این مکالمات تلفنی وقت‌گیر

این افراد فکر می‌کنند اولین کاری که در محیط کار اهمیت دارد، گزارش‌دادن اخبار یک روز به افراد خانواده یا دوستان است و سپس سراغ کار خود می‌روند. برای این افراد مدیریت زمان چندان اهمیتی ندارد و چنانچه کارها به تاخیر هم بیفتد، مهم نیست.

در مقابل افرادی هم هستند که معتقدند نباید فرصت را از دست داد. تا چشم به هم بزنیم وقت گذشته است، پس زمان را باید دریابیم. اگر بخواهیم زندگی را مدیریت کنیم و از آرزوهای کوچک و بزرگمان جا نمانیم باید از همین ساعت‌هایی که در آن هستیم، شروع کنیم و یاد بگیریم چطور مدیر زمان خود باشیم.

اگر بخواهید فرد وقت‌شناسی باشید و بتوانید براحتی از پس مدیریت زمان برآیید، بهتر است کارهای غیرضروری که زمان حال را از شما می‌گیرد و شما را از هدفتان دور می‌کند، حذف کنید. این به آن معنا نیست که مجبورید تمام روز کارهای خط‌کشی‌شده انجام دهید و از تفریح دست بکشید. اتفاقا بهتر است فعالیتی را حذف کنید که از آن لذت نمی‌برید.

پس از برنامه‌ریزی سپس نوبت اجرا می‌رسد. در حین انجام کارها به خودتان هم توجه کنید و برخی زمان‌ها به خودتان تفریح و استراحت دهید.

یکی از مواردی که باعث می‌شود شما وقت و زمان‌تان را از دست دهید، اجازه دادن به دیگران برای گپ زدن است. خیلی از افراد در محیط کار دوست دارند با دیگران درددل کنند.

این‌گونه گپ‌ها بهره‌وری شما را پایین می‌آورد. این افراد حتی می‌توانند باعث به هم ریختگی محیط یا ذهن شما شوند. با بستن در اتاق کار یا حذف ارتباط چشمی می‌توانید به آنها بفهمانید شما اکنون مشغولید و وقت اضافه ندارید.

مکالمات تلفنی نیز یکی دیگر از این موانع است. تماس‌های تلفنی می‌تواند خیلی وقت‌گیر باشد. برای مثال شما در حال انجام دادن کار مهمی هستید که نیاز به تمرکز بالایی دارد و ناگهان دوست شما با بی‌اطلاعی از شرایط شما با یک تماس طولانی تلفنی وقت زیادی از شما می‌گیرد، به طوری که پس از پایان تماس تلفنی حس می‌کنید انرژی زیادی از شما گرفته شده و همچنین رشته کار از دست شما رفته است.

سعی کنید کارهایی را انجام دهید که به آنها احتیاج دارید. این نوع کارها را در فهرست کارهای‌تان یادداشت کرده و بعد کارهای فهرست را اولویت‌بندی کنید. با انجام این عمل، روزتان را کنترل می‌کنید و در پایان روز احساس خوبی خواهید داشت. همچنین می‌دانید چه فعالیت‌هایی را انجام نداده‌اید و روز بعد آنها را به اولویت‌های روزانه اضافه خواهید کرد.

برای این‌که از خودتان رضایت بهتری داشته باشید، لازم است کارها را به طور کارا و موثری انجام دهید، نه این‌که فقط خود را سرگرم و مشغول کنید. همین که کارها را با عملکرد بهتر و سر وقت انجام دهید در افزایش خودباوری و اعتمادبه نفس هر روز شما تاثیر بسیاری دارد.

یک دسته کارهای مهم و فوری است؛ این دسته کارها افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می‌کند و معمولا افراد ناموفق کسانی هستند که آنها را به تعویق می‌اندازند.

دسته دوم، کارهای فوری و بی اهمیت است؛ این کارها با اهداف اصلی ما هم جهت نیست، اما انجام می‌شود.

