۵ ترفند استخدام مؤثر و آموزش نیروهای جدید

این نگرانی‌ها در برخی موارد حتی می‌تواند روی عملکرد افراد نیز تأثیرگذار باشد و به نوعی سدی در برابر بروز توانمندی‌های فرد شود.

این شرایط برای کارآفرینی که می‌خواهد فرد جدیدی را به کسب‌وکاری که برایش شبانه‌روزی زحمت کشیده و با عبور از چالش‌های بسیار آن را به این مرحله رسانده نیز می‌تواند با استرس و نگرانی‌های زیادی همراه باشد.

نگرانی‌ از این که نکند با انتخاب فرد نامناسب ، تمام زحمت‌هایی که کشیده به باد برود و روند صعودی شرکت با چالش‌های جدیدی روبه‌رو شود. فرآیند وارد کردن فرد جدید و آموزش باید یک تجربه مثبت برای همه طرف‌های درگیر باشد.

در این فرآیند شما به عنوان صاحب یک کسب‌وکار در حال معرفی شرکت خود به شخص جدیدی هستید و قاعدتا می‌خواهید به بهترین شکل این کار را انجام دهید.

داشتن راهکارهای خاص برای اطمینان از شروع موفق و آموزش کامل می‌تواند فرآیند وارد شدن کارمندان جدید به تیم را به فرآیندی به دور از استرس تبدیل کند.

اگر بتوانید قدم اول در توسعه نیروی انسانی کسب و کارتان را به درستی بردارید، می‌توانید در ادامه از نحوه عملکرد فرد تازه‌وارد نیز مطمئن شوید و با خیال راحت مسؤولیت را به او واگذار کنید.

در ادامه پنج گام مؤثر را در تسهیل و کارآمدی بیشتر این روند، بررسی خواهیم کرد.

فرد مناسب را استخدام کنید

مردم ولی‌نعمت هر کسب‌وکاری هستند. هنگامی که یک کسب‌ و کار را گسترش می‌دهید به خصوص یک کسب‌وکار خدمات محور که بر سرمایه انسانی متمرکز است، باید حتما به دنبال استخدام فردی مناسب باشید. این موضوع زمانی که به دنبال استخدام یک فهرست بلندبالا برای موقعیت‌های شغلی مجموعه خود باشید، کار بسیار پرچالشی خواهد بود.

شناخت کسب‌وکارتان، فرهنگ جاری در فضای کاری‌ و شفاف‌سازی انتظارات می‌تواند برای استخدام افراد مناسب و ورودشان به نقش‌هایی که می‌توانند در آن به‌خوبی عمل و پیشرفت کنند، بسیار مؤثر باشد.

تصمیم‌گیری درست هنگام استخدام به معنای شناخت کسب‌وکار و فرهنگ جاری در آن است. مجموعه مهارت افراد مهم است اما شخصیت، خلق و خو و اخلاق کاری آنها نیز می‌تواند بر مناسب بودن یا نبودن آنها تأثیر بگذارد. گاهی اوقات تشخیص این ویژگی‌ها تا زمانی که فرد شروع به کار نکرده باشد، می‌تواند چالش برانگیز باشد اما داشتن یک فرآیند مصاحبه و استخدام کامل می‌تواند شناسایی افراد شاخص را که از نظر مهارت و استعداد می‌توانند چیزهای زیادی را به کسب‌وکارتان اضافه کنند تسهیل کند.

برای فرآیند مصاحبه و استخدام، زمان کافی بگذارید و آگاهانه افراد مورد نظر را برای موقعیت‌های شغلی مجموعه‌تان انتخاب کنید. انتخاب فرد مناسب آن‌قدر اهمیت دارد که حتی اگر با سرعتی سرسام‌آور در حال رشد و توسعه مجموعه خود هستید، باز هم آن را با دقت و حوصله پیش ببرید.

قرار دادن فردی با توانمندی‌ها و روحیات ناسازگار با موقعیت شغلی می‌تواند مسیر پیشرفت کسب‌وکار را کاملا تحت تأثیر قرار دهد.

فرصت «دور آزمایشی زدن» فراهم کنید

همان‌طور که پیش از رانندگی با هر خودروی جدیدی نیاز است راننده یک دور آزمایشی با آن بزند، مهم است که به استخدام‌کنندگان جدید فرصتی دهید تا آنچه را که در هفته حضورشان آموخته‌اند آزمایش کنند.

