جایگاه سیستم‌ها و متخصصان اطلاعاتی

مغزافزار وسیله‌ای برای حل مساله

در روزگاری زندگی می‌کنیم که علم پزشکی برای هر دردی درمانی دارد و در هر درمانی از نوعی داروی خاص بهره گرفته می‌شود و اگر اهل منطق باشیم نتیجه می‌گیریم که در دنیای امروز هر دارویی برای درمان یک درد خاص است. به‌نظر شما فناوری اطلاعات هم دارویی برای دردهای قرن جدید نیست؟ بله، فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، دارویی بود که برای درمان دو مشکل حاد سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطی کشف، تولید و تجویز شد. یعنی در درجه اول مشکل افزایش رقابت و نیاز به یک استراتژی برای پیشرفت را محسوس کرد و سپس مشکل هزینه‌های بالا که ترمزی برای چالاک شدن سیستم‌ها بود.

کد خبر: ۲۶۷۴۹۱

وقتی مشکل اول نمود یافت، ابزارآلات بسیاری را برای رفع نیاز داشت. نظیر علوم مدیریت و در راس آن مدیریت استراتژیک که امروزه این علم یکی از نیازها و بنیان‌های فناوری اطلاعات است. مشکل دوم نیز جدای از مشکل اول نبود و ظهور آن به‌دلیل نبود سیاست‌های مشخص برای بهره‌وری و ایجاد بسترهای رقابت بود که انجام کارهای تکراری و استفاده بیش از حد از نیروهای تصمیم‌گیر به‌جای نیروهای مجری نمونه این مشکلات بود و به نوعی حل هر یک از این دو مشکل که هزاران مشکل دیگر را نیز در دل خود داشت لازم و ملزوم یکدیگر بوده و هستند.

سازمانی به‌وجود نمی‌آید مگر بر پایه یک سیستم

سیستم‌های اطلاعاتی مانند عروق خونی و شبکه عصبی ساختمان بدن هستند. اما این به‌معنای مفید بودن و یا صحت عملکرد این سیستم‌ها نیست و ممکن است این سیستم‌ها قادر به پاسخگویی به نیازهای اولیه سازمان خود نیز نباشند و ممکن است در انتخاب سیستم اطلاعاتی اشتباهی رخ دهد.

سیستم‌های اطلاعاتی نیز محل داد و ستد اطلاعاتی هستند که محصول داده‌های خارجی و داخلی است. مدیران نیز مسوول این سیستم‌های اطلاعاتی هستند و باید با مدیریت این سیستم‌ها، انبوه داده‌های داخل این سیستم‌ها را در مسیر درست هدایت کنند تا پردازش شده و هم قابل فهم برای سایر سیستم‌ها گردند و هم قابل ذخیره و بازیابی برای سایر داده کاوی‌ها.

از آنجا که بسیاری از ما به سیستم و پردازش داده در سیستم، دیدگاه رایانه‌ای داریم، بهتر است برای درک مدیریت داده‌ها در سیستم مثالی بزنیم: فرض کنید که اطلاعاتی را به کارت صدای سیستم ارسال می‌کنید تا در آنجا پردازش شده و در خروجی صوتی سیستم پخش شود اما اگر این داده‌ها توسط پردازنده مرکزی سیستم به‌درستی هدایت نشود و به‌جای کارت صدا به کارت گرافیک انتقال داده شود چه رخ خواهد داد؟ قطعا جواب یک ناهنجاری در خروجی گرافیکی سیستم خواهد بود. دقیقا مشابه همین مشکل ممکن است در یک سازمان (سیستم اطلاعاتی) رخ دهد و اگر مدیر این سازمان، رفتار با داده‌ها را به‌درستی نداند اطلاعات به مکانی غیر از مکان اصلی هدایت شده و پاسخی غیر از جواب اصلی را به مدیر باز خواهد گردانید و این شروع یک بی‌نظمی در اطلاعات است.

از رشد تا بلوغ

سیستم‌های مدیریت در طول زمان تغییرات بسیاری کردند که در شکل سنتی اطلاعات به‌صورت دستی تولید، دریافت، پردازش، ذخیره و بازیابی می‌گردید که این روند ممکن بود بر طبق بوروکراسی‌های اداری مدیریت شود. اما در نمونه‌های امروزی و پیشرفته آن هم در نوع زیرساخت تغییر ایجاد شده است و هم در نوع گردش اطلاعات. یعنی هم ماشین‌آلات به‌شکل الکترونیکی اطلاعات را پردازش و هدایت می‌کنند و هم مدیریت بر اطلاعات، بر روندهای بهبود یافته استوار شده است.