یک دسته دیگر هم کارهای کم‌اهمیت و غیرضروری است. گاهی بعضی از ما به دلیل ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری یا از روی تفریح و تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس، خود را به این کارها سرگرم می‌کنیم. موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به تفکیک کارهای مهم و غیرمهم است. اگر می‌خواهید درست عمل کنید از کارهای غیرمهم فاکتور بگیرید و صرف نظر کنید.

کارها را تقسیم‌بندی کنید

افراد شاغل در مشاغل و شرایط متفاوت با توجه به گرفتاری‌های گوناگون نسبت به تقسیم فعالیت‌های خود در طول روز با سرگردانی و کاستی‌هایی مواجه می‌شوند، در حالی که بخشی از زمانی را که در اختیار دارند، ناخواسته از دست می‌دهند.

عبارت‌های «وقت کافی ندارم» که بتوانم به ورزش، ملاقات با دوستان، قدم زدن یا سفر بپردازم یا این که «خیلی گرفتارم و به ندرت اتفاق می‌افتد تا بتوانم کارهای شخصی‌ام را انجام دهم»، عباراتی بسیار آشناست. این در حالی است که در بسیاری از موارد می‌توان به گونه‌ای برنامه‌ریزی کرد که علاوه بر رسیدگی به تمام برنامه‌ها، وقت اضافه نیز داشت. برای این کار کافی است به برخی نکات توجه داشته باشید و با انجام برخی کارها می‌توانید به خود روحیه دهید تا انگیزه لازم را برای انجام کارهایتان به دست آورید.

برای شروع بهتر است ابتدا مدت زمان دیدار با دوستان یا جلسات کاری را کوتاه‌تر کرده سپس وظایف خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید.

خود را ملزم کنید برای مدت30 ‌دقیقه، روی هر بخش کار تمرکز کنید. پس از 30 دقیقه برای یک یا دو دقیقه به چیزی دیگر فکر کنید. این رویه را تا پایان یافتن کامل کار ادامه دهید.

شاید بهتر باشد برای انجام کارهای دشوار، هر یک از این نوع کارها را در فاصله زمانی دو کار ساده و دلنشین انجام دهید. بیاموزید به طور موثر به خود پاداش دهید. پاداشی که به خود می‌دهید باید باعث انگیزه، ساده و مثبت باشد. رفتن به سینما یا هدیه‌ای کوچک برای این منظور کافی است. با این کار برای انجام سر وقت کارها انگیزه بیشتری خواهید داشت.

اولویت‌‌گذاری کنید. اگر هرمی از اولویت‌ها تهیه کنید و اهمیت هر کار را بدانید، می‌توانید موثرتر اقدام کنید. به این ترتیب از انجام کارهایی که اولویت کمتری دارند و باعث می‌شوند شما کارهای اصلی را سروقت انجام ندهید، اجتناب خواهید کرد.

خوشحال و مثبت باشید. کارهای خوشحال‌کننده انجام دهید، فیلم‌های مثبت ببینید، کتاب‌های امیدوارکننده بخوانید، در کنار افراد مثبت و خوشبین قرار گیرید.

این روش نه‌تنها انگیزه شما را برای انجام بهتر کارها در محیط کار بالا می‌برد، بلکه به تمام کارهای شما چه در خانه و چه در محل کار نظم می‌دهد و آن وقت فرصت کافی نیز پیدا خواهید کرد به تفریحاتی چون رفتن به کلاس ورزش، دیدار دوستان و حتی خرید پیدا کنید.

افرادی که برای ایجاد روحیه در خود تلاشی نمی‌کنند و عموما افسرده و مایوس هستند نه‌تنها هیچ گاه وقت کافی ندارند بلکه از لحظه‌های خود نیز لذتی نمی‌برند و روز به روز بر افسردگی آنها افزوده نیز می‌شود.