مرور کارنامه 1400 کسب‌ و کارها

در کنار هدفگذاری‌هایی که باید در آغاز سال جدید برای کسب‌وکارتان داشته باشید و نقشه راهی برای مسیری که قرار است در سال 1401 طی شود ترسیم کنید، این روزها باید جمع‌بندی جامع و کاملی بر آنچه در 1400 پشت سر گذاشته‌اید داشته باشید البته روزهای آخر سال همیشه پرهیاهو و پرمشغله هستند و گاهی توجه به جمع‌بندی آخر سال در سایه کارهای دیگر مغفول باقی می‌ماند اما به خاطر داشته باشید تا زمانی که دید روشنی از آنچه پشت سر گذاشته‌اید نداشته باشید، نمی‌توانید هدفگذاری‌های واقع‌بینانه و دقیقی برای آغاز سال جدید داشته باشید. این موضوع می‌تواند مانع از در نظرگرفتن ظرفیت‌های واقعی یا چشم‌پوشی و ندیدن نقاط ضعف موجود شود. در آخرین یکشنبه کاری سال 1400 برخی از مهم‌ترین مواردی را که هر کسب‌وکار نوپا و کوچکی باید در جمع‌بندی آخر سال در نظر بگیرد مرور کرده‌ایم.

اسناد مالی کلیدی خود را آماده کنید

اسناد مالی نقش مهمی در کسب‌وکارتان دارد. بررسی اسناد مالی سه مزیت به شما می‌دهد:
اول؛ به شما نشان می‌دهد که آیا در حال اجرای یک کسب و کار سالم هستید یا در آینده نیاز است که با احتیاط بیشتری پیش بروید. اسناد شما باید راهنمای وضعیت مالی و سلامت کاری شرکت‌تان باشد و باید شامل جزئیاتی در مورد دارایی‌ها ، سود و هزینه‌ها و جریان نقدی شما باشد.

دوم؛ اگر نیاز به تنظیم دارید (مثلا فروش بیشتر یا هزینه‌های کمتر)، اسناد مالی به شما نشان می‌دهد که در کجا به تنظیم نیاز دارید و تا چه حد باید تنظیم کنید.

سوم؛ اگر به دنبال جذب سرمایه‌گذار، توسعه یا دریافت مشاوره کسب‌وکار هستید، باید بتوانید اسناد مالی مرتب و سرراستی داشته باشید تا به افراد علاقه‌مند امکان بررسی سوابق مالی کسب و کارتان را بدهید.

اسناد مالی که باید تا پیش از پایان سال آماده کنید، عبارتند از:

گزارش ترازنامه که تمام دارایی‌های نقدی و غیرنقدی و میزان سهم صاحبان سهام را نشان می‌دهد.

گزارش صورت سود و زیان که شامل درآمد، هزینه‌ها و سود خالص است.

گزارش صورت گردش مالی که باز و بسته‌شدن هر گردش مالی را در یک دوره مشخص با تفکیک جریان ورودی و خروجی نشان می‌دهد.

فراموش نکنید که ببینید آیا نرم‌افزار حسابداری و تیم حسابداری‌تان می‌تواند این موارد را برایتان جمع آوری کنند یا خیر. ترازنامه می‌تواند دارای اعداد ترسناکی باشد، اما این یک گام مهم در چک‌لیست پایان سال کسب‌وکار کوچک شماست!

ترازنامه پایان سال شامل چه مواردی است؟

ترازنامه به شما کمک می‌کند تا مشخص کنید که در وضعیت سوددهی یا زیان‌دهی قرار دارید. ترازنامه از مقایسه همه دارایی‌هایی که کسب‌وکار در اختیار دارد با همه مواردی که کسب و کار بدهی دارد به دست می‌آید. دارایی‌های کسب‌و‌کار شامل مواردی مانند دارایی‌های فیزیکی، تجهیزات، نماد بازرگانی و فاکتورهایی است که کسب‌و‌کار باید وجه‌شان را دریافت کند.

بدهی‌های کسب‌و‌کار نیز مواردی مانند حق بیمه کارمندان، بازپرداخت تسهیلات یا فاکتورهایی است که باید پرداخت شود. با انجام این مقایسه، می‌توانید تعیین کنید که آیا باید هزینه‌های خود را کاهش دهید یا کسب‌و‌کار خود را به سمت رشد سوق دهید. و البته که ترازنامه باید همیشه در تراز و متعادل باشد.

نحوه تهیه صورت درآمد پایان سال

محاسبه صورت درآمد مهم است زیرا به وضوح به شما نشان می‌دهد که آیا درآمد بیشتری نسبت به هزینه‌های شرکت دارید یا برعکس. برای محاسبه صورت درآمد، میزان درآمد به دست‌آمده در یک دوره زمانی در مقابل مقدار هزینه مقایسه می‌شود. به همین دلیل به آن صورت سود و زیان نیز می‌گویند.

