با هلپیکال به کارها رسیدگی کن

در حالی که امروز اگر سازمان و اداره‎ای چنین امکانی را فراهم نکرده باشد تعجب می‎کنیم و نگران زمان‎هایی می‎شویم که قرار است در راهروها و طبقات آن سازمان برای پیگیری چند کار کوچک تلف کنیم البته گاهی ناچاریم از راه تماس تلفنی از مراحل انجام کارمان در اداره‎ای با خبر شویم که متاسفانه باید دقایق زیادی را پشت خط منتظر بمانیم و در نهایت هم کارشناسی که مسئول پاسخگویی است در محل کارش حاضر نباشد و پیگیری همه چیز به روزهای آینده موکول می‎شود.

در چنین شرایطی هیچ چیز از این بهتر نیست که بستری وجود داشته باشد تا بتوانیم تمام روندهای کار اداری‌مان را در آن ببینیم و هر جایی که نیاز به تغییر و تصحیح بود بدون هزینه و دردسر رفت‌وآمد، آن را اعمال کنیم. این خدمتی است که کارشناسان شرکت «نام‎آوران فناوری اطلاعات پرنیا» ارائه داده‌اند.

شرکت «نام ‎آوران فناوری اطلاعات پرنیا» با ارائه محصول‎ هلپیکال توانسته است معضل ثبت، مدیریت و پیگیری انواع موضوعات از جمله پشتیبانی، شکایات، وظایف سازمانی و ... را برای فرآیندهای درون‌سازمانی و برون سازمانی شرکت‎ها و سازمان‌ها حل کند.

«محمدباقر صابری مقدم»، مدیر عامل شرکت «نام‎آوران فناوری اطلاعات پرنیا» می‎گوید: «هیچ سازمان و شرکتی وجود ندارد که بتواند ادعا کند موضوع ثبت و رسیدگی به درخواست در آن اتفاق نمی‌افتد. زیرا اکنون تمام کسب‎و‎کارها برای رسیدگی و نظارت به کار پرسنل و همچنین ارتباط موثر و دقیق با مشتری‏ها به چنین سامانه‎ای نیاز پیدا می‎کنند. نرم افزار «هلپیکال» نمونه‌ای از نرم‎افزارهایی است که خدماتی مانند ثبت و پیگیری و مدیریت را به شرکت‏ها و سازمان‌ها ارائه می‎دهد.»

چرا پیام‎رسان‎ها نمی‏توانند کار هلپیکال را کنند؟

پیش از آن که نرم‎افزارهای Ticketing در دنیا پدید بیایند، بیشتر امور در کاغذ ثبت می‎شد و نگه‎داری و بایگانی آنها بسیار سخت بود. در این بین خطراتی مانند آتش‌سوزی یا از بین رفتن در گذر زمان، اسناد و مدارک اداره‌ها را تهدید می‎کرد و از طرفی دسترسی و پیداکردن یک نسخه خاص در مجموعه‌ای بزرگ کار بسیار طاقت‌فرسایی بود.

پس از گذشت مدتی با توجه به نیازهای ایجاد شده شرکت‎ها، کم‌کم پیام‎رسان‎های اینترنتی روی کار آمدند که تا حدودی کار راه‎انداز بودند اما چالش‎های زیادی هم داشتند. مثلا این که اگر شرکتی از پیام‎رسان خاصی استفاده می‎کرد با فیلتر شدن آن، تمام اطلاعاتش در معرض خطر قرار می‎گرفت. مشکل بعدی خارج‌شدن داده‎ها و اطلاعات از ترافیک اینترنت کشور بود که برای سازمان‌ها و شرکت‎ها نگران‎کننده و مسأله‌‎ساز می‎شد. آنها تمایل نداشتند داده‎های محرمانه‎شان را در هر بستری رد و بدل کنند و نیاز به فضایی امن برای ذخیره و انتقال داشتند.

معضل دیگر، ویرایش و ایجاد تغییر در پیام‎رسان‏‎ها و حتی ایمیل بود که می‎توانست دردسرهای فراوانی ایجاد کند؛ برای نمونه وقتی شخصی پیامی را ارسال می‎کند در پیام‎رسان‎های مختلف، امکان تغییر یا حذف آن وجود دارد. این ماجرا برای شخص دریافت‎کننده پیام‎ هم هست و او می‎تواند پیام‎‏ها را حذف کرده و مدعی شود هیچ چیزی دریافت نکرده‎است.

شناسایی نیاز و ریسک پذیری، لازمه کارآفرینی

استفاده از نرم افزارهای Ticketing سال‎هاست در دنیا رایج است. اما در سال ۱۳۹۶ که هلپیکال برای اولین بار به بازار کشور عرضه شد، محصولات نرم‎افزاری با فناوری‎های رایج امروز وجود نداشت. بسیاری از شرکت‎ها سعی می‎کردند نمونه‎های خارجی را بخرند و این باعث خروج ارز از کشور می‎شد. مجموعه هایی هم که از نمونه های کِرَک‌شده استفاده می‌کردند با مشکلات زیادی روبه‌رو بودند.

