روش های مدیریت زمان و ۶ راهکاری که شما را از زیر آوار کارها بیرون می آورد + معرفی کتاب

افراد محدود دیگری بدون استرس به کارهای خود می‌پردازند، ورزش می‌کنند، زبان دوم یا سوم را برای یادگیری شروع می‌کنند و اثربخشی دارند. اگر شما جزو نفرات خوشبخت و محدود هستید، به شما تبریک می‌گوییم، لطفاً وقت ارزشمند خود را با خواندن این مقاله تلف نکنید؛ اما چنانچه در میان کارهای روزمره گم‌شده‌اید و اهمیت مدیریت زمان را درک کرده‌اید، این مقاله مناسب شماست.

جام جم آنلاین در این مقاله به روش های مدیریت زمان و چگونگی کامیابی و استفاده مناسب از زمانتان می‌پردازد و اصول و نکات عملی و قابل اجرایی را به شما پیشنهاد می‌دهد.

در اینجا به یک سری نکات مهم و کلیدی که از دل تجارب خودم و شرکت‌ها و مدیرانی که با آن‌ها گفت‌وگو داشته‌ام، در مورد روش های مدیریت زمان می‌پردازیم. این نکات را حتماً به‌صورت عملی انجام دهید.

به یاد داشته باشید که کارهای شما هیچ‌گاه کم نمی‌شوند، دنیا پر است از فرصت‌ها و انتخاب‌های جذابی که هرروز به سمت شما یا به سمت سازمان شما می‌آیند. ممکن است تمامی این فرصت‌ها جذاب باشند، ممکن است تمامی این فرصت‌ها به‌صورت بالقوه حامل مقادیر بالایی سود باشند اما نکته مهم آن است که شما در هر زمان می‌توانید به تعدادی محدودی کار رسیدگی کنید بنابراین برای مدیریت بهتر زمان می‌بایست:

1. اولویت‌بندی از کلیدی‌ترین روش های مدیریت زمان است

برای اولویت‌بندی کارها، می‌توانید از ماتریس بسیار معروف آیزنهاور یا ماتریس ضرورت – فوریت در مدیریت زمان بهره جست. این ماتریس را پایه و اساس مدیریت زمان می‌نامند، هرچند به آن انتقاداتی وارد است ما در کل، این ماتریس را جدی بگیرید.

این ماتریس که به‌صورت مفصل در کتاب ۷ عادت مردمان مؤثر استفان کاوی موردبحث قرارگرفته است، دارای ۲ بعد هست. بعد افقی شامل کارهای اضطراری و غیر اضطراری و بعد عمودی کارهای ضروری و غیرضروری را در برمی‌گیرد.

کتاب ۷ عادت مردمان موثر اثر استفان کاوی نشر هورمزد

کارهای اضطراری یا فوری در بعد افقی، کارهایی هستند که باید همین‌الان انجام شوند، به‌عنوان‌مثال پاسخ پیامک یا پاسخ دادن به تماس تلفن ازاین‌دست کارها هست. مطالب فوری و اضطراری اغلب ملموس هستند و انجام آن‌ها بیش از آنکه خوشایند ما باشد، خوشایند دیگران و برای جلب رضایت دیگران است. از طرفی این کارهای اضطراری اغلب غیرضروری هستند.

اما محور عمودی، به مهم و غیر مهم بودن (ضروری یا غیرضروری بودن) کار می‌پردازد. همان‌طور که استان کاوی می‌گوید، ضرورت یک کار به پیامدها و نتایج آن برمی‌گردد. اگر کاری در جهت رسالت‌ها، ارزش‌ها و آرم آن‌های ما باشد و آن‌ها را تحقق بخشد یا در راستای تحقق آن‌ها باشد، این کار ضروری است و در غیر این صورت غیرضروری.

بر مبنای دو محور افقی و عمودی، ۴ حالت پیش می‌آید که این ماتریس در هر حالتی، راهکاری را پیشنهاد می‌دهد.

2.یکی از روش های مدیریت زمان پرورش قدرت نه گفتن است

اگر ماتریس بالا را جدی دنبال کنید، حتماً به مهارت نه گفتن نیاز خواهید داشت. نه گفتن مهارتی است که تمامی انسان‌های موفق باید در خود پرورش دهند. اگر به دنبال راضی نمودن همه از خود هستید پس به‌احتمال‌قوی دو نتیجه عاید شما خواهد شد:

• اول آنکه هیچ‌کس از شما راضی نخواهد بود
• دوم اینکه شما یکی از مسیرهای مطمئن و قطعی برای شکست را انتخاب نموده‌اید

راضی نمودن دیگران در همه حال و همه‌وقت، نوعی بیماری است که از آن به‌عنوان مهر طلبی یاد می‌شود. افراد مهر طلب تمام انرژی خود را صرف راضی و خشنود کردن دیگران می‌کنند و در پایان نتیجه‌ای هم که می‌خواستند (جلب محبت) عایدشان نمی‌شود. پس اگر به دنبال مدیریت زمان هستید، مهر طلبی را کنار بگذارید و قدرت نه گفتن را در خود پرورش دهید.