نکته: متاسفانه در بسیاری از کشورها از جمله کشور ما هنوز در بسیاری از مواقع کارکنان و حتی گاه مدیران، تفاوت بین ماشینی شدن و الکترونیکی شدن را نمی‌دانند و صرف این‌که سازمان آنها بی‌کاغذ1 اداره شود، فکر می‌کنند به‌روز و بهره‌ور شده‌اند. اما می‌دانید که انجام کارها با قوانین و روال‌های قدیمی حتی اگر برای هر کارمند به جای پی‌سی یک سوپر‌کامپیوتر هم قرار دهند، چندان تسریع نمی‌شود. نمونه این توهم به‌روز شدگی را می‌توانید در گمرکات و بسیاری از اتوماسیون‌های اداری کشور خودمان یافت.

مغزافزار

مدیر یک سیستم اطلاعاتی نیاز به ابزاری به نام مغزافزار دارد که در دست متخصصان اطلاعاتی است. حال ببینیم متخصص اطلاعاتی کیست؟

به عقیده مک لوید این متخصصان، تمام سیستم‌های داده‌پردازی، طراحی‌های بزرگ و پیچیده سیستم اطلاعات مدیریت2 و سیستم تصمیم‌یار3 و نیز سیستم‌های اتوماسیون مبتنی بر رایانه وکلیه سیستم‌های خبره4 را پیاده‌سازی می‌کند. این نظر با وجود قدیمی بودن، همچنان درست است و متخصصان اطلاعاتی کسانی هستند که در مراحل مختلف کار طراحی یک سیستم اطلاعاتی نقش محتوای دارند.

در قدیم کار متخصصان اطلاعاتی از متخصصان رایانه چندان تفکیک نشده بود اما امروزه این دو کاملا قابل تفکیک هستند و سیستم‌های اجرایی تنها بعد از نهایی‌ترین مراحل که مراحل پیاده‌سازی است به متخصصان رایانه نیاز دارد و قبل از آن در مراحل تولید یک سیستم اطلاعاتی نقش اصلی با متخصصین اطلاعاتی است.

نکته: متاسفانه به‌علت نهادینه نبودن دانش فناوری اطلاعت و تفسیر اشتباه از آن متخصصان نرم‌افزار به‌عنوان متخصصان اطلاعات قلمداد شده‌اند و نقش طراحی سیستم اطلاعاتی و تحلیل سیستم در این میان نادیده گرفته شده است. نتیجه این کار را در تفاوت بین محصولات نرم‌افزاری شرکت‌های داخلی و شرکت‌های مدیریت شده‌ای مانند مایکروسافت جستجو کنید. چرا که با وجود ابزار‌آلات مشابه، این میزان تفاوت در محصول قطعا دلیلی فراتر از تخصص و یا تجربه دارد.

به‌طور خلاصه می‌توان گفت متخصصان اطلاعاتی کسانی هستند که کار آنها ارائه خدمات اطلاعاتی است و شامل چند دسته کلی می‌شوند. ابتدا تحلیل‌گر سیستم، مهندسان دانش، مدیران نیازسنج سازمان، استراتژیست‌های سازمانی و در مراحل بعد مدیران پایگاه داده، متخصصان شبکه‌های اطلاعاتی و اپراتورهای رایانه.

نقش گروه تحلیل‌گر سیستم در کار طراحی بسیار گسترده است که در مطلبی جداگانه به آن خواهیم پرداخت. اما به‌طور خلاصه این نقش شامل بررسی وضعیت موجود (‌ممکن است سیستمی موجود نباشد) سیستم و ارائه راه حل‌ها و نظریه‌هایی برای رفع مشکل و یا بر طرف ساختن نیاز خواهد بود. گروه تحلیل‌گر سیستم همه چیز را بر روی نمودارها مستند می‌کند و سپس با استفاده از خلاقیت و مهندسی دانش راه حل ارائه می‌دهد. در مراحل بعد مدیران پایگاه داده و متخصصان شبکه‌های اطلاعاتی به اموری مانند پیاده‌سازی این سیستم در سامانه‌های نرم‌افزاری و نزدیک کردن آنها به زبان ماشین می‌پردازند.

در تمام مراحل تحلیل‌گران ومتخصصان اطلاعاتی به این نکته می‌اندیشند که چگونه می‌توان از رایانه در تسریع کار یک سیستم اطلاعاتی بهره برد که در نهایت به تولید محصولاتی خواهد انجامید نظیر سیستم‌های پردازش اطلاعات مالی‌، سیستم‌های اطلاعات مدیریت، سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌، سیستم‌های پایش و کنترل تولید و هزاران محصول دیگر.

در هفته‌های آینده درباره تاثیرات و جایگاه فناوری اطلاعات و نهادینه شدن آن در کارها بیشتر صحبت خواهیم کرد.