صورت درآمد با ترازنامه متفاوت است؛ بر خلاف ترازنامه که در یک برهه زمانی مشخص سود و زیان را مقایسه می‌کند، طی زمان به بررسی وضعیت درآمد و هزینه می‌پردازد.

همچنین هیچ گونه سرمایه خارجی را که ممکن است به عنوان مالک کسب و کار داشته باشید، مانند سهام در نظر نمی‌گیرد. با وجود این که صورت درآمد یک شرکت بزرگ ممکن است طولانی‌تر از یک شرکت انفرادی باشد، شکل کلی صورت سود و زیان در اندازه‌های تجاری متفاوت یکسان است.

ابتدا،یک دوره زمانی را انتخاب کنید. برای مثال یا کل سال 1400 یا فقط سه ماه آخر را در نظر بگیرید. تمام درآمدها و سودهای خود را در آن دوره در نیمه بالای صفحه یادداشت کنید. در نیمه پایین، تمام هزینه‌ها و ضررهای خود را ثبت کنید. با کم‌کردن هزینه‌ها از درآمدها می‌توانید درآمد خالص در دوره زمانی مشخص را محاسبه کنید.

صورت گردش مالی را چطور حساب کنیم؟

صورت گردش مالی شما باید نشان دهد که در ابتدا و انتهای یک دوره خاص چقدر پول نقد داشته و دارید و گردش این پول به چه صورت بوده است. در صورتحساب نقدی باید سه چیز را مستند کنید:

گردش مالی حاصل از عملیات مالی مانند درآمد و هزینه. به عبارت دیگر، پولی که از انجام تجارت همیشگی‌تان به دست آورده یا از دست داده‌اید.

گردش مالی ناشی از سرمایه‌گذاری‌ها مانند دارایی‌های خریداری‌شده و دارایی‌های فروخته‌شده که می‌تواند شامل سهام نیز باشد.

گردش مالی ناشی از اقدامات مالی مانند تسهیلات و بازپرداخت آنها.

هنگامی که فهرستی جزئی از همه موارد بالا تهیه کردید، باید بتوانید به وضوح ببینید که در پایان این دوره زمانی چقدر پول نقد دارید.

در مقایسه با آنچه در ابتدا داشتید، می‌توانید متوجه شوید که آیا در دوره زمانی‌ای که مشخص کرده‌اید کسب و کار درآمدزا بوده‌اید یا زیان‌ده.

جمع‌بندی گزارش‌های مالی

از این اسناد، شما باید بتوانید مقادیر زیر را محاسبه کنید:
نسبت جاری؛ یکی از نسبت‌های مالی است، که توانایی شرکت در بازپرداخت تعهدات کوتاه‌مدت را اندازه‌گیری می‌کند و از طریق تقسیم دارایی جاری بر بدهی‌های جاری، به این صورت محاسبه می‌شود. در حالت ایده‌آل، نسبت فعلی شما باید بین 1.5 تا 2 باشد. نسبت جاری 1 به این معنی است که شما ممکن است پول کافی برای ادامه‌دادن در طول سال را نداشته باشید، در حالی که نسبت جاری بیش از 2 می‌تواند به این معنی باشد که شما پول کافی در کسب و کار خود سرمایه‌گذاری نمی‌کنید یا سرمایه‌گذاری‌های خارج از کسب‌وکارتان ندارید.

نسبت بدهی؛ نسبت بدهی از طریق تقسیم مجموع بدهی‌ها به مجموع دارایی‌ها محاسبه می‌شود. نسبت بدهی «خوب» تا حد زیادی به صنعتی که در آن فعال هستید بستگی دارد، اما هر مقداری کمتر از 0.3 منطقی در نظر گرفته می‌شود. هرچه بیشتر از 0.6 بشود دریافت وام‌های بعدی را به چالش تبدیل می‌کند.

حاشیه سود ناخالص؛ ابتدا سود خود را (آنچه پس از پرداخت هزینه‌هایتان باقی می‌ماند) بر درآمد کل (کل پولی که آورده‌اید) تقسیم کنید. این به شما نشان می‌دهد که چند درصد از درآمد شما در واقع سود است.

صاحبان کسب‌وکارهای کوچک باید این اظهارات را به صورت ماهانه یا حداقل به صورت سه‌ماهه تهیه کنند. شما باید به طور مداوم از وضعیت کسب‌وکارتان مطلع شوید تا بتوانید بر اساس آن برنامه‌ریزی داشته باشید. برای مثال، اگر کسب‌وکارتان به سمت زیان‌دهی در حال پیشروی است باید هرچه زودتر از اوضاع مطلع شوید تا بتوانید برای تغییر این مسیر پیشگیری کنید.

با این حال، به خصوص اگر کسب‌و‌کار شما یک استارت‌آپ جدید است، ممکن است جمع‌آوری اطلاعات یا انجام آن را به تعویق انداخته باشید؛ اکنون بهترین زمان ممکن برای جمع‌آوری و دسته‌بندی اطلاعات مالی است.

