وقت طلاست، آن را هدر ندهید

مدیریت زمان یعنی چه؟

سقراط درباره مدیریت زمان می‌گوید: زیر خاک، به اندازه کافی وقت برای خوابیدن داریم. اگر وقت گران‌ترین چیزهاست، هدر دادن آن بدترین کارهاست چون وقتی از دست برود، دیگر برنخواهد گشت. این جملات سقراط شبیه گفته‌های اغلب پدربزرگ‌های ماست که می‌گفتند وقت برای خوابیدن زیاد است و با این هشدار، ما را به کار تشویق می‌کردند، اما مدیریت زمان آن‌طور که در لسان محققان و عالمان علم مدیریت و روان‌شناسی مشهود است، پیچیده‌تر از این هشدارها و توصیه‌هاست. در تعریف مدیریت زمان آمده است، مدیریت زمان تمام فعالیت‌ها و فرآیندهای برنامه‌ریزی است، برای این که بتوان از زمان به مؤثرترین روش ممکن استفاده کرد. در طول تاریخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند وقت طلاست،گویای همین توجه است. جوامع امروزی، جوامعی هستند که در آنها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری‌های نو، محیطی فراهم آورده‌اند که تقریبا در مدت زمان کم می‌توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی از کارها را سریع‌تر و آسان‌تر انجام داد، اما تمایل به سریع تر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن، روز ‌به ‌روز بیشتر می‌شود.

چرا زمان را مدیریت نمی‌کنیم ؟

مدیریت زمان، مساله‌ای است که در حوزه مدیریت بسیار مطرح است، اما رهنمودهایی که در بحث‌های مدیریتی وجود دارد، برای همه ما از خانه دار و کارمند و دانشجو مؤثر است. مجید امیدوار، کارشناس مدیریت در مقاله‌ای با عنوان مدیریت زمان معتقد است، اولین گام در راه رسیدن به بهترین استفاده از زمان، شناخت دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از آن است.او می‌نویسد: روشن‌ترین دلیل استفاده نکردن از مدیریت زمان این است که مردم نمی‌دانند مدیریت زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم، فاقد هدف و انگیزه لازم برای برنامه‌ریزی مؤثر هستند. گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی‌کنند، آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.

ممکن است در شرایطی، استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه‌پذیر باشد، اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می‌کند. مدیریت زمان کمک می‌کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می‌دهید، مهم‌ترین هستند. این عمل به شما این امکان را می‌دهد به برخی فعالیت‌ها اولویت بیشتری دهید و برخی فعالیت‌ها را حذف کنید. همچنین مدیریت زمان به شما کمک می‌کند از طریق حذف مزاحمت‌ها و فعالیت‌های غیرضروری، مدت زمانی را که واقعا کار می‌کنید، افزایش دهید. یکی از وجوه رضایتبخش مدیریت زمان، کاهش استرس در زندگی است. کاهش سطح استرس‌، موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می‌شود.

راهکارهایی برای مدیریت زمان

یکی از مهم‌ترین کارها در مدیریت زمان از نظر کارشناسان، مدیریت اولویت بندی است. باید بین کارهای مهم و غیرمهم تفکیک قائل شد و میان کارهای مطلوب و نامطلوب نیز. افراد زیادی در تشخیص این اولویت‌ها و انجام کارهای خوب و بد دچار مشکل می‌شوند. برای تصمیم‌گیری درباره فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، فعالیت‌هایی را تعیین کنید که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می‌دهید، لذت ببرید. در گزارش خود، کارهایی را که از آنها لذت می‌برید و کارهایی را که برای شما خوشایند نیست، مشخص کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می‌برید.

در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، مهم است که آن را خوب انجام دهید. در تعیین این که چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را به‌عهده دیگران بگذارید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه را که می‌توانید به صورت معقول انجام دهید، به‌عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید، آماده هستید که فعالیت‌های غیرضروری را در زندگی خود دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت‌هایی را که بیش از توان خود می‌دانید به دیگری واگذار کنید. بعد از این که فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت‌ها کاهش دادید، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد. در مدیریت زمان، نکات سودمندی وجود دارد که باید آنها را با دقت برنامه‌ریزی کرد و انجام داد. برای مثال، وحید ارجمند در مقاله‌ای که در باره مدیریت زمان نگاشته است، این موارد سودمند را یادآور می​شود: اجتناب از کارهای تکراری، تعیین محدوده زمان در انجام کارها، اجتناب از کمال‌گرایی مزاحمت‌زا و برنامه‌ریزی و تعیین هدف. مدیریت زمان با توجه به الزام چندشغله بودن، توقع خانواده و دوستان و نیاز خود ما به اوقات فراغت و استراحت، از اصلی‌ترین نیازهای جامعه ماست که مراجعه به کارشناسان مدیریت و مشاوران روان شناسی می‌تواند در بهبود یافتن آن بسیار مؤثر باشد. در این مورد بسیاری از اهل فن اقدام به ایجاد کارگاه‌های مختلف می‌کنند که می‌تواند به تربیت افرد توانمند در مدیریت زمان و آموزش آن منجر شود.

سهراب شکیب

جام‌جم