلاب را نداشت تا این‌که تا سال 1372 فاز مطالعاتی کاداستر انجام شد ولی امروزه بعد از گذشت چندین سال این طرح تنها در چند قسمت به صورت پایلوت و نمادین اجرا می‌شود در حالی که با وجود رشد فناوری این طرح اصلا موضوعیت خود را هم از دست داده است به طوری که اگر کاداستر در آن زمان اتفاق می‌افتاد، شاید ما اصلا نیازی به ادارات ثبت به این گستردگی نداشتیم. در واقع اگر ما به سمت ثبت جدید یعنی ثبت اطلاعات حقوقی و موقعیت جغرافیایی ملک از طریق ماهواره برسیم و اگر بتوانیم با نهادهای مرتبط با ثبت ارتباط منطقی و ارگانیک برقرار کنیم، شاید بتوانیم مشکلات بخش املاک را حل کنیم.

ارتباط میان بخشی، صفر

فدوی در ادامه به مشکلات ثبت اسناد رسمی در کشور اشاره می‌کند و توضیح می‌دهد: رنجی که سازمان ثبت می‌برد، نبود ارتباط منطقی میان دفاتر اسناد رسمی و بدنه سازمان ثبت است که اگر این اتفاق بیفتد و ارتباط برقرار شود شاید قدری از مشکلات جامعه حل شود. در حال حاضر وضع به این صورت است که وقتی شما می‌خواهید نقل و انتقالی انجام دهید دچار مشکل می‌شوید چون باید از اداره ثبت محل وقوع ملک استعلام کنید و مسوول دفتر بازداشتی‌ها و املاک باید استعلام مسوول دفترخانه را بگیرد و به اداره ثبت ببرد و در دفتر نگاه کند که آیا این ملک بازداشت شده است یا خیر یا این‌که این ملک مشکل‌دار است یا نه و پس از آن جواب دهند. اما اگر سامانه یکپارچه ثبت ملک راه می‌افتاد و همه این مراحل به جای این‌که دستی باشد آنلاین انجام می‌شد و سردفتران هم می‌توانستند به اطلاعات دسترسی داشته باشند خیلی از هدررفت وقت جلوگیری می‌شد. در حال حاضر در کل ایران به هیچ وجه این سیستم یکپارچه اجرا نمی‌شود و در بعضی از مراکز هنوز پاسخ استعلامات دستی است. در نتیجه مامور مربوط به دفتر املاک مراجعه می‌کند و با توجه به آن دفتر گزارش خود را به دفتر تنظیم کننده سند اطلاع می‌دهد.

وی به فقدان مکانیزاسیون در دفاتر ثبت اسناد نیز اشاره می‌کند و می‌گوید: در دفترخانه‌ها متقاضی تقاضای تنظیم سندی می‌کند که ممکن است هیچ ارتباطی با نهادهای دیگر نداشته باشد یا با نهادهای دیگر از جمله سازمان ثبت مرتبط باشد. اگر سند به نهادی مرتبط نباشد، فرد به دفترخانه می‌آید و مختصات به صورت دستی بررسی می‌شود و افراد ممنوع‌المعامله به صورت دستی چک می‌شوند که ضریب خطا در اینجا بسیار بالاست. بعد از آن سندی تنظیم می‌شود که می‌تواند دستی یا کامپیوتری باشد. آن گاه این سند به صورت دستی وارد دفتر دفترخانه می‌شود در حالی که امروزه در دنیا اصلا چنین چیزی وجود ندارد. در کشورهای دیگر وقتی متقاضی به دفترخانه می‌آید این محل به اداره ثبت لینک است و خیلی راحت عکس متقاضی روی مانیتور می‌آید و خیلی راحت احراز هویت می‌شود و چنانچه ممنوع‌المعامله باشد، چون دفترخانه با دادگاه در ارتباط است سندی برایش نوشته نمی‌شود. این در حالی است که اگر کنترل ممنوع‌المعامله‌ها چشمی باشد، امکان خطا بسیار بالا می‌رود. اما از همه مهم‌تر این که متاسفانه هیچ نهادی متکفل این مساله نشده که افراد ممنوع‌المعامله را در یک سی‌دی جمع‌آوری کند و به دفاتر اسناد رسمی بدهد.