این فرصت به آنها اجازه می‌دهد تا بخش‌هایی از کار که هنوز ممکن است برایشان با ابهام و سوالاتی همراه باشد مشخص شود و از طرفی به انجام کارهایی که از آنها انتظار می‌رود روزانه انجام دهند عادت کنند. همچنین می‌توانید از روش آموزش همزمان استفاده کنید، که به افراد اجازه می‌دهد مهارت‌های خود را به مرور تقویت کنند و هرچقدر که در انجام مسؤولیت‌هایشان روان‌تر و ماهرتر می‌شوند، مسؤولیت‌های بیشتری را به آنها اضافه کنید.

مفهوم آموزش همزمان کارکنان نیز در پی همه‌گیری کووید ۱۹ اهمیت بیشتری پیدا کرده است. هنگامی که کارمندان در نقش‌های متعدد آموزش می‌بینند، می‌توانند در شرایط بحرانی که برای مثال همکاری مریض می‌شود، مجبور است از خانواده‌اش مراقبت کند یا به هر دلیلی به مرخصی برود، به دلیل آشنایی قبلی با مسؤولیت‌های مختلف، سریع‌تر مسؤولیت‌های دیگر را به عهده بگیرند.

به‌کارگیری افراد جدید که به‌خوبی برای انجام نقش‌های متعدد آموزش دیده‌اند، ساختار تیم را نیز تقویت می‌کند. ایجاد ذهنیت «ما همه با هم هستیم» نه‌فقط به کارمندان قدیمی‌تر بلکه به تازه‌واردها هم این حس را می‌دهد که در موفقیت کسب‌وکار سهیم هستند.

ساختار سازمانی قوی بسازید

زمانی که کسب‌وکاری دارای رهبری مشخص و شفاف، استخوان‌بندی ارتباطی قوی و مدیران خوب باشد، فردی که به‌تازگی استخدام می‌شود، راحت‌تر می‌تواند خود را با شرایط تطبیق دهد و جایگاهش را در تیم بشناسد. انتخاب مربی از میان کارکنان قبلی برای افرادی که تازه استخدام شده‌اند امکان می‌دهد همکاران قدیمی‌تر نیز در آموزش تازه‌واردها نقش داشته باشند و فضا را برای پیوستن اعضای جدید به تیم برای به وجود آوردن عملکرد تیمی مهیا کنند.

کارمندانی که تازه استخدام شده‌اند باید بدانند مستقیما به چه کسی گزارش می‌دهند، چه کسی ممکن است به آنها گزارش دهد و به اصطلاح، مسؤولیت امور مختلف در شرکت به عهده چه کسانی خواهد بود. زمانی که یک مجموعه ساختار سازمانی خوبی داشته باشد، تقسیم مسؤولیت‌ها به‌درستی انجام می‌شود و همچنین می‌تواند رویه‌های عملیاتی کسب‌وکار را تعریف کند.

افراد جدید باید به طور مشخص بدانند اگر برایشان سوالی ایجاد شود سراغ چه کسی باید بروند یا چه کسی مسؤولیت‌های‌شان را تعیین می‌کند. رفع هرگونه سردرگمی برای کارمندان جدید، روند آموزش را تسریع کرده و به نتایج بهتر و تداوم نتیجه دلخواه منجر خواهد شد. به عبارت دیگر ارتباطات میان مدیران و کارکنان باید واضح و منسجم باشد.

برنامه آموزشی آماده داشته باشید

دیگر دوران شیوه‌های سنتی آموزش اصول کاری به نیروهای تازه‌وارد به سر رسیده است. این روزها، بسیاری از شرکت‌های پیشرو از رسانه‌های یادگیری آنلاین مانند نمونه‌های ارائه شده در لینکدین یا بسیاری از نرم‌افزارهای سازمانی جدید کمک می‌گیرند. با آماده‌سازی کلیپ‌های ویدئویی از پیش ضبط ‌شده که مدت هرکدام بین ۵ تا ۱۰دقیقه است، یک مجموعه می‌تواند آموزش متمرکزی را در مورد طیف گسترده‌ای از موضوعات ارائه کند. در این آموزش‌های از پیش آماده شده، می‌توانید آموزش‌های اصلی و مهم مانند انتظارات و مسؤولیت‌های هر نقش، اهداف و حتی روش کار نرم‌افزارهای مورد نیاز را پوشش دهید.

با تغییرات گسترده‌ای که همه‌گیری کرونا در روش استخدام و آموزش کارکنان جدید در کسب‌وکارها به وجود آورد، آموزش آنلاین به‌سرعت به روش استاندارد در بسیاری از صنایع تبدیل خواهد شد. خوبی این روش این است که به استخدامی‌های جدید اجازه می‌دهد تا آموزش را با سرعت خودشان پیش ببرند، مکث کنند، سوال بپرسند و در صورت نیاز به آموزش‌های قبلی برای یادآوری بازگردند.