اسناد مالیاتی را جمع‌بندی کنید

اگرچه پایان سال فصل مالیاتی چند ماه دیگر است، بهتر است اسناد مالیاتی خود را نیز گردآوری کنید. گزارش‌های مالی را که در مرحله قبل تهیه کردید در تعیین بازده کسب‌وکارتان کمک‌کننده خواهد بود. با این حال، ممکن است لازم باشد فرم‌های مالیاتی مختلفی را پر کنید که می‌توانید با مراجعه به وبگاه سازمان امور مالیاتی کشور اطلاعات مورد نیاز در مورد آنها را به دست آورده و شماره اقتصادی خود را دریافت کنید. بر اساس نوع کسب‌وکاری که دارید و ابعاد کسب‌وکارتان، قوانین مالیاتی متفاوتی بر آن حاکم خواهد بود. بنابراین پیش از آن که با جریمه سنگین مالیاتی روبه‌رو شوید حتما از قوانین مالیاتی جاری بر کسب‌وکارتان مطلع شوید.

اهداف 1400 خود را ارزیابی کنید

اگر لیست اهداف 1400 خاصی داشتید، خوب است به آن نگاهی بیندازید. اگر این کار را نکردید، اهداف نانوشته‌ای را که در نظر داشتید بنویسید (و البته حتما به فکر تهیه فهرست مکتوب برای سال 1401 نیز باشید). اهداف خود را به ترتیب بررسی کرده و با استفاده از سوالات زیر آنها را ارزیابی کنید:

آیا اهدافت از آن محقق شد؟ چرا یا چرا نه؟

اگر از آنها پیشتر رفته‌اید علت آن چه بود؟ و چگونه؟

قدم‌های بعدی چیست؟ (برای مثال آیا می‌خواهید از درآمد بالاتر از حد انتظارتان برای توسعه استفاده کرده یا بدهی‌هایتان را پرداخت کنید؟)

اگر به کمتر از پیش‌بینی دست پیدا کرده‌اید، علت آن چه بود؟ و چگونه؟

راهکارتان چه خواهد بود؟ (برای مثال، آیا باید میزان تولید را کاهش دهید؟ پیش‌بینی‌های خود را کاهش دهید؟ قیمت‌ها را پایین‌تر بیاورید؟)

مکتوب‌کردن اهداف علاوه بر این که پیگیری آنها را امکان‌پذیرتر می‌کند، جمع‌بندی آخر سال و همچنین هدفگذاری دقیق‌تر و قابل اجراتر برای سال آینده را ساده‌تر می‌کند. شاید به نظرتان برسد همین که هدف را در ذهنتان مشخص کنید کافی‌ است، اما مکتوب‌کردن الزام اجرا و پیگیری بیشتری را برایتان ایجاد می‌کند.

پاداش آخر سال را فراموش نکنید

کارکنان خود را در برنامه‌ریزی پایان سال فراموش نکنید. نیروی انسانی عنصر مهمی در موفقیت کسب‌وکارتان به شمار می‌رود. پایان سال فرصت بسیار خوبی برای پاداش‌دادن به کارمندان بر اساس عملکردی است که در طول سال داشته‌اند.

به عنوان یک صاحب کسب‌و‌کار موفق، باید بتوانید اخلاقیات و وفاداری را در فضای شرکت‌تان تقویت کنید. در نظر بگیرید که چه کاری می‌تواند در کارمندان‌تان انگیزه مضاعفی ایجاد کند: جشنی پیش از تعطیلات؟ مرخصی در ایام تعطیلات نوروز؟ زمان منعطف برای خرید؟ (آیا می‌توانید ساعت‌های انعطاف‌پذیری را در نظر بگیرید که در روزهای آخر سال بتوانند در ساعت کاری برای خرید مراجعه کنند و در ترافیک‌های شب عید مجبور به خرید نباشند؟) ارتقای شغلی؟ پاداش و هدیه؟ با در نظرگرفتن تشویق‌هایی هرچند کوچک می‌تواند حس همدلی بیشتری را در میان کارمندان‌تان به وجود بیاورید و سال آینده با ظرفیت بیشتری اهداف جدید را دنبال کنید.

برای تعطیلات برنامه‌ریزی کنید

اغلب اوقات، صاحبان مشاغل کوچک از تعطیلات نوروز به عنوان تعطیلی استفاده نمی‌کنند بلکه همچنان به کار در این ایام هم ادامه می‌دهند.

همه افراد به مدتی برای شارژ مجدد و استراحت نیاز دارند. برای تعطیلات برنامه‌ریزی کرده و سعی کنید از این فرصت برای کسب انرژی مورد نیاز برای شروع سالی جدید با انگیزه و توان بیشتر بهره ببرید.

عسل اخویان طهرانی - دانش

برگرفته از: guidantfinancial.com و nav.com