این استاد دانشگاه ادامه می‌دهد: وقتی ما می‌خواهیم سندی را تنظیم کنیم، به هیچ وجه با نهادهای دیگر ارتباط نداریم. مثلا کسی که می‌خواهد ملکی را منتقل کند باید تسویه مالیاتی داشته باشد اما سردفتر به هیچ وجه با اداره دارایی لینک نیست. پس باید استعلامی نوشته شود و متقاضی به دارایی برود و تسویه را بگیرد و سردفتر آن را اجرا کند. شهرداری هم باید به فرد پایان کار بدهد، اما سردفتر باید دوباره این مراحل را به صورت دستی انجام دهد. پس در این فاصله امکان اشتباه و جعل زیاد می‌شود.

نبود کارشناسان مجرب ثبتی

اما انگار طولانی شدن روند رسیدگی به اختلافات ثبتی که همان اطاله دادرسی‌ای است که مردم خوب با آن آشنا هستند یکی از مشکلات عمده‌ای است که فدوی آن را ناشی از کم‌اطلاعی ثبتی قضات و وکلا می‌داند. او می‌گوید: بعد از انقلاب به هیچ وجه درسی به عنوان حقوق ثبت به عنوان دروس اجباری دانشکده‌های حقوق قرار نگرفت. در نتیجه فارغ‌التحصیلان حقوق بعد از انقلاب هم قاضی هم وکیل به هیچ وجه پایه ثبتی ندارند. تبصره 3 ماده 6 قانون دفاتر اسناد رسمی تاسیس دانشکده‌ها یا کلاس‌هایی را برای دفاتر اسناد رسمی پیش‌بینی کرده است چون تفکر پیش از انقلاب این بود که سردفتری کاری تخصصی است در حالی که در 30 سال اخیر این تفکر از بین رفت و درس حقوق ثبت که باید حداقل 8 واحد درسی اجباری باشد تبدیل به یک واحد اختیاری شد.

به همین دلیل وکیل و قاضی به عنوان دو شاه بال عدالت از اصطلاحات ثبتی سر در نمی‌آورند و این مستلزم آن است که کارشناس رسمی ثبت که تعداد محدودی هستند در پرونده مداخله کنند.

جعل فراوان

این حقوقدان در ادامه به تخلفات ثبتی به عنوان یکی از معضلات موجود اشاره می‌کند و توضیح می‌دهد: یکی از معضلات سازمان ثبت، جعل است که می‌تواند سهوی یا عمدی باشد. ما آماری از دفترچه‌های مالکیت که بیرون می‌روند نداریم. دفترچه‌های مالکیت دفترچه‌هایی هستند که به وسیله شماره‌های مسلسل از هم مجزا می‌شوند و باید بشدت از آنها نگهداری شود، اما متاسفانه دفاتر سفید در نزد مردم بسیار زیاد است و این خطر وحشتناکی است. دستی بودن سیستم هم عامل خوبی برای فعالیت کسانی است که سوءنیت دارند. جاعلان ما افراد بسیار زیرکی هستند و نمونه‌های جعل به حدی دقیق است که گاه کارشناسان هم در تعیین صحت آن دچار مشکل می‌شوند.

این در حالی است که اگر سیستم کامپیوتری باشد، بسیاری از جاعلان خود به خود از گردونه خارج می‌شوند. این در شرایطی است که حقوق پایین کارکنان ثبت هم می‌تواند آنها را به این سمت سوق دهد؛ اما اگر آنها حقوق کافی داشته باشند، این مساله می‌تواند عامل تشویقی خوبی برای پاک دستی آنها باشد.

تغییرات نابجا و سرگردانی مردم

میثم سیفی‌پور از کارشناسان امور ثبتی نیز نبودن ارتباط‌های میان بخشی را از عوامل مهم بروز اشتباهات در کارهای ثبتی می‌داند، ولی برخی تغییرات نابجا در قوانین را به عنوان مهم‌ترین معضلات پیش‌روی مردم معرفی می‌کند.

او می‌گوید: امروز پس از گذشت سال‌ها دیگر وجود ماده 9 قانون ثبت که به بحث ثبت عمومی می‌پردازد اهمیت خود را از دست داده چرا که به جز روستاها در همه جای کشور ثبت عمومی اجرا می‌شود. به همین سبب نیاز است این ماده تغییر کند یا به روزرسانی شود. سیفی‌پور ماده 16 تا 20 قانون ثبت که مصوب سال 1310 شمسی است را هم از قوانین کهنه‌ای می‌‌داند که با تغییرات اعمال شده 8‌‌سال پیش بر آنها تنها بر مشکلات مردم افزوده است. این حقوقدان توضیح می‌دهد: مطابق ماده 16 افراد می‌توانستند اعتراض خود را نسبت به یک ملک به سازمان ثبت ارائه دهند و این سازمان به اعتراضات رسیدگی کند و چنانچه اعتراضات را وارد می‌دانست، خود پرونده را به دادگاه می‌فرستاد و جلوی عملیات ثبتی را می‌‌گرفت.