بنیانگذار هلپیکال با اشاره به نکات بالا در ادامه تصریح می‌کند: «من با دیدن این نیازی که در جامعه وجود داشت تصمیم گرفتم با وجود علاقه اطرافیانم به کارمندی در شرکت‎ها، کسب‎و‎کار خودم را راه اندازی کنم. اوایل خیلی سخت بود؛ ناچار بودم با درآمدی که از پروژه‎های مختلف به دست می‎آوردم هزینه پیشرفت و توسعه شرکت را بپردازم. ولی کم‌کم کار جلو رفت و با اخذ مدرک دانش‏بنیانی در سال ۹۸ و همچنین کسب مجوز واحد فناور از سوی پارک علم و فناوری خراسان در سال ۹۹ مسیر پیشرفت برایم هموارتر شد؛ تا جایی که امروز ما یک شرکت با شش نفر نیرو هستیم که برنامه توسعه بیشتر را پیش رو داریم. اکنون استارتاپ های بزرگ و مشهور کشور، شرکت های خصوصی، کسب و کارهای حوزه فین‌تک، و حتی مراکز دانشگاهی و آموزش عالی از محصول ما استفاده می‌کنند.

چالش ‏های مسیر کارآفرینی

مدیر شرکت پرنیا می‎گوید: «کپی رایت برای ما از چالش‎های جدی است. بعضی از شرکت‎ها اصرار دارند که نرم‎‏افزار روی سِرورهای خودشان مستقر شود و اطلاعات از محل کارشان خارج نشود. این یعنی کل نرم‎افزار ما در اختیار کسانی قرار بگیرد که نمی‎دانیم قرار است با آن چه کاری انجام دهند. برای رفع این مشکلات، ما نرم‎افزار را در وزارت ارشاد ثبت کرده‎‏ایم و تاییدیه شورای عالی انفورماتیک را هم برای آن گرفته‌ایم. با این حال هنوز هم دغدغه کپی‌رایت وجود دارد.

یکی دیگر از دغدغه‎های ما تجمع اکثر حمایت ها و منابع کشور در تهران است که باعث می‎شود روند توسعه و ارتقای کسب‎و‎کارها در شهرهای دیگر مشکلات فراوانی داشته باشد. این مسأله در فضای ارتباطات کاری و دسترسی به منابع و سازمان‎های مهم خلل ایجاد می‎کند. ما تمام مراحل کار را در شهر مشهد انجام دادیم و بالاخره از این سختی‏ها عبور کردیم. اما این مسأله همیشه گریبان افراد و کسب‎و‎کارها را می‎گیرد.»

مزیت‎های استفاده از هلپیکال به‎روز رسانی‎های متعدد

با توجه به این که نرم‌افزار هلپیکال از سال ۹۶ تا اکنون نزدیک به ۱۵۰ به‌روزرسانی داشته است، اکنون به نرم‌افزاری پایدار تبدیل شده که نیازهای مشتری‌ها را با دقت بررسی کرده و تقاضای سازمان‌ها را هم متوجه شده است. بنابراین موارد با انعطاف بسیار زیادی محصول هلپیکال را ارائه کرده است.

قیمت رقابتی

قیمت نرم‌افزار در مقایسه با نمونه‌های خارجی که هزینه‌های بسیار بالایی دارند و سرورهایشان هم در کشور مستقر نیست، بسیار مناسب است.

ارتقای عملکرد مدیران و پرسنل

نرم افزار هلپیکال می‏تواند برای مدیر یک مجموعه در ارزیابی دقیق کیفیت کار پرسنل و واحدهای سازمانی بسیار کمک‎کننده باشد.

مدیر می‎تواند با استفاده از ابزارهای مدیریتی درون نرم‎افزار روند رسیدگی به درخواست‎ها را از طرف پرسنل رصد کرده و زمان پاسخگویی و انجام کارها را زیر نظر بگیرد. استفاده از هلپیکال کمک می‎کند مدیران شرکت‎ها و اداره‌ها بتوانند متوجه شوند در چه بخش‎هایی نیروی انسانی پاسخگوی میزان نیازها نیست یا کدام بخش‎ها نیروی اضافه دارند.

کاهش رفت و آمدهای غیرضروری

به کمک هلپیکال، شرکت‎ها و سازمان‎ها می‎توانند روند بسیاری از امور را به شکل اینترنتی به مخاطب ارائه دهند و با این روش مراجعه ارباب رجوع به اداره‌ها کمتر شده، آلایندگی هوا در اثر حمل‌و‌نقل کاهش پیدا می‎کند.

ساماندهی ارتباطات درون سازمانی

ارتباط پرسنل با یکدیگر، مدیریت و مشتری‎ها به سریع‎ترین روش ممکن امکان پذیر است، بدون آن که نگرانی برای حذف و ویرایش‎ اطلاعات وجود داشته باشد. روند تمام درخواست‎ها و مراحل انجام کار به شکل دقیق ثبت می‎شود و قابل پیگیری حقوقی و رسمی خواهد بود.

مریم ملی - نشان ایرانی 2 / روزنامه جام جم