کتاب ۲۵۰ راه برای نه گفتن اثر سوزان نیومن نشر ریواس

3. از جمله روش های مدیریت زمان استفاده از قانون ۲۰/۸۰ است

قانون ۲۰/ ۸۰ توسط دانشمند و اقتصاددان معروف ایتالیایی، آقای پارتو کشف کردید. بر اساس این قانون، برای موفقیت در هر کاری، لازم نیست تا تمام آن کار را به‌صورت کامل انجام دهید، بلکه با انجام ۲۰ درصد از کار، شما می‌توانید به ۸۰ درصد نتایج دست‌یابید.

اگرچه روش های مدیریت زمان به دنبال استفاده اثربخش از زمان فعلی هستند، اما قانون ۲۰/۸۰ به دنبال افزایش زمان در دسترس افراد است. برای مثال، بر طبق این قانون، ۸۰ درصد فروش یک شرکت به‌واسطه ۲۰ درصد از مشتریان رخ می‌دهد و شرکت با شناسایی این ۲۰ درصد و تلاش برای وفادار سازی آن‌ها، می‌تواند از صرف وقت و زمان بسیار برای دستیابی به‌تمامی مشتریان پرهیز کند.

قانون ۲۰/۸۰ در تمامی ابعاد زندگی کاربرد دارد، از کار و ورزش گرفته تا تفریح و خواندن کتاب. برای اجرایی نمودن تفکر ۲۰/۸۰ باید ذهنیت کمال‌گرایی را در ذهن خود خاموش‌کنید و لذا به اصل بعدی بروید!

کتاب قانون ۸۰ ۲۰ اثر ریچارد کخ انتشارات اعتلای وطن

4.تمام روش های مدیریت زمان می‌گویند: کمال‌گرایی ممنوع!

همان‌طور که در بالا گفته شد، استفاده از اصل پارتو در امور روزانه، نیازمند کنار گذاشتن ذهنیت شکاک و کمال‌گرا است. ذهن کمال‌گرا به دنبال انجام کاری به بهترین شیوه و روش و بالاترین استانداردهاست. استانداردهایی که هرچند عالی هستند اما دستیابی به این استانداردها آن‌قدر وقت و انرژی می‌گیرد که در دنیای واقعی چندان خواهانی نخواهد داشت.

همواره به یاد داشته باشید که در کنار دستیابی به یک هدف خوب که آن را اثربخشی می‌نامیم، هزینه‌های دستیابی به آن هدف، ازجمله هزینه‌های زمانی و مالی نیز موردتوجه است. به بعد هزینه‌ای اصطلاحاً کارایی می‌گوییم. ذهن کمال‌گرا اثربخشی دارد ولی کارایی ندارد و چنین چیزی منجر به از دست رفتن زمان بسیار ارزشمند شما می‌شود.

5.برای استفاده از روش های مدیریت زمان باید تبر را تیز کنید

اگر شما در تمام مدت سال در حال قطع کردن درختان با یک تبر باشید، به‌مرور زمان تعداد درخت‌هایی که در یک روز قطع می‌کنید کم‌تر و کم‌تر می‌شود و این در حالی است که شما تلاش بیش‌تری می‌کنید. چاره کار تلاش کردن بیشتر نیست، بلکه کمتر تلاش کردن و بازیابی خودتان است. این اصل تیز کردن تبر نام دارد. بدین معنا که شما نیاز دارید بعد از صرف وقت و زمان برای انجام کارها، به بازیابی خود بپردازید و زمانی را استراحت کنید.

6. نکته کلیدی در روش های مدیریت زمان ریشه‌کن کردن اهمال‌کاری است

اهمال‌کاری به معنای عقب انداختن کارها است و این عقب انداختن تا زمانی ادامه می‌یابد که فرد با مشکلات حاد و تبعات سنگین روبرو نشود. اهمال‌کاری در افراد تحصیل‌کرده و کسانی که به کارهای اداری مشغول هستند، بیشتر دیده می‌شود. درمان اهمال‌کاری پروسه‌ای زمان‌بر است که شروع آن با قبول کردن و تصدیق اهمال‌کار بودن آغاز می‌شود. اگر به‌صورت بلندمدت از نبود زمان گلایه و شکایت می‌کنید اما در عمل هیچ خروجی ندارید، به‌احتمال‌زیاد درگیر اهمال‌کاری شده‌اید.

كتاب راهنمای درمان اهمال‌کاری اثر مونیکا رامیرز باسکو نشر ارجمند

سخن آخر

افراد بسیاری از نداشتن وقت کافی گله می‌کنند. از مدیران گرفته تا دانش آموزان و دانشجویان، هر یک به‌نوعی بازمان و مدیریت زمان مشکل‌دارند. در این مقاله ۶ راهکار برای مدیریت زمان معرفی گردید. هر یک از این راهکارها خود برآمده از دل مطالعات و گفت‌وگوهای طولانی با مدیران و رهبران شرکت‌ها بوده است و عمل به هریک از آن‌ها می‌تواند تأثیر چشم‌گیری بر موفقیت و توسعه فردی شما داشته باشد.

کمی بیندیشید، کدام‌یک از موارد ۶ گانه بالا در مورد شما صدق می‌کرد؟ به نظر شما اهمال‌کاری، کمال‌گرایی، مهر طلبی و سایر مواردی که در بالا مطرح شد، چه تأثیری بر مدیریت زمان شما داشته‌اند؟