آموزش و شروع به کار آنلاین نیاز دارد که مجموعه تیم مدیریت منابع انسانی یا مدیریتی پویا داشته باشد که بتواند به‌خوبی مفاهیم و فضای جدید را برای فرد تازه‌وارد معرفی کند و در طول این فرآیند با آنها گام بردارد. سیستم مجازی و عمدتا خودهدایت‌شونده به این معنی نیست که اجازه دهید فرد تازه‌وارد بی‌هدف دست‌وپا بزند تا زمانی که یک هفته آموزشش تمام شود. حمایت تیم استخدام‌کننده یا مدیر مستقیم در این مرحله بسیار مهم است تا در نهایت افراد در پایان این مدت آنچه را که باید بدانند فراگرفته باشند و به نقطه شروع موفقیت‌آمیز شغل جدیدشان برسند.

آموزش مستمر و بررسی‌های دوره‌ای را کنار نگذارید

پس از این‌که هفته اولیه استخدام و آموزش نیروی جدید به پایان می‌رسد، به این معنی نیست که آموزش هم باید به پایان برسد. آموزش مستمر و ضمن خدمت برای هر نقشی در یک سازمان حیاتی است. این همان کلید طلایی است که می‌تواند به رشد و توسعه بهتر سازمان‌ها کمک کند. جلسات تک‌به‌تک با مدیریت و مشاوره‌های آموزشی مستمر نیز نشان می‌دهد که شما مایل به حمایت از نیروهای جدید و هدایت‌شان به سمت موفقیت هستید.

جلسه‌های بررسی عملکرد ۹۰ روزه، شش‌ماهه و یک‌ساله به کارمندان جدید این امکان را می‌دهد که بدانند چقدر تا تسلط بر نقش خود فاصله دارند و روی کدام قسمت‌ها و چه مهارت‌هایی بیشتر باید کار و آنها را تقویت کنند.

این جلسات همچنین به کارفرما این امکان را می‌دهد تا از کارمندان جدید خود بازخورد دریافت کند. بینش آنها می‌تواند در بهینه‌سازی فرآیندها یا فهمیدن این‌که چه روش‌هایی کار می‌کند یا چه چیزی ممکن است کار نکند بسیار ارزشمند باشد.

این بازخورد می‌تواند برای استارت‌آپ‌هایی که تازه شروع به شکل‌دهی سیستم‌های خود برای استخدام، شروع به کار و آموزش کرده‌اند، سازنده باشد. وارد کردن افراد جدید به تیم قرار نیست مسؤولیتی استرس‌زا باشد. هنگامی که در حال توسعه فرآیند پیوستن اعضای جدید به تیم هستید، دریافت بازخورد از کارکنان کنونی می‌تواند ارزشمند باشد.

سراغ کارمندانی بروید که درحال‌حاضر ارزش فوق‌العاده‌ای برای مجموعه کسب‌وکاری‌تان دارند. نظرات آنها می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی فرآیند ورود و آموزش کارمندان جدید را بهبود بخشد. در نهایت، اهمیت عناصر انسانی در فرآیندهای سوار بر کار شدن و آموزش را نادیده نگیرید.

هر کارمند جدیدی که وارد می‌کنید روحیات و توانمندی‌های متفاوتی دارد و به شکل متفاوتی این دوران را پشت‌سر می‌گذارد؛ بنابراین، این فرآیند برای همه افراد یکسان نخواهد بود. اجازه دهید برای شروع بازی با نقاط قوت خود برای باز کردن راه اقدام کنند؛ این روش در ابتدای مسیر، حتی به رضایت بیشتر کارکنان و بهره‌وری بهتر در درازمدت منجر خواهد شد.

این فرآیند با شخصی‌سازی برخی از فرآیندهای آغاز به کار شروع می‌شود و به کارمندان جدید فرصت می‌دهد تا کمی از خودشان خارج از آنچه به‌صورت حرفه‌ای انجام می‌دهند یا جایی که به دانشگاه رفته‌اند، به تیم بگویند. جنبه اجتماعی پیوستن به یک تیم کاری جدید را نمی‌توان نادیده گرفت یا از فرآیند آغاز به کار حذف کرد.

عسل اخویان طهرانی - دانش / روزنامه جام جم

برگرفته از: entrepreneur.com