پیش از تغییرات سال 1380 اگر دادگاه به نفع فرد رای می‌داد، اداره ثبت این بار نیز خود بقیه عملیات ثبتی را به نام فرد انجام می‌داد؛ این در حالی است که امروزه تمام این مراحل باید توسط فرد متقاضی انجام شود. وی در ادامه توضیحاتش مشکل امروز سازمان ثبت را عریض و طویل بودن ساختار آن می‌داند به طوری که توان کشیدن بدنه خود را از دست داده است به همین سبب تاکید می‌کند اگر امور ثبتی به دست بخش خصوصی سپرده شود و سازمان ثبت تنها نقش نظارتی داشته باشد، آن‌گاه از بسیاری از مشکلات کاسته خواهد شد.

پیشینه یک سازمان قدیمی

هنوز احمد شاه قاجار بر تخت سلطنت بود که نخستین جزء از ساختار سازمان ثبت که وظیفه‌اش ثبت اسناد بود، تشکیل شد. در آن زمان یعنی سال 1290 بخشی در وزارت عدلیه به وجود آمد و کارمندان دولت کار ثبت اسناد را انجام می‌دادند. به این ترتیب که فردی برگه‌ای را که یا اقرار بود یا تعهد به این کارمندان می‌داد و پس از تسجیل در دفتر مباشر ثبت می‌کرد و پس از آن که مهری پای آن خورد یا سجل وقوعی از آب در می‌آمد یا سجل اعترافی.

تا پیش از سال 1290 اقدامات مربوط به تنظیم اسناد به وسیله روحانیون انجام می‌شد، اما از آنجا که آنها از نظر ثبتی انضباط اجتماعی نداشتند، در برخی موارد اسناد و معاملاتی ثبت می‌شد که تکراری بود. برای همین تشکیلات دولتی ثبت اسناد ایجاد شد، چون در آن زمان مسوولان خوب فهمیدند که ثبت باعث کاهش اختلافات می‌شود. این وضع ادامه پیدا کرد تا سال 1307 که دفاتر اسناد رسمی دولتی ایجاد شد؛ البته در زمان رضاشاه تلاش شد این دفاتر از حالت دولتی خارج شود. برای همین قانون دفاتر اسناد رسمی ایجاد شد و تا سال 1316 در بخش ثبت اسناد، هم مامور دولت که مباشر ثبت بود و هم بخش خصوصی کنار هم کار می‌کردند. با تدوین دومین قانون دفاتر اسناد رسمی در سال 1316 بخش دولتی تنظیم سند از بین رفت و دفاتر اسناد رسمی امروزی با عنوان سردفتری ایجاد شد.

نخستین قانون مربوط به ثبت املاک به سال 1302 برمی‌گردد، یعنی زمانی که ثبت ملک از سوی مردم امری اختیاری بوده، ولی این وضع زیاد دوام نیاورد و در سال 1310 ثبت املاک به امری اجباری مبدل شد. پس در این زمان سازمان ثبت یا اداره کل ثبت سابق در عمل شروع به کار کرد و 4 وظیفه ثبت املاک، ثبت اسناد، ثبت مالکیت‌های صنعتی، شرکت‌ها، علائم تجاری و اختراعات و اجرای اسناد را به عهده گرفت. پس ثبت امروزین ما که به عنوان سازمانی عریض و طویل شناخته می‌شود سال 1310 شکل گرفت، یعنی اداره کلی که زیرمجموعه وزارت دادگستری بود و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک امروزی مدیرکلی از مدیران وزارت عدلیه به حساب می‌آمد. این وضع تقریبا 40 سال طول کشید تا این که در سال 1352 عمل بزرگ شدن این اداره کل پایه‌ریزی شد و کار به آنجا رسید که به اعتقاد کارشناسان، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور امروز به اندازه‌ای فربه است که توان کشیدن خود را ندارد.

مریم خباز